Så gör du en gallringsframställan

Ur bevarandeanalysens synpunkt är det viktigaste i gallringsframställan att definiera och motivera den dokumentinformation som ska arkiveras. I gallringsframställningar om analoga handlingars bevarandeform ska man däremot föreslå och motivera enbart digital arkivering eller arkivering av handlingar även i analog form på grund av handlingarnas kulturhistoriska värde.

Det första steget i upprättandet av en gallringsframställan är att noggrant ta del av anvisningarna och exemplen på vår webbplats samt av blanketten för gallringsframställan och anvisningen om ifyllandet. Framställningar med bristfälliga uppgifter fördröjer beredningen av beslutet vid Riksarkivet.

Gallringsframställan görs genom att man fyller i blanketten för gallringsframställan (word). Med hjälp av blanketten är det möjligt att göra olika typer av framställningar, allt från bevarandeanalys av dokumentinformation till fastställande av analoga handlingars kulturhistoriska värde. I slutet av blanketten för gallringsframställan finns en anvisning för ifyllandet som också finns tillgänglig som en separat pdf-fil.

Bifoga nödvändiga bilagor till gallringsframställan. Bilagorna kan variera beroende på innehållet i gallringsframställan. I blanketten för gallringsframställan finns en förteckning över de nödvändiga bilagorna beroende på innehållet i gallringsframställan.

Vi ger dig råd och anvisningar om hur du gör en gallringsframställan. Vid behov ger vi aktören tillgång till de tidigare gallringsbesluten som gäller aktörens material.

Utgångspunkten för framställan är aktörens motiverade syn på arkivering av och bevarandeformer för den dokumentinformation som tillkommit genom aktörens verksamhet. Framställningarna kan gälla dokumentinformation som samlas och tas till vara (förhandsgallring) eller dokumentinformation som redan har samlats (retroaktiv gallring). Framställan kan gälla all dokumentinformation som tillkommer inom aktörens verksamhet eller en del av den.

Skicka den ifyllda blanketten för gallringsframställan jämte bilagorna till Riksarkivets registratorskontor (kirjaamo@kansallisarkisto.fi).

Riksarkivets målsatta behandlingstid för gallringsframställningar är sex månader. Om uppgifterna i gallringsframställan kräver komplettering under beredningen, kan behandlingstiden vara längre. Ingen avgift uppbärs för gallringsbeslutet. Riksarkivets registratorskontor skickar det meddelade beslutet i digital form till aktören som gjort gallringsframställan. Riksarkivets beslut kan överklagas till Helsingfors förvaltningsdomstol.

När ska man göra en gallringsframställan som omfattar bevarandeanalys?

En gallringsframställan ska göras

1. När en aktör inför nya verksamheter, inom vilka det skapas informationsmaterial för vilka bevarandevärdet inte har fastställts.

2. När det inom aktörens verksamhet tillkommer nya handlingar och informationsmaterial för vilka bevarandevärdet inte fastställts eller på vilka allmänna föreskrifter (till exempel gallring och utgallring av statsförvaltningens handlingar, pdf på finska) inte kan tillämpas.

3. När bevarandeanalys saknas, antingen helt eller delvis, för handlingar och informationsmaterial som redan tillkommit hos aktören. Då är det fråga om att retroaktivt fastställa bevarande och gallring.

4. När en aktör vill ändra ett meddelat gallringsbeslut (omvärdering).

Exempel: Vid digitala överföringar konstateras att det meddelade gallringsbeslutet inte är tillräckligt detaljerat (till exempel att alla handlingar ska förvaras varaktigt) och att det är nödvändigt att precisera beslutet gällande det informationsmaterial som ska överföras.

Exempel: Bevarandeanalysen och den varaktiga förvaringen har gällt handlingar som tillkommit och arkiverats som analoga pappershandlingar. Efterlevnaden och tillämpningen av denna typ av gallringsbeslut i den nuvarande digitala verksamhetskontexten motsvarar nödvändigtvis inte längre de befintliga målen och kriterierna för bevarandeanalysen.


En gallringsframställan behöver vanligtvis inte göras

1. När verksamhet inom vilken det tillkommit informationsmaterial för vilket bevarandevärdet har fastställts övergår till aktören från en annan aktör inom den offentliga förvaltningen. Här ska dock beaktas det tidigare gallringsbeslutet aktualitet.

2. När en aktör tar i bruk ett nytt informationssystem med vilket aktören sköter samma verksamhet som med det gamla informationssystemet och bevarandevärdet fastställts för informationen i det gamla informationssystemet.

3. När endast titlarna på enskilda verksamheters handlingar och informationsmaterial ändras och informationsinnehållet i huvudsak förblir oförändrat, kan de meddelade gallringsbesluten följas och tillämpas.

  

När ska man göra en gallringsframställan om analog dokumentinformations bevarandeform?

En gallringsframställan ska göras

  • när handlingar har tillkommit före 1.1.2022 och
  • Riksarkivet eller dess föregångare har tidigare bestämt att handlingarna ska förvaras varaktigt enbart i analog form
  • handlingarna har uteslutande tillkommit i analog form
  • informationsinnehållet i analoga handlingar och motsvarande digitala uttryck (ursprungligen digitala eller digitaliserade) överensstämmer inte och bevisvärdet som handling är bristfälligt.

En gallringsframställan behöver inte göras

  • När handlingar har tillkommit från och med 1.1.2022 och
  • aktören eller Riksarkivet har bedömt att handlingarna inte är kulturhistoriskt värdefulla till sin analoga bevarandeform.

Handlingar som tillkommer från och med 1.1.2022 ska arkiveras enbart i digital form, med undantag av
digitaliserade analoga handlingar vars analoga form inte får förstöras på grund av föreskrift eller
bestämmelse som meddelats med stöd av 14 a § i arkivlagen (Riksarkivets föreskrift KA/15906/07.01.01.00/2021).

 


Bevarande och gallring