Fastställande av bevarandeform

Dokumentinformation arkiveras i regel enbart i digital form. Då är de mer jämlikt tillgängliga än analog dokumentinformation som är beroende av tid och plats. Möjligheten att mångsidigt kombinera dokumentinformation i digital form erbjuder mer omfattande källmaterial för forskning och andra användningsändamål.

Ursprungligen digital dokumentinformation arkiveras i digital form

Från och med 1.1.2022 arkiveras ursprungligen digital dokumentinformation enbart i digital form. Digital dokumentinformation skrivs inte ut i analog form för arkivering. Ett gallringsbeslut som möjliggör digital arkivering ansöks inte för ursprungligen digital dokumentinformation, utan Riksarkivets föreskrift om formen för de handlingar som ska arkiveras (22.12.2021, KA/15906/07.01.01.00/2021) förutsätter digital arkivering.

Riksarkivet har bestämt och bestämmer särskilt om formen för ursprungligen digital dokumentinformation som tillkommit före 1.1.2022.

Riksarkivet har sedan 1990-talet gett ett stort antal gallringsbeslut, i vilka ursprungligen digital dokumentinformation föreskrivs för varaktig förvaring i digital form. Huvuddelen av besluten är gallringsbeslut som meddelats enskilda aktörer eller som gäller dokumentinformation i informationssystem, men en del är allmänna beslut som gäller dokumentinformation hos många aktörer. Dessa gallringsbeslut gäller fortfarande och styr den digitala arkiveringen av den dokumentinformation som ska förvaras varaktigt.

I tabellen nedan finns en förteckning över de gallringsbeslut som möjliggör digital arkivering.

Statsförvaltning och kommunala aktörer

I beslutet av 12.9.2016 (AL/ 16465/07.01.01.03.02/2016, pdf, på finska) föreskrivs att alla digitala registreringsuppgifter och handlingar som ska förvaras varaktigt och som ingår i ärendehanteringssystem ska förvaras i elektronisk form från en så lång tid som de är tillgängliga i elektronisk form.

Beslutet gäller registreringsuppgifter och handlingar som ska förvaras varaktigt i de diarier och ärendehanteringssystem som inte uppfyller kraven i arkivverkets SÄHKE1- eller SÄHKE2-norm.

Statsförvaltning och kommunala aktörer

Aktör- och informationssystemspecifika gallringsbeslut om arkivering av dokumentinformation endast i digital form.

Dessa beslut är bland annat följande: Aktörspecifika beslut om ärendehanteringsuppgifter som grundar sig på SÄHKE1- och SÄHKE2-bestämmelserna och som möjliggör arkivering av dokumentinformation som ska förvaras varaktigt enbart i digital form.

De enskilda aktörs- och informationssystemspecifika besluten har skickats till de aktörer som gjort gallringsframställningar. Aktörerna ansvarar för verkställandet av besluten.

Kommunala aktörer

Riksarkivet meddelar vid behov gallringsbeslut om bevarandeformen även för ursprungligen digital dokumentinformation som tillkommit före 1.1.2022. Kontakta oss per e-post (viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi) om ursprungligen digital dokumentinformation i din organisation saknar beslut om bevarandeform och du vill göra en gallringsframställan till Riksarkivet. Vi besvarar också frågor om tillämpningen och tolkningen av tidigare gallringsbeslut.

Främja digital arkivering

Riksarkivet tar inte ställning till i vilka av aktörens informationssystem digital dokumentinformation som ska arkiveras ska förvaras. Aktören ska dock säkerställa att dokumentinformation som ska arkiveras bevaras och är användbar fram till dess att den kan överföras till ett digitalt arkiv som uppfyller kraven för digitalt långtidsbevarande eller arkivering. Om dokumentinformationen överförs till Riksarkivets tjänst för digital arkivering, hittar du närmare anvisningar om överföring av ursprungligen digital dokumentinformation i Tjänsten för digital arkivering.

Analog dokumentinformation ska digitaliseras

Analog dokumentinformation som tillkommer fr.o.m. 1.1.2022 arkiveras också enbart i digital form. De digitaliseras för arkivering. För analog dokumentinformation ansöks inte gallringsbeslut om bevarandeform förutom i undantagsfall, om arkivbildaren eller en aktör som företräder denne eller alternativt Riksarkivet har identifierat dokumentinformation som på grund av det kulturhistoriska värdet även ska arkiveras i analog form. Om grunder för analog arkivering inte har identifierats för denna dokumentinformation, kan den analoga dokumentinformationen förstöras med stöd av föreskriften om formen för de handlingar som ska arkiveras (22.12.2021, KA/15906/07.01.01.00/2021) efter det att de har digitaliserats i enlighet med Riksarkivets digitaliseringskrav. Förstöringen får inte äventyra dokumentinformationens bevisvärde, bevarande och användbarhet.

Riksarkivet fastställer på aktörens förslag den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde för dokumentinformation som tillkommit före 1.1.2022 och om bevarandeformen efter digitaliseringen i följande fall:

  • Riksarkivet eller dess föregångare har tidigare bestämt att dokumentinformationen ska förvaras varaktigt enbart i analog form.
  • Dokumentinformation har uteslutande tillkommit i analog form.
  • informationsinnehållet i analog dokumentinformation och motsvarande digitala uttryck (ursprungligen digitala eller digitaliserade) överensstämmer inte och bevisvärdet som handling är bristfälligt. Bevisvärdet kan säkerställas genom att digitalisera den analoga dokumentinformationen.

Gallringsbesluten ska meddelas före digitaliseringen, vilket bland annat säkerställer bevarandet av den eventuella analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde. Om Riksarkivet inte har fattat gallringsbeslut om bevarandeformen, får den analoga dokumentinformationen inte förstöras efter digitaliseringen, även om digitaliseringen utförts i enlighet med Riksarkivets digitaliseringskrav.

Om omvandlingen till digital form äventyrar bevisvärdet eller den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde, arkiveras dokumentinformationen endast i analog form tills det är möjligt att omvandla den till digital form.

En gallringsframställan behöver inte göras om Riksarkivet har bestämt att dokumentinformationen ska förvaras varaktigt enbart i digital form.

Analoga uttryck (utskrifter) av sådan ursprungligen digital dokumentinformation som bestämts att ska förvaras varaktigt i digital form på ett sätt som säkerställer bevisvärdet har inget kulturhistoriskt värde. Aktören får förstöra analog dokumentinformation med samma innehåll efter att ha försäkrat sig om den digitala dokumentinformationens bevisvärde. Om informationsinnehållet i den analoga och den ursprungligen digitala dokumentinformationen inte överensstämmer och deras bevisvärde som handlingar är bristfälligt, ska aktören göra en gallringsframställan till Riksarkivet, som bestämmer bevarandeformen för den analoga och digitala dokumentinformationen.

Om dokumentinformationens bevarandeform saknar kulturhistoriskt värde, ska Riksarkivet och aktören i samband med gallringsbeslutsförfarandet utreda om den analoga dokumentinformationen kan ersättas med befintlig motsvarande ursprungligen digital eller digitaliserad dokumentinformation. Om ersättande inte är möjligt, förpliktar gallringsbeslutet aktören att digitalisera den analoga dokumentinformationen i enlighet med Riksarkivets digitaliseringskrav. Efter att beslutet har meddelats är ersättandet inte möjligt.

Läs mer om ersättande och bedömning av ersättande

Läs mer om den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde och bedömningen

Riksarkivet stöder digitalisering av analog dokumentinformation

Riksarkivet stöder storskalig digitalisering av analog dokumentinformation som ska arkiveras inom den offentliga förvaltningen. För att möjliggöra digitaliseringen utfärdar Riksarkivet gallringsbeslut om den analoga dokumentinformationens bevarandeform utifrån aktörers gallringsframställningar.

Riksarkivet utfärdar beslut till aktörer som överför dokumentinformation som ska arkiveras till Riksarkivet. Besluten bereds i regel i den ordning som anges i färdplanen för massdigitalisering och i de preciserande årliga digitaliseringsplanerna. Riksarkivet kontaktar aktörerna och fastställer i samarbete med dem tidtabellen för beredning av gallringsframställningar och gallringsbeslut som en del av överföringsplanen som bygger på färdplanen. Innan överenskommelse om överföringen ska aktören i sista hand säkerställa att bevarandevärde fastställts för materialet och att den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde har bedömts som en del av beslutet om bevarandeformen.

Riksarkivet fattar gallringsbeslut om analog dokumentinformation även för andra aktörer. Kommunala organisationer och offentligrättsliga aktörer som följer arkivlagen ombeds kontakta Riksarkivet (viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi) innan de lämnar in gallringsframställan, så att Riksarkivet kan vägleda aktörerna i utarbetandet av framställan och förbereda sig för den kommande beslutsberedningen.

  Bakgrund till analog och digital arkivering

Dokumentinformation som ska arkiveras och som tillkommit genom verksamhet inom den offentliga förvaltningen har i regel förvarats i analog form fram till de senaste åren. Förvaring av dokumentinformation i analog form har grundat sig på gallringsbeslut som meddelats av Riksarkivets föregångare (arkivverket). I och med de nya SÄHKE-normerna (SÄHKE1 och SÄHKE2) från och med senare hälften av 2000-talet har arkivverket kunnat bestämma att digital dokumentinformation från vissa aktörer som övergått till digital ärendehantering ska arkiveras i digital form. Trots detta var analog förvaring den huvudsakliga arkiveringsformen fram till början av 2010-talet. Som ett resultat av detta tillvägagångssätt har aktörer inom den offentliga förvaltningen kvar en stor mängd analogt material: till exempel statsförvaltningen uppskattas ha cirka 135 hyllkilometer material som ska arkiveras.

Arkivverket ändrade målet för förvaring av dokumentinformation inom den offentliga förvaltningen i sin gallringsstrategi år 2012, där utgångspunkten är att dokumentinformation som ska förvaras varaktigt enbart ska förvaras i digital form när det är möjligt. Dessutom har Riksarkivet i sin strategi som sträcker sig till 2025 och i sin bevarande- och gallringspolicy från 2020 (pdf) vidare fastställt målsättningen att främja den offentliga förvaltningens digitala arkivering.

 


Bevarande och gallring