Exempel på gallringsframställningar om bevarandeform

Bevarandeanalys av analoga handlingar som tillkommit före 1.1.2022 och fastställande av bevarandeform före digitaliseringen

Aktören har beslutat att digitalisera analoga handlingar som ska arkiveras och som tillkommit före 1.1.2022.

Handlingarna saknar gallringsbeslut, dvs. Riksarkivet har inte bestämt om arkivering av handlingarna och om bevarandeform för arkivering.

Påbörja inte digitaliseringen förrän materialet har fått ett gallringsbeslut.

Organisera och genomför utarbetandet av gallringsframställan i din organisation.

Gör en bedömning av arkivvärdet hos handlingarna i enlighet med metoderna och kriterierna i bevarande- och gallringspolicyn.

Bedöm både verksamheten och informationsinnehållet i handlingarna.

Motivera arkiveringen eller den tidsbestämda förvaringen av handlingarna i gallringsframställan med hjälp av kriterierna i bevarande- och gallringspolicyn och ange motiveringarna i blanketten för gallringsframställan.

Bedöm sedan om de analoga handlingarna har ett kulturhistoriskt värde. Gör bedömningen med tillämpning av Riksarkivets kriterier för kulturhistoriskt värde.

Motivera din bedömning i gallringsframställan och ange motiveringarna i blanketten för gallringsframställan.

Gör gallringsframställan enligt anvisningen.

Fastställande av bevarandeform för analoga handlingar som tillkommit före 1.1.2022 före digitaliseringen

Aktören har beslutat att digitalisera analogt informationsmaterial som ska arkiveras och som tillkommit till och med 31.12.2021.

Informationsmaterialet har arkivverkets gallringsbeslut, i vilket det bestäms att materialet ska arkiveras, men Riksarkivet har inte bestämt om den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde eller om bevarandeformen för arkivering efter digitaliseringen.

Påbörja inte digitaliseringen förrän materialet har fått ett gallringsbeslut.

Organisera och genomför utarbetandet av gallringsframställan i din organisation.

Bedöm om de analoga handlingarna har ett kulturhistoriskt värde. Gör bedömningen med tillämpning av Riksarkivets kriterier för kulturhistoriskt värde.

Motivera din bedömning i gallringsframställan och ange motiveringarna i blanketten för gallringsframställan.

Gör gallringsframställan enligt anvisningen.

Fastställande av bevarandeform för analogt informationsmaterial som tillkommit från och med 1.1.2022

Det analoga informationsmaterial som ska arkiveras har tillkommit från och med 1.1.2022.

Riksarkivet har beslutat (Föreskrift om formen för de handlingar som ska arkiveras 22.12.2021, KA/15906/07.01.01.00/2021) att de analoga handlingar som tillkommit sedan 1.1.2022 endast ska arkiveras i digital form, med undantag av sådana handlingar som är kulturhistoriskt värdefulla till sin analoga bevarandeform.

Analoga handlingar som tillkommer från och med 1.1.2022 har i princip inget kulturhistoriskt värde i analog form. För materialen ansöks inte gallringsbeslut om bevarandeform förutom i undantagsfall, om aktören inom den offentliga förvaltningen har identifierat handlingar som det är motiverat att arkivera även i analog form.

Gör en bedömning av det analoga materialets kulturhistoriska värde.

Gör bedömningen med tillämpning av Riksarkivets kriterier för kulturhistoriskt värde.

En gallringsframställan behöver inte göras om materialet enligt din bedömning inte har kulturhistoriskt värde.

Om du däremot vid din bedömning identifierat kulturhistoriskt värdefulla material, ska du göra en gallringsframställan enligt anvisningen Så gör du en gallringsframställan.

 


Bevarande och gallring