För myndigheter

Välkommen att bekanta dig till arkivtjänsterna!

Myndigheterna och andra aktörer som sköter offentliga uppdrag ska se till att de handlingar och det informationsmaterial som enligt bestämmelserna ska arkiveras kan arkiveras. Skyldigheterna gäller såväl ursprungligen digitalt, digitaliserat som analogt material. Arkiverad information bevaras som en del av kulturarvet, och det kan inte fastställas några tidsgränser för bevarande av informationen.

Söker du efter Riksarkivets föreskrifter, anvisningar, guider och gallringsbeslut? Du hittar dem i vår instruktionsbank – klicka här!

Bevarandeanalys och gallring

Med hjälp av bevarandeanalys fastställs vilken dokumentinformation hos aktörer inom den offentliga förvaltningen som ska arkiveras, dvs. förvaras varaktigt enligt arkivlagen samt vilka som ska förvaras en viss tid. På denna webbplats finns information om hur bevarandeanalysen görs och hur gallringsbeslutet söks.

Arkivering

Arkiveringen förutsätter identifiering av material av betydelse för kulturarvet och forskningen, förvaring av informationsmaterial och möjliggörande av dess användning. På denna webbplats finns information om arkivering av digitalt och analogt informationsmaterial och om hur arkiveringen beaktas i olika faser av informationens livscykel.

Digitalisering

Digitalisering innebär att informationsmaterial i analog form omvandlas till digital form. På denna webbplats finns information om digitalisering av handlingar som ska arkiveras och om digitalisering av arkiv.

Överföringar

Riksarkivet tar emot material som ska arkiveras från myndighetsverksamhet och säkerställer materialets bevarande samt främjar dess användning. På denna webbplats finns information om överföring av både digitala och analoga handlingar.

Kontaktuppgifter och tjänster

På denna webbplats finns aktuella nyheter, vanliga frågor, länkar till anvisningar samt kontaktuppgifter till arkiveringstjänster och den utbildning som Riksarkivet erbjuder.

Riksarkivet för aktörer inom den offentliga förvaltningen

Våra tjänster som riktar sig till den offentliga förvaltningen är avsedda för de aktörer som omfattas av arkivlagen (831/1994). Dessa är statliga och kommunala myndigheter, statliga och kommunala affärsverk samt andra självständiga offentligrättsliga inrättningar. Ortodoxa kyrkan omfattas av arkivlagen när den utför ett offentligt uppdrag. Lagen tillämpas till vissa delar på riksdagen och dess organ.

Arkivlagen tillämpas på privata aktörer när de utför ett offentligt uppdrag till den del det som en följd av uppdraget uppkommer handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). I vissa fall är gränsen mellan privat och offentlig verksamhet ganska svårdefinierbar. Kännetecknen är bland annat uppdragets författnings- eller föreskriftsgrund, utövandet av offentlig makt vid skötseln av uppdraget och iakttagandet av offentlighetslagen vid skötseln av uppdraget som särskilt föreskrivs om i lag eller förordning. Om någon eller alla av dessa kriterier uppfylls kan det tolkas som att den berörda aktören omfattas av arkivlagens tillämpningsområde. Till exempel en skola som ger grundläggande utbildning och där huvudmannen är en förening eller stiftelse är en aktör som sköter ett offentligt uppdrag.

Privata arkiv

Vi tar emot både nationellt och regionalt betydelsefullt privatmaterial, likaså material som dokumenterar viktiga samhälleliga fenomen. Vi tar i princip dock inte emot material som enligt den överenskomna arbetsfördelningen hör till anskaffningspolicyn i ett annat arkiv.

Då du planerar att överlåta arkivmaterial ska du först se instruktionerna >>