Aktörer som gör arkiveringsförslag
I de följande kapitlen beskrivs praxis inom olika sektorer och förvaltningsområden för hur arkiveringsförslag görs till Riksarkivet.
Riksarkivet rekommenderar att aktörerna samarbetar när de gör värdebestämning och arkiveringsförslag.
Aktörer som gör arkiveringsförslag
Detta är det sätt på vilket statliga aktörer gör värdebestämning och arkiveringsförslag när de ensamma ansvarar för en viss lagstadgad verksamhetshelhet. Även privata aktörer som sköter en offentlig förvaltningsuppgift följer detta förfarande. Med stöd av förslaget fattar Riksarkivet ett beslut om arkivering enligt 9 § i arkiveringslagen.
En aktör inom statsförvaltningen gör arkiveringsförslag för flera aktörers räkning
Inom vissa förvaltningsområden inom statsförvaltningen är det vedertagen praxis att den part som styr vissa aktörers informationshantering svarar för att värdebestämning och arkiveringsförslag görs.
Dessa är bland annat
- Statsrådets kansli (statsrådet och ministerierna)
- Sysselsättnings-, utvecklings- och förvaltningscentret, UF-centret (livskraftscentralerna)
- Domstolsverket (allmänna domstolarna)
- Polisstyrelsen (lokala polisen)
Det är typiskt fråga om aktörer som sköter samma lagstadgade uppgift och styrs av en s.k. centralaktör. Centralaktören gör ett samlat arkiveringsförslag och Riksarkivet meddelar ett arkiveringsbeslut enligt 9 § i arkiveringslagen som gäller alla aktörer.
Ministeriet som styr verksamhetsområdet eller en part som representerar aktörerna gör ett arkiveringsförslag
Ett allmänt arkiveringsbeslut rörande flera aktörer i enlighet med paragraf 10 i arkiveringslagen meddelas när syftet är att säkerställa att värdebestämningen av informationsmaterial som bildas inom ett specifikt verksamhetsområde eller inom ekonomiförvaltning, personalförvaltning eller allmän förvaltning är enhetlig. Detta gäller bland annat kommuner, välfärdsområden, yrkeshögskolor och landskapsförbund.
Ett ärende gällande ett allmänt arkiveringsbeslut kan inledas så här:
- Det behöriga ministeriet eller en aktör som i stor utsträckning företräder myndigheterna kan inleda processen, eller
- Riksarkivet kan göra detta på eget initiativ om inget beslut har fattats om vilka informationsmaterial som ska arkiveras eller om beslutet inte längre är aktuellt. Riksarkivet kan inleda en process för arkiveringsbeslutet om ärendet inte inletts av behörigt ministerium eller en aktör som i stor utsträckning representerar myndigheterna.
I regel bereds arkiveringsförslaget av ett ministerium eller av en aktör som representerar myndigheterna i stor utsträckning eller av en arbetsgrupp som sammansätts av den. Ansvaret för helheten kan tas till exempel av det ministerium som ansvarar för verksamhetsområdet. Riksarkivet stöder utarbetandet av förslaget.
Beredningsprocessen för ett allmänt arkiveringsbeslut kräver omfattande samarbete mellan berörda myndigheter för att säkerställa den semantiska interoperabiliteten i myndigheternas informationshanteringsbeskrivningar.
Som en del av beredningen av beslutet säkerställer Riksarkivet att alla berörda myndigheter har möjlighet att framföra sina åsikter och ge en förklaring av de omständigheter som påverkar värdebestämningen av informationsmaterialen. I vissa fall är det motiverat att det behöriga ministeriet eller en aktör som representerar myndigheterna i stor utsträckning hämtar in yttranden genom remiss om arkiveringsförslaget redan innan arkiveringsförslaget lämnas in till Riksarkivet.