Vanliga frågor

Hur kan jag få åtkomst till Riksarkivets tidigare gallringsbeslut?

Riksarkivet har digitaliserat gallringsbeslutshandlingarna i pappersform för 1952–2006 och ställt dem till förfogande i nättjänsterna Astia och Vakka samt i Digitalarkivet. Handlingarna kan hämtas från ovannämnda tjänster i materialhelheterna Riksarkivet I och Riksarkivet II. Mer information om strukturen hos beskrivningen av handlingar och hur de används finns i ett separat meddelande (på finska).

De viktigaste gallringsbesluten och föreskrifterna för statsförvaltningen och kommunerna efter år 2006 har publicerats på Riksarkivets webbplats på undersidorna Styrning av den offentliga förvaltningens dokumenthantering och arkivfunktion (punkterna Föreskrifter och anvisningar och Gallringsbeslut).

Förfrågningar om enstaka gallringsbeslut enligt aktör och informationssystem kan göras hos Riksarkivets registratorskontor (kirjaamo@kansallisarkisto.fi).

Vilken roll har Finlands Kommunförbund i utarbetandet av gallringsframställningar?

För närvarande (10/2021) svarar Kommunförbundet inte för utarbetandet av gallringsframställningar för kommunala aktörers bevarandeanalys till Riksarkivet.

Riksarkivets, Kommunförbundets och Informationshanteringsnämndens mål är att Riksarkivet framöver i stor omfattning ska kunna bestämma om handlingar som ska arkiveras inom den offentliga förvaltningen (inkl. kommunsektorn) på basis av Informationshanteringsnämndens rekommendationer om förvaringstider. Hur verksamhetsmodellen fungerar har dock ännu inte testats i praktiken (10/2021).

Enskilda kommuner ska fortfarande lämna framställningar om analoga handlingars bevarandeform till Riksarkivet. En kommunal aktör kan också ensam eller tillsammans med andra kommunala aktörer göra gallringsframställningar om bevarandeanalys till Riksarkivet. Besluten bereds i samarbete med de kommunala aktörerna.

Hur kan jag få fram andra gallringsbeslut än de sektorspecifika publikationerna från 1989 och från 2000- och 2010-talen?

Merparten av Riksarkivets och dess föregångares gallringsbeslut ingår i ovan nämnda publikationer, som även finns tillgängliga i digital form på Finlands Kommunförbunds webbplats. Förfrågningar om gallringsbeslut jämte promemoria som inte ingår i dessa publikationer kan göras hos Riksarkivets registratorskontor (kirjaamo@kansallisarkisto.fi). Sådana är till exempel de senaste sektorspecifika gallringsbesluten och gallringsbeslut gällande handlingar från folkskolor och folkförsörjningsnämnder som inte ingår i publikationerna 1989.

Var kan jag be om råd i fråga om tillämpning och tolkning av tidigare meddelade gallringsbeslut?

Skicka frågorna om tillämpningen och tolkningen av beslut till Riksarkivet (viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi).

Vilka är de centrala kriterierna för definitionen av privata aktörers offentliga uppdrag?

Arkivlagen (1 § 1 mom. 6 punkten) tillämpas på privata aktörer när de utför ett offentligt uppdrag till den del det som en följd av uppdraget upprättas eller inkommer handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Det offentliga uppdraget bestäms med andra ord genom offentlighetslagens tillämpningsområde. När det gäller dessa aktörer är gränsen mellan privat och offentlig verksamhet i vissa fall ganska svårdefinierbar. Tillämpningen av arkivlagen på dessa aktörer har inte heller varit på något sätt tydlig, många beslut har fattats från fall till fall i samarbete med aktören. Grundläggande kriterier för tillämpningen är uppdragets författnings- eller föreskriftsgrund, utövandet av offentlig makt vid skötseln av uppdraget och iakttagandet av offentlighetslagen vid skötseln av uppdraget som särskilt föreskrivs om i lag eller förordning. Om något eller alla av dessa kriterier uppfylls kan det tolkas som att den berörda aktören omfattas av arkivlagens tillämpningsområde.

Om en privat aktör är osäker på om denne ska göra en gallringsframställan, kan aktören höra sig för hos Riksarkivet.

Behövs ett gallringsbeslut när digital arkivering införs?

Vi håller på att införa ett ärendehanteringssystem som möjliggör digital arkivering inom kommunens ärendehantering och servicehantering. Riksarkivet har hittills utfärdat gallringsbeslut om bevarandeform för alla kommuner. Ska vår organisation ansöka om ett gallringsbeslut om bevarandeform hos Riksarkivet när materialet i regel börjar arkiveras i digital form?

Er organisation behöver inte göra en gallringsframställan till Riksarkivet och begära ett beslut om varaktig förvaring (arkivering) av handlingar enbart i digital form. Riksarkivets mål är att uppgifterna arkiveras i digital form när så är möjligt.

Tidigare utfärdade Riksarkivet tidsbestämda tillståndsbeslut för digital förvaring, men detta förfarande slopades 2017. Riksarkivet upphävde 2018 de tidigare tidsbestämda organisationsspecifika besluten och meddelade nya beslut som gäller tills vidare.

Riksarkivets avsikt är att ge en allmän föreskrift som träder i kraft 1.1.2022, i vilken föreskrivs att uppgifter (som upprättas och inkommer från och med 1.1.2022) inom den offentliga förvaltningen i regel ska arkiveras endast i digital form. Syftet är att genom föreskriften också upphäva alla tidigare gallringsbeslut i fråga om de filformat som anges i dem. I fortsättningen definierar Riksarkivet de krävda filformaten för informationsmaterial som ska arkiveras genom en formatanvisning eller dylika instruktioner, vilket ger fler alternativ till hur det informationsmaterial som kan arkiveras kan bildas.

I Riksarkivets SÄHKE2-norm har man tagit hänsyn till uppgifternas livscykel, metadata och framställning av metadata ur digital förvarings- och arkiveringssynpunkt. Förutom arkiveringen styr SÄHKE2 också ärendehanteringen, som i och med informationshanteringslagen i första hand har övergått till informationshanteringsnämnden. När det gäller metadata för ärendehantering ska du ta del av informationshanteringsnämndens rekommendation om metadata för ärendehantering. Innehållet i SÄHKE2-föreskriften omvärderas för närvarande vid Riksarkivet, och en del av dess innehåll ändras till en anvisning. Till exempel kan informationsstyrning inte längre betraktas som ett förpliktande krav, utan metadata kan också produceras på andra sätt.

System och informationsstyrning i enlighet med SÄHKE2 utgör i sig fortfarande en säker grund för digital förvaring. Vid en bredare granskning av digital förvaring är det viktigt att ta hänsyn till att förvaringen av uppgifter alltid är en aktiv och planmässig verksamhet. I förväg bör man också planera hur man ska säkerställa att uppgifterna kan bevaras och vilka åtgärder som ska vidtas till exempel när ett system körs ner i sinom tid. De uppgifter som ska arkiveras och eventuellt överföras till ett system för förvaring eller långtidsbevarande ska likaså kunna identifieras och specificeras tillförlitligt i systemet.

Tekniska och administrativa åtgärder för dataskydd och datasäkerhet stöder också digital förvaring. Ur arkiveringens och förvaringens perspektiv ska man dessutom särskilt se till att uppgifterna är begripliga och tillgängliga. Det är viktigt att beskrivningarna av informationshanteringen, beskrivningen och dokumentationen av uppgifterna och metadata beskriver uppgifternas ursprung, struktur, kontext, innehåll, relationer till andra uppgifter samt användningsbegränsningar och hantering i alla skeden av livscykeln.

Informationshanteringsnämnden ger anvisningar om datasäkerheten.

 


Bevarande och gallring