Arkivering

Vad är arkivering?

Att bevara och säkerställa bevarande av arkiverad information, som är en del av kulturarvet, under en obestämd tid som en del av kulturarvet samt sörja för tillgången till, användbarheten och skyddet av arkiverad information.

Vad är ett arkiv?

Arkivet är en helhet av de handlingar och uppgifter som arkiveras. Även en arkivorganisation eller ett fysiskt eller digitalt arkivutrymme kan kallas arkiv.

Arkiverad information bevaras som en del av kulturarvet och det kan inte fastställas några tidsgränser för bevarande av informationen. För arkivering krävs:

  • identifiering av material av betydelse för kulturarvet och forskningen
  • förmåga att tekniskt förvara informationsmaterial
  • möjliggörande av användning av informationsmaterial

Det är inte möjligt och inte heller nödvändigt eller motiverat att arkivera all dokumentinformation som producerats inom den offentliga förvaltningen. Arkiveringen förutsätter att handlingarna och informationsmaterialet har ett arkivvärde, som bland annat bildas genom forskningens behov och deras samhälleliga betydelse. Riksarkivet är sakkunnigmyndighet i frågor som rör varaktig förvaring och arkivfunktion. Det är Riksarkivets uppgift att fastställa handlingars och informationsmaterials arkivvärde och detta baserar sig på Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy (pdf).

Arkivering är en del av informationshanteringen

Med informationshantering avses att informationsprocesser ordnas så att tillgången till, sökbarheten hos och användbarheten av uppgifterna säkerställs under informationens hela livscykel. En systematisk informationshantering är också nyckeln till att arkiveringen lyckas. 

Myndigheterna och andra som sköter ett offentligt uppdrag ska se till att handlingar och informationsmaterial med arkivvärde kan arkiveras. Skyldigheterna gäller både ursprungligen digitalt, digitaliserat och analogt material. 

Vid arkiveringen blir handlingen en del av organisationens arkiverade informationslager (arkiv). Handlingarna eller informationsmaterialen arkiveras först efter att deras ursprungliga eller därmed jämförbara användningsändamål har upphört. Med dessa användningsändamål avses till exempel användning av information för skötseln av myndighetens uppdrag samt kontroll av medborgarnas rättsskydd, intressen och skyldigheter samt avtalens rättsverkningar. Också skadestånds- och straffrättsliga preskriberingstider inverkar på förvaringstidens längd. 

I myndighetens informationshantering betonas kraven som gäller det ursprungliga användningsmålet, stödjandet av skötseln av egna uppdrag samt till exempel ett korrekt genomförande av dataskyddet och informationssäkerheten. För att dessa krav ska uppfyllas krävs planmässighet som också lägger grunden för arkiveringen. 

Handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras ska kunna skiljas från andra handlingar och informationsmaterial samt bevaras oförändrade och användas i enlighet med sina användningsbegränsningar. 

Informationshanteringen styrs av den offentliga förvaltningens informationshanteringsnämnd och arkiveringen styrs av Riksarkivet. I informationshanteringen ska kraven på arkivering beaktas.  

Begrepp om arkivering och bevarande i lagstiftning

  • Lagen om informationshantering 
    • I lagen om informationshantering föreskrivs om ordnandet av informationshanteringen och i arkivlagen om ordnandet av arkivfunktionen. Lagarna överlappar delvis varandra när det gäller hanteringen av den aktiva tiden för informationen.

    • Begreppen torde fortsätta att överlappa varandra fram till dess att den gällande arkivlagen har förnyats.   

  • Arkivlagen
    • Arkivlagen innehåller bestämmelser om förpliktelser i anslutning till arkivering och säkerställande av bevarandet av arkiverade material. I arkivlagen avses med varaktig förvaring arkivering i enlighet med lagen om informationshantering. Arkivlagens begrepp arkivering hänvisar till att en handling ansluts till en myndighets informationsmaterial eller informationslager, oberoende av förvaringstiden som kan vara tidsbegränsad eller varaktig.

    • Det är nödvändigt att komma ihåg skillnaden mellan begreppen, särskilt när man läser äldre litteratur eller anvisningar inom arkivområdet.

  • I EU:s allmänna dataskyddsförordningen avses med varaktig förvaring att personuppgifter förvaras varaktigt för det ursprungliga eller därmed jämförbara användningsändamålet. Ett sådant behov bör regleras genom lag och sådan information arkiveras i princip aldrig. I praktiken närmar sig metoderna för långsiktigt bevarande metoderna för arkivering.

    • Också förvaringen sker ur dataskyddslagens synpunkt för det ursprungliga eller därmed jämförbara användningsändamålet.
    • I vardagsspråket beskriver förvaringen också de åtgärder genom vilka tillgången till de uppgifter som ska bevaras och arkiveras säkerställs. 

När förvaringsperioden för dokument går ut arkiveras eller förstörs det.

Bild: Arkiveringens förhållande till förvaring och det ursprungliga användningsändamålet. Materialet arkiveras eller förstörs när förvaringstiden för handling löper ut.

Arkivera i digital form

Ursprungligen digital dokumentinformation ska arkiveras uteslutande i digital form. Digital dokumentinformation skrivs inte ut i analog form för arkivering. Digital arkivering förutsätter inte att ett tillstånd eller beslut söks hos Riksarkivet, såsom tidigare var praxis. 

Man strävar efter att också digitalisera och arkivera i digital form de handlingar som fortfarande bildas i analog form. Undantag är endast få material, vilka kan anses ha ett kulturhistoriskt värde i analog form. 

Den digitala arkiveringen stöds av Riksarkivets föreskrift om formen för de handlingar som ska arkiveras (22.12.2021, KA/15906/07.01.01.00/2021). Målet är att främja digitaliseringen inom den offentliga förvaltningen samt tillgången till arkiverat informationsmaterial. Se även Riksarkivets anvisningar och definitioner om digitalisering av informationsmaterial på sidan Digitalisering.   

Riksarkivets Tjänst för digital arkivering

Riksarkivet tillhandahåller statsförvaltningen tjänster för förvaring och arkivering av digitalt material som ska arkiveras. Mer information om tjänsten och dess innehåll finns på webbplatsen Tjänsten för digital arkivering.

Du kan använda de anvisningar som publicerats av Tjänsten för digital arkivering vid planeringen av arkiveringen inom din egen organisation. Observera dock att instruktionerna för tjänsten särskilt riktar sig till aktörer som planerar eller redan gör en överföring till Riksarkivet.

Instruktioner och information för planering och hantering av arkivering av digital information inom din organisation hittar du på webbplatsen i avsnittet Digitala material.


Arkivering