Ersättande av analog dokumentinformation med befintlig digital dokumentinformation

På grund av bestämmelser som utfärdats före 2010-talet har flera aktörer inom den offentliga förvaltningen samma dokumentinformation både i analog och digital form. Aktören kan föreslå att analoga handlingar som ska arkiveras ersätts med motsvarande befintliga digitala dokumentinformation.

Genom sina gallringsbeslut har Riksarkivets föregångare bestämt att dessa handlingar och uppgifterna i dem endast ska arkiveras i analog form, även om de också tillkommit i ursprungligen digital form i informationssystem eller om aktören senare konverterat dem till digital form.

Vårt mål är att identifiera tidigare upprättad och inkommen digital dokumentinformation och i samarbete bedöma om det är möjligt att ersätta analoga handlingar med digitalt informationsmaterial. Avsikten är att i fortsättningen bara förvara dokumentinformationens digitala uttryck. Aktören ska i gallringsframställan och dess bilagor visa att det är möjligt att ersätta dokumentinformationen och ändra bevarandeformen från analog till digital.

Analog dokumentinformation behöver inte digitaliseras på nytt, om man kan fastställa att den dokumentinformation som redan existerar i digital form utgör den primära bevarandeformen. Analoga uttryck kan förstöras med beslut av Riksarkivet om den digitala dokumentinformationen till sitt innehåll heltäckande och enhetligt motsvarar den analoga dokumentinformationen.

Riksarkivet föreskriver genom gallringsbeslut som meddelas utifrån aktörers framställningar om ersättandet av analog dokumentinformation med ursprungligen digital eller digitaliserad dokumentinformation. Riksarkivet har i sin bevarande- och gallringspolicy fastställt bedömningen av ersättandet som en del av verksamhetsmodellen för bevarande och gallring. 

I vilka fall rekommenderas inte ersättande?

Föreslå inte ersättande av analoga handlingar om det finns misstanke om att innehållet i de analoga handlingarna och de digitala uttrycken inte överensstämmer med varandra och att bevisvärdet som handling är bristfälligt. Informationen har handlingskaraktär, dvs. har bevisvärde, när dess autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet har bekräftats (ISO 15489-1).

I så fall är det motiverat att

  • Digitalisera de analoga handlingarna på nytt i enlighet med Riksarkivets digitaliseringskrav, om det är fråga om tidigare digitaliserad dokumentinformation (bildfiler med metadata).
  • Föreslå de tillvaratagna ursprungligen digitala uppgifterna för arkivering och digitalisera de arkiverade analoga handlingarna. Det finns fall där analoga handlingar och ursprungligen digital dokumentinformation har arkiverats och tillvaratagits på bristfälligt sätt. Då kan ingendera bevarandeformen betraktas som primär, eftersom de kompletterar varandra trots existerande överlappningar.

Observera att den aktör som svarar för dokumentinformationen är ansvarig för säkerställandet av omfattningen av samt bevisvärdet och användbarheten för den digitala dokumentinformation jämte metadata som denne innehar. Skyldigheten grundar sig på arkivlagen (831/1994 § 7, § 11 och § 12).

Begränsningar för ersättandet

Analoga handlingar kan endast föreslås att ersättas med uttryck som digitaliserats före 1.10.2022 och som inte producerats enligt Riksarkivets krav för digitaliseringen. Riksarkivet förutsätter att från och med 1.10.2022 ska alla analoga handlingar som ska arkiveras digitaliseras i enlighet med Riksarkivets krav för digitaliseringen.

Aktören behöver inte föreslå att bevarandeformen för ursprungligen digital dokumentinformation som tillkommit före 1.1.2022 ska ändras från analog till digital, om Riksarkivet eller dess föregångare arkivverket redan har bestämt att dokumentinformationen endast ska arkiveras i digital form. Besluten finns på webbplatsen under Ursprungligen digital dokumentinformation arkiveras i digital form.

  Beakta följande när du gör gallringsframställan:

 1. Ta reda på om din organisation innehar ursprungligen digitalt material eller från analog form digitaliserat material som till sitt informationsinnehåll motsvarar analoga handlingar som endast ska arkiveras i analog form.

2. Bedöm möjligheten till ersättande om det finns digital information. Motsvarar de digitala uttrycken de analoga handlingarna till informationsinnehåll och kontext (metadata)?

3. Bestäm om du vill föreslå att dokumentinformation som ska arkiveras i analog form ska ersättas med ursprungligen digitala eller digitaliserade motsvarande uppgifter.

- Kom ihåg att det är på ditt ansvar att säkerställa att uppgifterna stämmer överens med varandra och att ersättandet är möjligt.

4. Anteckna resultaten av bedömningen och beslutsfattandet i blanketten för gallringsframställan. Gör anteckningarna i tabellen i punkt 6 enligt materialhelhet (ja/nej i punkt 6.8). Det är viktigt att även ange en negativ bedömning i blanketten.

5. Motivera också resultaten av din bedömning skriftligen i punkt 6.10. Beskriv varför ersättande är möjligt eller varför det inte är möjligt.

6. Bifoga till gallringsframställan för ursprungligen digital information

- En separat blankett för informationssystem (Uppgifter om informationssystem för analys av bevarande och gallring).

- Registrets/databasens datainnehåll och den logiska strukturen hos materialet anges med hjälp av följande bilagor: databasbeskrivningar (t.ex. ER-diagram), beskrivningar av de kodlistor som används i materialet och datamodellen.

7. Bifoga till gallringsframställan för digitaliserade handlingar

- Beskrivningar som visar med vilka metoder och åtgärder kvalitetssäkringen av digitaliseringsprocessen gjorts och i vilka lagringslösningar digitala versioner förvaras och hur de hanteras.

- Beskrivningar av vilka framgår de metadata som beskriver den tekniska kvaliteten på de digitala uttrycken av handlingarna (t.ex. det filformat som valts för lagring, färgrymd (RGB, gråskala 8 bitar, svartvit 1 bitar), resolution (ppi), bitdjup och förpackningskvalitet).

8. Gör gallringsframställan enligt avsnittet Så gör du en gallringsframställan och anvisningarna i blanketten för gallringsframställan (pdf).

 


Bevarande och gallring