Delat ansvar och roller vid värdebestämning

Värdebestämningen utförs i ett samarbete mellan Riksarkivet och aktören inom den offentliga förvaltningen.

Bådas uppgifter och roller definieras i lagstiftningen. Aktören föreslår och motiverar, Riksarkivet beslutar och motiverar vilka informationsmaterial som ska arkiveras.

Aktören fastställer informationsmaterialens förvaringstider och förvaringsformer för deras ursprungliga användningsändamål. Här ska man beakta lagstiftningen, juridiska behov och egna verksamhetsbehov. När förvaringstiden löpt ut ska informationsmaterialen förstöras eller arkiveras.

Aktören får inte förstöra informationsmaterial innan deras förvaringstid har upphört och inte förrän Riksarkivet har bedömt om materialen har arkivvärde.

Riksarkivets behörighet i fråga om värdebestämning grundar sig på 8, 10 och 11 § i arkiveringslagen (529/2026).
I 4 § i arkiveringslagen fastställs de aktörer inom den offentliga förvaltningen som ska följa arkiveringslagen och Riksarkivets föreskrifter, beslut och anvisningar. Även de privata aktörer som utövar offentlig makt (4 § 1 mom. 3 punkten) är skyldiga att följa arkiveringslagen i fråga om de informationsmaterial som tillkommer till följd av det offentliga uppdraget.

Parter och ansvarsuppgifter vid värdebestämningen

Aktörer inom den offentliga förvaltningen

fastställer förvaringstider för informationsmaterial som skapas när de egna uppgifterna utförs
gör arkiveringsförslag utifrån värdebestämningen av informationsmaterial
verkställer gallring.

Arkiveringsbeslutet fattas i ett administrativt förfarande som inleds när aktören presenterar resultaten från sin värdebestämning för Riksarkivet i skriftlig form.

Behörigt ministerium eller aktör som företräder myndigheter i stor utsträckning

kan inleda ett ärende med förslag till ett allmänt arkiveringsbeslut enligt 10 § i arkiveringslagen. Förslaget kan göras om det är nödvändigt att säkerställa enhetligheten i värdebestämningen av informationsmaterial inom ett visst verksamhetsområde eller av myndigheternas informationsmaterial inom ekonomiförvaltning, personalförvaltning och allmän förvaltning.
kan ge uttalanden om värdebestämningen och förklaringar om de omständigheter som inverkar på värdebestämningen av informationsmaterialen.

Riksarkivet

beslutar med stöd av 8–10 § i arkiveringslagen vilka av den offentliga förvaltningens aktörers informationsmaterial som ska arkiveras och vilka som ska förvaras en viss tid. Informationsmaterialen arkiveras i regel endast i digital form. Kulturhistoriskt värdefulla analoga handlingar ska dock förvaras och arkiveras även i sin ursprungliga form efter digitalisering. Aktören ansvarar enligt 12 § i arkiveringslagen för bedömningen av det kulturhistoriska värdet.
Arkiveringsbesluten är överklagbara och de kan överklagas till förvaltningsdomstolen.