Efter styrningsmötet – bedöm arkivvärdet och gör ett arkiveringsförslag
Bedöm arkivvärdet för din organisations informationsmaterial. Involvera även enheter som svarar för kärnuppgifterna i bedömningsarbetet. Deras sakkunskap krävs vid sidan av enheter och experter med ansvar för informationshantering och arkivering.
När värdebestämningen har slutförts kan du upprätta arkiveringsförslaget.
Bekanta dig med anvisningarna och exemplen på vår webbplats, anvisningarna i instruktionsbanken samt med blanketten för arkiveringsförslaget. Gör förslaget på blanketten. På blanketten hittar du närmare anvisningar om hur du använder den och fyller i den.
Det lönar sig att bekanta sig med blanketten innan du påbörjar värdebestämningsarbetet och förbereder förslaget. Du kan prova att fylla i blanketten före styrningsmötet, där vi mer detaljerat kommer överens om bl.a. förslagets omfattning, användningen och ifyllandet av blanketten samt om de separata bilagorna till förslaget.
Vi ger dig råd och anvisningar för upprättandet av arkiveringsförslaget
Skicka alltid utkastet till arkiveringsförslag till Riksarkivet för godkännande. Riksarkivet kan ännu ge anvisningar om hur förslaget bör redigeras. Skicka förslaget till Riksarkivets registratorskontor först efter att du färdigställt det enligt de anvisningar som Riksarkivet gett.
Se till att förslaget innehåller all nödvändig information. Bristfälliga förslag fördröjer Riksarkivets beredning av beslutet. Riksarkivet ber vid behov aktören att komplettera ett bristfälligt arkiveringsförslag med stöd av 22 § (434/2003) i förvaltningslagen (Komplettering av handlingar). Riksarkivet inleder inte beredningen av ett beslut förrän aktören har kompletterat förslaget på det sätt som begärts.
Vid behov hjälper vi aktören att få tillgång till de tidigare arkiverings- och gallringsbeslut som gäller aktörens informationsmaterial. Lagstiftningen förutsätter att aktören vet vilka av dess informationsmaterial som ska arkiveras och vilka som ska förvaras en viss tid.
Skicka den ifyllda blanketten för arkiveringsförslag jämte bilagorna till Riksarkivets registratorskontor ([email protected]). Använd vid behov säker e-post, som är ett tryggt sätt att skicka konfidentiell och sekretessbelagd information.