Exempel på gallringsframställningar som gäller bevarandeanalys

Bevarandeanalysen av dokumentinformation kräver uppdatering

Bevarandeanalysen av den dokumentinformation som tillkommer inom aktörens verksamhet har senast gjorts i början av 2000-talet, då arkivverket på basis av arkivbildningsplanen bestämde om varaktig förvaring av dokumentinformationen (handlingarna).

Från beslutet avgränsades alla handlingar i separata informationssystem som används för att sköta substansverksamhet. Efter beslutet har aktörens verksamhet dessutom ändrats, bland annat till följd av lagändringar.

Organisera och genomför utarbetandet av gallringsframställan i din organisation.

Gör en bedömning av arkivvärdet hos den dokumentinformation som tillkommer inom verksamheten i enlighet med metoderna och kriterierna i bevarande- och gallringspolicyn.

Kopiera inte bara tidigare avgöranden om bevarandevärde i redan föråldrade gallringsbeslut till den framställan som utarbetas.

Ange organisationens bedömning av handlingarnas arkivvärde verksamhetsvis i informationsstyrningsplanen eller i en motsvarande beskrivning som ingår i informationshanteringsmodellen. Dessutom ska du motivera din framställan med hjälp av bevarande- och gallringskriterierna och ange motiveringarna i blanketten för gallringsframställan.

Gör gallringsframställan enligt anvisningen.

Bevarandeanalys saknas för uppgifter i ett digitalt register

Aktören har beslutat att köra ner ett föråldrat informationssystem som används som stödsystem för ett register. Aktören har med registret skött en verksamhet som denne ansvarar för.

Riksarkivet eller dess föregångare har aldrig beslutat om arkivering av registrets dokumentinformation. Registeruppgifter får inte förstöras förrän bevarandeanalys av uppgifterna har gjorts. Aktören ska göra en gallringsframställan till Riksarkivet om arkivering eller förstöring av registeruppgifterna (tidsbestämd förvaring).

Organisera och genomför utarbetandet av gallringsframställan i din organisation.

Gör en bedömning av registeruppgifternas arkivvärde i enlighet med metoderna och kriterierna i bevarande- och gallringspolicyn. Bedöm både verksamheten och uppgifterna i registret.

Eftersom det är fråga om registeruppgifter, ska du vid bedömningen i första hand beakta verksamheten och registeruppgiftshelheten, men vid behov ska du också beakta värdet av de enskilda registeruppgifterna. Du kan även föreslå enstaka registeruppgifter för arkivering.

Motivera arkiveringen eller förstöringen av dokumentinformationen i gallringsframställan med hjälp av kriterierna i bevarande- och gallringspolicyn och ange motiveringarna i blanketten för gallringsframställan. Till exempel verksamhetens betydelse och/eller informationsinnehållets värde för olika användningsändamål.

Gör gallringsframställan enligt anvisningen. Bifoga den nödvändiga kompletterande dokumentationen till gallringsframställan.

Bevarandeanalys av handlingar som tillkommer inom en privat aktörs lagstadgade verksamhet

Privata aktörer får i uppdrag att utföra lagstadgade uppgifter som tidigare skötts av myndigheter. Utövandet av offentlig makt ankommer på myndigheterna, men tillhandahållandet av tjänster (serviceuppgifter) har privatiserats.

Om det gallringsbeslut som meddelats myndigheterna är aktuellt, kan den privata aktören följa beslutet och aktören behöver inte göra en gallringsframställan. Om gallringsbeslutet behöver uppdateras, ska en gallringsframställan göras i fråga om de lagstadgade serviceuppgifterna.

Gör en gallringsframställan om handlingarna som tillkommer vid skötseln av de lagstadgade offentliga uppgifterna. Eftersom dessa uppgifter utförs av många privata aktörer är det bra att göra gallringsframställan i samarbete, men den kan också göras av en enda aktör. Vid behov begärs utlåtanden/kommentarer från de övriga aktörerna under beredningen.

Gör gallringsframställan enligt anvisningen.

Bevarandeanalys av informationsmaterial som skapas inom kommunala aktörers nya verksamheter

Kommunen får nya uppgifter, inom vilka det tillkommer handlingar som saknar gallringsbeslut, eller det kommunala gallringsbeslutet är inte aktuellt. Eftersom Finlands Kommunförbund inte längre gör gallringsframställningar på kommunernas vägnar, kommer gallringsframställan till Riksarkivet att göras som resultat av arbetet vid Informationshanteringsnämndens sektion för fastställande av förvaringstider för handlingar, och gallringsbeslutet meddelas som en föreskrift som gäller alla kommuner.

Gör framställan till Informationshanteringsnämndens sektion för fastställande av förvaringstider för handlingar för att påbörja arbetet. Alternativt kan kommunen ensam eller tillsammans med andra kommuner göra en gallringsframställan till Riksarkivet.

Bevarandeanalys av registeruppgifter, om vilka föreskrivs i speciallagstiftning

Aktören använder för skötseln av ett uppdrag ett register vars informationsinnehåll anges i lag, och registerlagen i fråga innehåller bestämmelser om varaktig och tidsbegränsad förvaring (angivet i år) av registeruppgifter. Registeruppgifternas bevarandevärde har inte fastställts, dvs. de saknar Riksarkivets gallringsbeslut.

Aktören bedömer att den inte behöver göra en gallringsframställan till Riksarkivet, utan bestämmelserna i registerlagen om varaktig och tidsbegränsad förvaring av handlingar och informationsmaterial kan iakttas vid arkiveringen av uppgifterna.

Bedömningen är dock inte korrekt om avsikten är att överföra den dokumentinformation som ska arkiveras till Riksarkivet. I registerlagen har varaktig eller tidsbegränsad förvaring av uppgifter, dvs. personuppgifter, fastställts för deras ursprungliga användningsändamål, inte för deras användning i arkivändamål. Riksarkivet har skyldighet och rätt enligt arkivlagen att bestämma om handlingar som ska arkiveras, om det inte i registerlagen särskilt har bestämts att handlingarna ska arkiveras. I registerlagen finns sannolikt ett särskilt omnämnande om arkivering av uppgifterna, till exempel Om arkivfunktionens uppgifter och handlingar som ska arkiveras föreskrivs särskilt. Detta är en hänvisning till arkivlagen och Riksarkivets rätt att med stöd av 8 § i arkivlagen bestämma om handlingar som ska arkiveras.

Aktören ska alltså göra en gallringsframställan till Riksarkivet för bevarandeanalys av registeruppgifterna. Bevarandeanalysen gäller alla uppgifter i registret, inte bara de personuppgifter som fastställs i lag. Aktören kan ta hänsyn till lagstiftarens bedömningar av varaktig eller tidsbegränsad förvaring av uppgifter i gallringsframställan, men kan också avvika från dem vid fastställandet av uppgifternas arkivvärde.

Gör gallringsframställan enligt anvisningen.

Om aktören inte gör en gallringsframställan, är aktören skyldig att varaktigt förvara de uppgifter som enligt lag ska förvaras varaktigt för det ursprungliga användningsändamålet. Aktören kan inte överföra dessa registeruppgifter till Riksarkivet för arkivering, eftersom de saknar Riksarkivets gallringsbeslut. Om det däremot i lag har bestämts att uppgifterna ska arkiveras, kan de överföras till Riksarkivet utan Riksarkivets gallringsbeslut. 

 


Bevarande och gallring