Bevarande och gallring

Med hjälp av bevarandeanalys fastställs vilken dokumentinformation hos aktörer inom den offentliga förvaltningen som ska arkiveras, dvs. förvaras varaktigt enligt arkivlagen, och vilken som ska förvaras en viss tid. Gallring innebär verkställande och tillämpning av bevarandeanalysen.

Vad avses med bevarandeanalys och gallring?

Med bevarandeanalys avses en bedömning av verksamheten, verksamhetskontexten och den dokumentinformation som tillkommer hos aktörer inom den offentliga förvaltningen samt användningen av dokumentinformationen. Syftet med bedömningen är att fastställa vilken dokumentinformation som ska arkiveras, dvs. förvaras varaktigt enligt arkivlagen, och vilken som ska förvaras en viss tid.

Bevarandeanalysen gäller huvudsakligen informationsmaterial som behandlas i olika typer av informationssystem, dvs. ursprungligen digital dokumentinformation till exempel i ärendehanteringssystem och register.

Gallring innebär verkställande och tillämpning av bevarandeanalysen. Gallringen kan göras på förhand (förhandsgallring) eller retroaktivt. Gallringen omfattar följande åtgärder:

  • fastställande av bevarandeform för dokumentinformation som ska arkiveras eller som ska förvaras en viss tid
  • bedömning av det kulturhistoriska värdet för dokumentinformationens analoga form
  • åtskiljande av dokumentinformation som ska arkiveras och dokumentinformation som ska förvaras en viss tid
  • förstöring av dokumentinformation efter att förvaringstiden har gått ut.

Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy (pdf) innehåller en detaljerad beskrivning av målen, metoderna och kriterierna för bevarandeanalysen och gallringen samt motiveringar till arkiveringen av personuppgifter. Fastställandet av den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde behandlas närmare i den separata bilagan Riksarkivets bedömningskategorier och bedömningskriterier vid beslut om analoga handlingars bevarandeform (pdf) till bevarande- och gallringspolicyn.

Riksarkivets beslut som gäller bevarande och gallring, dvs. gallringsbeslut och -föreskrifter, kan gälla en eller flera aktörer. Till kommunerna meddelas gallringsbesluten i regel som gällande för alla kommuner.

Delat ansvar och roller vid bevarandeanalys

Bevarandeanalysen utförs i samarbete mellan Riksarkivet och aktören inom den offentliga förvaltningen. Bådas uppgifter och roller har definierats i lagstiftningen. Aktören föreslår och motiverar och Riksarkivet beslutar och motiverar.

Aktören definierar förvaringstider och -former för dokumentinformation i dess ursprungliga användningssyfte med beaktande av föreskrifter samt juridiska behov och egna verksamhetsbehov. Aktören får inte förstöra dokumentinformation förrän det ursprungliga användningssyftet har upphört eller förrän Riksarkivet har bedömt om dokumentinformationen har ett så stort forsknings- och kulturarvsvärde att den ska arkiveras.

Riksarkivets behörighet i fråga om arkivering grundar sig på 8, 11 och 14 a § i arkivlagen. I 1 § i arkivlagen fastställs de aktörer inom den offentliga förvaltningen som ska följa arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter och anvisningar. Även privata aktörer som utför ett offentligt uppdrag (1 § 1 mom. 6 punkten) är skyldiga att följa arkivlagen i fråga om den dokumentinformation som tillkommer till följd av detta uppdrag.

Parter vid bevarandeanalysen samt deras uppgifter

  Part

Uppgifter

Aktör inom den offentliga förvaltningen

Ansvarar för att upprätta en gallringsframställan och att verkställa gallringen. Med gallringsframställan avses en förhandsbedömning av arkivvärdet och bevarandeformen för arkivering av dokumentinformation.


Informationshanteringsnämnden

Utarbetar rekommendationer för förvaringstider utifrån vilka Riksarkivet bestämmer om arkiveringen av den dokumentinformation som omfattas av rekommendationerna.


Riksarkivet

Bestämmer vilken av aktörens dokumentinformation som ska arkiveras och vilken som ska förvaras en viss tid samt i vilken form den dokumentinformation som ska arkiveras ska arkiveras.

Meddelar bestämmelser främst i form av gallringsbeslut, vars beredning har inletts av aktören genom en gallringsframställan. Gallringsbesluten kan överklagas och de överklagas till förvaltningsdomstol.

I undantagsfall kan Riksarkivet meddela föreskrifter på eget initiativ, till exempel utifrån en rekommendation om förvaringstider av Informationshanteringsnämnden. Föreskriften är inte överklagbar, men Riksarkivet begär utlåtande om föreskrifterna.

Riksarkivet ger också aktörerna anvisningar vid utarbetande av en gallringsframställan och tillhandahåller verktyg för gallringsframställan. Gallringsframställan ska åtföljas av nödvändiga beskrivningar av informations- och dokumenthanteringen, såsom beskrivningar som ingår i informationshanteringsmodellen: uppgiftsklassificering, TOS, AMS, förteckning över informationssystem osv.

Riksarkivets bevarande- och gallringstjänst

Har du några frågor om att göra en gallringsframställan eller kanske om tillämpningen och tolkningen av ett gallringsbeslut? Kontakta Riksarkivets bevarande- och gallringstjänst som är avsedd för aktörer inom den offentliga förvaltningen och fråga om råd. Du kan också bekanta dig med vanliga frågor inom bevarande och gallring.

  Kontakta oss per e-post:
viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi

 

 

 

Tjänsterna produceras med nedan angivna processer. Klicka på länkarna i tabellen för att se processens beskrivning på funktionsnivå.

 Process

Uppgift och beskrivning

Rådgivnings- och styrningsprocess för arkivering och dokumenthantering

Anvisningar för upprättande av gallringsframställningar.

Processen beskrivs inte på funktionsnivå.


Bevarande- och gallringsprocessen

Beredning och meddelande av beslut (delprocess 1)

 

Beredning och meddelande av föreskrift (delprocess 2)

 

I beslutet fastställs vilka informationsmaterial som ska arkiveras och/eller informationsmaterialens bevarandeform. Se beskrivning (pdf)

Genom föreskrifter fastställs vilka informationsmaterial som ska arkiveras och/eller informationsmaterialens bevarandeform. Se beskrivning (pdf)

 


Bevarande och gallring