Värdebestämning och arkiveringsförslag
21 § i informationshanteringslagen (906/2019) förutsätter att en aktör bedömer behovet av förvaring för sitt informationsmaterial och fastställer förvaringstiderna. När förvaringstiden gått ut ska informationsmaterialet arkiveras eller förstöras.
Aktören identifierar och bedömer behovet av värdebestämning av informationsmaterialen som ett led i genomförandet av sina informationshanteringsprocesser.
Värdebestämningen görs i samarbete: aktören föreslår och motiverar vilka informationsmaterial som ska arkiveras i arkiveringsförslaget medan Riksarkivet beslutar om arkivering och motiverar den i arkiveringsbeslutet.
På bilden nedan presenteras verksamhetsmodellen för Värdebestämning och gallring
Arkiveringsförslag
I förslaget presenterar aktören resultaten av sin värdebestämningsuppgift för Riksarkivet i skriftlig form. I praktiken innebär det att aktören föreslår för Riksarkivet vilka informationsmaterial som ska arkiveras och vilka som ska förvaras en viss tid.
Förslaget kan gälla informationsmaterial som skapas eller som redan har skapats. Förslaget kan gälla alla informationsmaterial som skapas inom aktörens verksamhet eller en del av dem.
Riksarkivet rekommenderar att informationsmaterial bedöms i så stora helheter som möjligt, vilka täcker största möjliga andel av aktörens uppgifter och de informationsmaterial som skapas vid skötseln av uppgifterna.
Riksarkivet rekommenderar att bedömningen av värdebestämningens aktualitet integreras i organisationens utvecklingsarbete:
- Inkludera omfattningen och tillämpligheten av värdebestämningen i regelbunden konsekvensbedömning av förändringar när organisationen får nya uppgifter, genomför informationssystemprojekt eller blir en användare av centraliserade informationsresurser.
Riksarkivet ger aktörerna råd i värdebestämningsuppgiften och i upprättandet av arkiveringsförslag samt tillhandahåller en blankett för arkiveringsförslag och annan information som stöd för värdebestämningsarbetet och utarbetandet av arkiveringsförslag.
Riksarkivet behandlar arkiveringsförslaget enligt reglerna för förvaltningsförfarandet