Instruktionsbank
Riksarkivet styr och stöder myndigheters dokumenthantering och arkivfunktion genom att ge föreskrifter, anvisningar, rekommendationer och vägledningar.
En del normer finns endast på finska.
Föreskrifter och anvisningar
- Skydd av handlingar i undantagsförhållanden, 2014 (på finska)
- Avslutandet och delandet av arkiv vid grundandet av regionplane- eller landskapsförbund, 1990 (på finska)
- Gallring av den offentliga förvaltningens handlingar, 2010 (på finska)
- Riksarkivets specifikationer för digitalisering som syftar till förstöring av det analoga uttrycket, 2019
- Handelsregistershandlingar: förvaring och förvaringstider, 2004 (på finska)
- Allmänna principer för handhavande av arkiv hos myndigheter som upphörde med verksamheten i samband med häradsreformen, 1996 (på finska)
- Handhavande av arkiv hos statliga yrkesskolinrättningar som övergått i kommunal ägo, 2000 (på finska)
- Föreskrift och anvisningar angående arkivutrymmen, 2013
- Ersättande av varaktigt förvarade handlingar och elektroniskt informationsmaterial med mikrofilm, 2011 (på finska)
- Anvisning om skyddsmaterial, 2018
- Elektronisk förvaring av dokumentinformation som ska förvaras varaktigt och som ingår i diarier, ärende- och beslutsregister samt i ärendehanteringssystem, 2016
- Allmänna principer för handhavande av arkiv hos de myndigheter vars verksamhet upphörde vid inrättandet av arbetskrafts- och näringscenter, 1997 (på finska)
- Riksarkivets allmänna anvisningar om skötseln av statliga kommittéers och delegationers arkiv, 1983 (på finska)
- Gallring och utgallring av statsförvaltningens handlingar, 2010 (på finska)
- Gallringsanvisning för privata arkiv, 2011 (på finska)
- Ersättande av varaktigt förvarade handlingar på papper och informationsmaterial i elektronisk form med mikrofilm, 2005
- Guide för den kommunala arkivfunktionen, 1996
- Överföring av handlingar som ska arkiveras från statliga ämbetsverk, inrättningar, domstolar och andra lagskipningsorgan samt andra statliga myndigheter till Riksarkivet, 2020
- Riksarkivets specifikationer för digitalisering av specialmaterial som ska arkiveras 2021
- Arkivering av den offentliga förvaltningens informationsmaterial från coronapandemitiden, 2021
- Föreskrift om överföring till Riksarkivet av statliga myndigheters handlingar som ska arkiveras, 2021
- Föreskrift om formen för de handlingar som ska arkiveras, 2021
*****************
Rekommendationer och guider (på finska)
- Arkivens beskrivnings- och katalogiseringsregler, 1997
- Arkivbildningsplanen - en handledning, 2007
- Arkiven, samhällets fungerande minne, lärobok, 2006
- Självutvärderingsguide för dokumentförvaltningen enligt CAF, 2009
- Guide för dokumentförvaltningen vid statsförvaltningens organisationsförändringar, 2009
- Kvalitetskriterier för mikrofilmning och utskrift på mikrofilm av dokumentärt kulturarv 2011
- En god informationshantering 2004
- Guide för den kommunala dokumentförvaltningen, 2011
*****************
Gallringsbeslut
Gallringsbeslut som gäller den offentliga förvaltningen (på svenska)
Gallringsbeslut som gäller den offentliga förvaltningen (på finska)
- Ammattikorkeakoulujen ja ammatillisten oppilaitosten opinnäytetöiden ja vastaavien asiakirjojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto 2014
- Ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa
- Julkishallinnon asiakirjatietojen seulonta 2010
- Julkishallinnon henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys 2022
- Kaupanvahvistajien päiväkirjojen, kiinteistönluovutusilmoitusten sekä luovutuskirjojen määräaikainen säilytys, 2020
- Potilasasiakirjojen pysyvä säilytys 2009
- Potilasasiakirjojen seulonnassa korvaavat otantamenetelmät, 2003
- Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvä säilytys 2014
- Vanhojen potilastietojen säilyttäminen toistaiseksi pysyvästi sähköisessä muodossa
Gallringsbeslut som gäller statsförvaltningen (på svenska)
- Varaktig förvaring av klienthandlingar och -uppgifter inom socialvården, 2014
- Varaktig förvaring av informationen i förvaltningsdomstolarnas och specialdomstolarnas HAIPA-informationssystem enbart i digitalt format, 2019
- Varaktig förvaring enbart i digitalt format av handlingar som gäller utsökningsverksamhet 2019
- Varaktig förvaring av handlingar som gäller utsökningsverkets administrativa uppgifter 2020
- Varaktig förvaring av valhandlingar 2021
Gallringsbeslut som gäller statsförvaltningen (på finska)
- Alioikeuksien asunto-oikeusasiakirjojen säilytysajan muuttaminen 2012
- Alioikeuksien muuntorangaistusasiakirjojen hävittäminen 2011
- Alueellisten taidetoimikuntien asiakirjojen pysyvä säilytys
- Aluehallintovirastojen alkoholiasioiden pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2017
- Aluehallintovirastojen elinkeinovalvonnan pysyvästi säilytettävät asiakirjat
- Aluehallintovirastojen pelastustoimen ja varautumisen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2017
- Aluehallintovirastojen poronhoitoasioiden pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2017
- Aluehallintovirastojen yleishallintoyksikön, talousyksikön sekä toiminta- ja materiaaliyksikön asiakirjojen pysyvä säilytys 2017
- Aluehallintovirastojen ympäristölupatehtävien pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2017
- Arkistolaitoksen päätös pysyvästi säilytettävistä potilasasiakirjoista 2009
- Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY-keskukset) ja TE-toimistojen USPA-asiankäsittelyjärjestelmään sisältyvien asiakirjatietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto
- Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten liikennelupapäätösten määräaikainen säilytys 2012
- Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten liittymälupa-asiakirjojen määräaikainen säilytys 2014
- Hallinto- ja erityistuomioistuinten HAIPA-tietojärjestelmäntietojen pysyvä säilyttäminen yksinomaan digitaalisessa muodossa 2019
- Hallinto-oikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 2014
- Hallinto-oikeuksien ja Ahvenanmaan hallintotuomioistuimen asiakirjojen pysyvä säilytys 2006
- Hallitusten asiakirjojen pysyvä säilytys
- Hovioikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 2009
- Kihlakunnanvirastojen asiakirjojen säilytys 2003
- Käräjäoikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 1994
- Käräjäoikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 2001
- Käräjäoikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 2003
- Käräjäoikeuksien eräiden asiakirjojen pysyvä säilytys 2008
- Käräjäoikeuksien ja hovioikeuksien hallinto-, henkilöstö- ja talousasioita koskevien asiakirjojen sekä eräiden lainkäyttöasioita koskevien asiakirjojen pysyvä säilytys
- Lääninhallitusten pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2011
- Lääninkonttorien tilitositteiden hävittäminen 2007
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 1999
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 2005
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 2008
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 2012
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 2015
- Maistraattien eräiden asiakirjojen pysyvä säilytys 2007
- Maistraattien pysyvä asiakirjojen säilytys 2000
- Oikeusaputoimistojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2002
- Oikeusaputoimistojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2010
- Perintöverolautakuntien eräiden asiakirjojen hävittäminen 2013
- Poliisin hallintoasioiden asiakirjojen pysyvä säilytys 2013
- Riistanhoitopiirien ja -yhdistysten asiakirjojen pysyvä säilytys 2006
- Sisäasiainhallinnon palvelukeskuksen Palken asiakirjojen pysyvä säilytys 2009
- Sosiaalivakuutuslautakuntien eräiden asiakirjojen hävittäminen 2013
- Syyttäjäyksiköiden asiakirjojen pysyvä säilytys 2003
- TE-keskusten asiakirjojen säilytys 2008
- TE-toimistojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2010
- TE-toimistojen eräiden asiakirjojen määräaikainen säilytys 2014
- Työvoiman palvelukeskusten asiakirjojen pysyvä säilytys 2008
- Työvoimatoimistojen asiakirjojen säilytys 2004
- Ulosoton tehtävissä syntyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen yksinomaan digitaalisessa muodossa 2019
- Ulosoton tietojärjestelmien tietojen säilytys 2003
- Ulosoton tietojärjestelmän vuosien 1992-2004 tietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto
- Ulosottolaitoksen hallinnollisten tehtävien asiakirjatietojen pysyvä säilytys 2020
- Ulosottopiirien asiakirjojen pysyvä säilytys 1999
- Ulosottovirastojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2008
- Ulosottovirastojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2015
- Vaaliasiakirjojen pysyvä säilytys 2021
- Vaalien ja kansanäänestysten asiakirjojen säilytysajat 1994
- Vaalitietojärjestelmän tietojen pysyvä sähköinen säilytys 2013
- Valtion ammatillisen oppilaitoksen asiakirjojen pysyvä säilytys 2009
- Valtion oikeusaputoimistojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2012
- Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) asiakirjojen pysyvä säilytys 2013
- Valtioneuvoston EU-arkistonmuodostussuunnitelmassa mainittujen asiakirjojen pysyvä säilytys 2005
- Valtioneuvoston Hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen ja Hankerekisterin arkistoraporttien pysyvä säilytys 2008
- Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen pysyvä säilytys 2000
- Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen pysyvä säilytys 2013
- Valtionverolautakuntien eräiden asiakirjojen hävittäminen 2013
- Verohallinnon asiakirjojen pysyvä säilytys 2007
- Verohallinnon luonnollisten henkilöiden tuloverotustietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto verovuodesta 2010 alkaen 24.8.2012
- Verohallinnon luonnollisten henkilöiden verovuoden 2010 tuloverotuksen verotuspäätösten pysyvä säilytys otoksena sähköisessä muodossa 23.8.2012
- Verohallinnon verovuosien 2006-2009 luonnollisten henkilöiden tuloverotustietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto 7.8.2012
- Verohallinnon verovuosien 2006-2009 yhteisöjen ja yhteisetuuksien tuloverotuksen julkisten tietojen pysyvä säilytys sähköisessä muodossa 20.8.2012
- Verotoimistojen ja valtionverolautakuntien veroluokituskorttien hävittäminen 2012
- Verotoimistojen, perintöverolautakuntien ja valtionverolautakuntien eräiden asiakirjojen hävittäminen 2011
- Yliopistojen palvelukeskus Certian asiakirjojen pysyvä säilytys 2009
Gallringsbeslut som gäller kommuner (på svenska)
- Riksarkivets beslut om utgallring av kommunala handlingar, 1989
- Varaktig förvaring av småbarnspedagogikens handlingar och deras förvaringsform, 2019
- Varaktig förvaring av handlingar som gäller miljöskydd 2020
- Varaktig förvaring av kommunala miljöskyddshandlingar, 2002
- Varaktig förvaring av kommunala undervisningsväsendets handlingar, 2003
- Varaktig förvaring av dokumentinformation som tillkommer inom kommunala organisationers lagstadgade byggnadstillsyn, 2016
- Varaktig förvaring i enbart elektronisk form av varaktigt förvarad dokumentinformation rörande kommunala organisationers byggnadstillsyn, 2016
- Varaktig förvaring av protokoll jämte bilagor från kommunala organ och organ inom organisationer som sköter en offentlig uppgift, 2016
Gallringsbeslut som gäller kommuner (på finska)
- Koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnan asiakirjat 2005
- Kunnalliset asuntotoimen pysyvästi säilytettävät asiakirjat, 2001
- Kunnalliset elinkeinotoimen, kuluttajaneuvonnan, talous- ja velkaneuvonnan ja kotitalous- ja käsityöneuvonnan pysyvästi säilytettävät asiakirjat 17.10.2005
- Kunnalliset kiinteistönmuodostuksen, mittaus- ja karttapalvelujen ja asiamiespalvelujen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2008
- Kunnalliset maankäytön, kaavoituksen ja maapolitiikan pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2008
- Kunnalliset opetustoimen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2003
- Kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2001
- Kunnalliset ympäristönsuojelun pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2002
- Kunnalliset ympäristöterveydenhuollon pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2003
- Kunnallista yhdyskuntatekniikkaa ja yhdyskuntarakentamista koskevien palvelujen sekä kunnallisen liiketoiminnan ja pelastustoimen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2013
- Kunnallisten lomituspalvelujen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2002
- Kunnallisten maaseutuelinkeinopalvelujen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2002
- Kunnallisten organisaatioiden rakennusvalvonnan pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa
- Kunnallisten toimielinten ja julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden toimielinten pysyvästi säilytettävät pöytäkirjat ja niiden liitteet
- Kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvien asiakirjatietojen pysyvä säilytys
- Lakkautettujen kansakoulujen eräiden asiakirjojen hävittäminen 2010
- Maakunnan liittojen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2003
- Maakuntien liittojen asiakirjatietojen pysyvä säilytys 2017
- Sidonnaisuusilmoituksien ja sidonnaisuusrekisterien tietojen pysyvä säilyttäminen 2017
- Säilytettävät kunnalliset rakennusvalvonnan asiakirjat 2008
- Säilytettävät kunnalliset sivistystoimen asiakirjat 2004
- TE-palvelujen asiakirjatietojen pysyvä säilytys, 2017
- Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989
- Varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta 2019
- Yleisten kirjastojen eräiden asiakirjatietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto
- Ympäristönsuojelun pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2020
- Ympäristöterveydenhuollon pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2020
Kommunalförbundets publikationer
Kommunala handlingars förvaringstider, delar 1-5 (pdf)
- Allmän förvaltning
- Ekonomiförvaltning
- Personal och förtroendevalda
- Materialförvaltningen/logistiken, bespisning, textil- och klädvård
- Fastighets- och byggfunktionen
Kommunala handlingars förvaringstider, delar 12-13 (pdf)
- Undervisningsväsendet
- Bildningsväsendet