Kontakta Riksarkivet innan arkiveringsförslaget görs
Kontakta Riksarkivet innan du gör ett arkiveringsförslag.
Därefter avtalar Riksarkivet ett styrningsmöte (på distans) för att uppdatera den ömsesidiga lägesbilden. Mötet behövs inte om Riksarkivet har en uppdaterad lägesbild av aktörens informationshantering och värdebestämning.
Målen för styrningsmötet
Det lönar sig att vara förberedd inför styrningsmötet. Syftet är att avgöra om aktören behöver bedöma arkivvärdet av sina informationsmaterial och göra ett arkiveringsförslag.
Dessa frågor är till hjälp vid avgörandet:
- Är värdebestämningen i gällande beslut ännu tillämplig på informationsmaterialen i din organisation eller behöver de förnyas?
- Finns det informationsmaterial vars arkivvärde inte har fastställts?
Alternativ 1
Besluten konstateras vara aktuella och tillämpliga → inget behov av värdebestämning och arkiveringsförslag.
Alternativ 2
Besluten konstateras vara bristfälliga, det finns informationsmaterial som inte har värdebestämts → aktören påbörjat värdebestämningen och upprättandet av ett arkiveringsförslag.
Styrningsmötets innehåll
Förbered dig på att beskriva organisationens informationshanteringssituation i en skriftlig presentation (t.ex. PowerPoint) som anger:
- • Vilka informationshanteringsbeskrivningar används i din organisation? Exempelvis:
- informationshanteringsmodell
- informationsstyrningsplan (TOS)
- arkivbildningsplan (AMS)
- uppgiftsklassificering
- beskrivning av övergripande arkitektur
- Om en informationshanteringsmodell används, bedöm
- Kan den utnyttjas vid fastställande och hantering av förvaringstider samt vid värdebestämning?
- Beskriv hur fastställandet och hanteringen av förvaringstider och värdebestämningen kan göras med hjälp av din organisations informationshanteringsmodell
- Om en beskrivning saknas eller inte kan användas för ovanstående ändamål, vilka åtgärder krävs för att uppdatera informationshanteringsmodellen?
- Uppgifter om informationsmaterialens värdebestämningssituation och dess aktualitet:
- Uppgifter om gallrings- och arkiveringsbeslut som din organisation tillämpar
- Om din organisation beslutar att bedöma informationsmaterialens arkivvärde och göra ett arkiveringsförslag, avtalas detta på mötet:
- omfattningen av förslaget som ska upprättas, dvs. dess innehåll och tidsomfång
- användningen och ifyllandet av blanketten för arkiveringsförslag
- separata bilagor till förslaget
- när Riksarkivet ger instruktioner för ändringar i förslagsutkastet.