Skapa överföringspaket

När de administrativa ärendena som gäller den materialhelhet som ska överföras har avgjorts, skapar överlåtaren ett överföringspaket av materialet.Överföringspaket skapas innan överföring av material.

  Minneslista för överlåtare:

  • Se till att materialet ställs i sådant skick att det kan överföras och svara för kostnaderna för det (14 § i arkivlagen).
  • Ta fram lösningar som behövs för att generera material.
  • Följ anvisningarna och iaktta begränsningarna gällande filerna.
  • Plocka materialet.
  • Skapa ett överföringspaket av det överenskomna materialet enligt materialtyp.

Överlåtaren och Riksarkivet kan komma överens om att materialet uppdelas i flera logiska helheter, dvs. en överföringspost. Varje överföringspost utgör ett eller flera överföringspaket. Varje överföringspaket ska sparas i en katalogstruktur enligt anvisningarna och paketeras för överföring.

Överföringsprocessen har fyra steger.

Vid sammanställningen av överföringspaketet är det till exempel möjligt att använda överföringsfunktionen i överlåtarens system eller en separat lösning som skapats för överföringen. Riksarkivet tillhandahåller inga verktyg för att sammanställa överföringspaket, utan överlåtaren ska plocka material med de verktyg som den förfogar över eller ta fram den lösning som behövs med sin programleverantör/tjänsteleverantör eller någon annan teknisk partner.

Med tanke på långtidsförvaring är det viktigt att man vid användningen och dokumentationen av materialet inte stöder sig på eller är beroende av sådan information som för närvarande är lättillgänglig, till exempel på internet. Om tiotals eller hundratals år är dessa uppgifter inte nödvändigtvis tillgängliga. Därför ska uppgifterna vara en del av den materialhelhet som ska överföras, dvs. de ska fogas till den kompletterande dokumentationen.

Vilket material kan överföras till Riksarkivet?

Följande digitala material kan överföras till Riksarkivet:

Beskriva och namnge överföringspaket

Överföringsprocess

Överlåtaren lämnar på metadatablanketten en högnivåbeskrivning av det material som ska överföras. En del av uppgifterna finns redan i överföringsplanen. Tjänsten för digital arkivering för in beskrivningarna i Riksarkivets metadatalager och ger överlåtaren en teknisk metadatakod med vilken beskrivningarna av överföringspaketen kopplas till högnivåbeskrivningarna i överföringsgränssnittet. Utan metadatakod går det inte att lägga in en beskrivning i användargränssnittet.

Överlåtaren ger detaljerade metadata om överföringspaketet direkt i överföringsgränssnittet. Beskrivningen kan lämnas med hjälp av metadatablanketten (excel, på finska). Beskrivningen av överföringspaketet kan alternativt anges med ett CSV-underlag som överlåtaren får från tjänsten för digital arkivering. En beskrivning i CSV-format kan laddas upp direkt till överföringsgränssnittet. Vid användning av CSV-underlaget ska man tänka på att en del av uppgifterna ska fyllas i i överföringsgränssnittet. När materialet har beskrivits på ett godtagbart sätt får överlåtaren en kod för överföringsposten (TransferOID), som behövs för översändning av överföringspaket.

Överföringspaketet kan namnges fritt, t.ex. ”Paket1”. Kontrollera eventuella begränsningar på antalet tecken i namnet i anvisningarna. Det viktigaste är att överlåtaren känner till innehållet i varje överföringspaket och kan sammankoppla varje paket med rätt beskrivning.

Begränsningar för filer som ska överföras

Tänk på kraven och begränsningarna på de filer som ska överföras till Riksarkivet, inklusive filformat, när du sammanställer ett överföringspaket. Mer information finns i anvisningen om kraven på filer som ska tas emot (pdf, på finska). En förteckning över de filformat som kan överföras till Riksarkivet finns i slutet av anvisningen.

Instrutionsvideor (på finska)

Instruktionsvideor om att skapa överföringspaket kommer senare.

Sähke2-material


Tjänsten för digital arkivering