Styrning av den offentliga förvaltningens dokumenthantering och arkivfunktion
Riksarkivet styr och stöder myndigheters dokumenthantering och arkivfunktion genom att ge föreskrifter, anvisningar, rekommendationer och vägledningar.
En del normer finns endast på finska.
Föreskrifter och anvisningar
- Skydd av handlingar i undantagsförhållanden, 2014 (på finska)
- Avslutandet och delandet av arkiv vid grundandet av regionplane- eller landskapsförbund, 1990 (på finska)
- Varaktig förvaring i enbart elektronisk form av information av handlingskaraktär i ärendehanteringssystem (SÄHKE 1), 2005
- Gallring av den offentliga förvaltningens handlingar, 2010 (på finska)
- Riksarkivets specifikationer för digitalisering som syftar till förstöring av det analoga uttrycket, 2019
- Handelsregistershandlingar: förvaring och förvaringstider, 2004 (på finska)
- Allmänna principer för handhavande av arkiv hos myndigheter som upphörde med verksamheten i samband med häradsreformen, 1996 (på finska)
- Handhavande av arkiv hos statliga yrkesskolinrättningar som övergått i kommunal ägo, 2000 (på finska)
- Föreskrift och anvisningar angående arkivutrymmen, 2013
- Ersättande av varaktigt förvarade handlingar och elektroniskt informationsmaterial med mikrofilm, 2011 (på finska)
- Anvisning om skyddsmaterial, 2018
- SÄHKE2-bestämmelse, 2009 (Behandling, hantering och förvaring av elektronisk dokumentär information)
- Elektronisk förvaring av dokumentinformation som ska förvaras varaktigt och som ingår i diarier, ärende- och beslutsregister samt i ärendehanteringssystem, 2016
- Allmänna principer för handhavande av arkiv hos de myndigheter vars verksamhet upphörde vid inrättandet av arbetskrafts- och näringscenter, 1997 (på finska)
- Riksarkivets allmänna anvisningar om skötseln av statliga kommittéers och delegationers arkiv, 1983 (på finska)
- Gallring och utgallring av statsförvaltningens handlingar, 2010 (på finska)
- Gallringsanvisning för privata arkiv, 2011 (på finska)
- Ersättande av varaktigt förvarade handlingar på papper och informationsmaterial i elektronisk form med mikrofilm, 2005
- Guide för den kommunala arkivfunktionen, 1996
- Överföring av handlingar som ska arkiveras från statliga ämbetsverk, inrättningar, domstolar och andra lagskipningsorgan samt andra statliga myndigheter till Riksarkivet, 2020
- Riksarkivets specifikationer för digitalisering av specialmaterial som ska arkiveras 2021
- Arkivering av den offentliga förvaltningens informationsmaterial från coronapandemitiden, 2021
- Föreskrift om överföring till Riksarkivet av statliga myndigheters handlingar som ska arkiveras, 2021
- Föreskrift om formen för de handlingar som ska arkiveras, 2021
*****************
Rekommendationer och guider (på finska)
- Arkivens beskrivnings- och katalogiseringsregler, 1997
- Arkivbildningsplanen - en handledning, 2007
- Arkiven, samhällets fungerande minne, lärobok, 2006
- Självutvärderingsguide för dokumentförvaltningen enligt CAF, 2009
- Guide för dokumentförvaltningen vid statsförvaltningens organisationsförändringar, 2009
- Kvalitetskriterier för mikrofilmning och utskrift på mikrofilm av dokumentärt kulturarv 2011
- En god informationshantering 2004
- Guide för den kommunala dokumentförvaltningen, 2011
*****************
Gallringsbeslut
Gallringsbeslut som gäller den offentliga förvaltningen (på svenska)
Gallringsbeslut som gäller den offentliga förvaltningen (på finska)
- Ammattikorkeakoulujen ja ammatillisten oppilaitosten opinnäytetöiden ja vastaavien asiakirjojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto 2014
- Ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa
- Julkishallinnon asiakirjatietojen seulonta 2010
- Kaupanvahvistajien päiväkirjojen, kiinteistönluovutusilmoitusten sekä luovutuskirjojen määräaikainen säilytys, 2020
- Potilasasiakirjojen pysyvä säilytys 2009
- Potilasasiakirjojen seulonnassa korvaavat otantamenetelmät, 2003
- Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvä säilytys 2014
- Vanhojen potilastietojen säilyttäminen toistaiseksi pysyvästi sähköisessä muodossa
Gallringsbeslut som gäller kommuner (på svenska)
- Riksarkivets beslut om utgallring av kommunala handlingar, 1989
- Varaktig förvaring av småbarnspedagogikens handlingar och deras förvaringsform, 2019
- Varaktig förvaring av handlingar som gäller miljöskydd 2020
- Varaktig förvaring av kommunala miljöskyddshandlingar, 2002
- Varaktig förvaring av kommunala undervisningsväsendets handlingar, 2003
- Varaktig förvaring av dokumentinformation som tillkommer inom kommunala organisationers lagstadgade byggnadstillsyn, 2016
- Varaktig förvaring i enbart elektronisk form av varaktigt förvarad dokumentinformation rörande kommunala organisationers byggnadstillsyn, 2016
- Varaktig förvaring av protokoll jämte bilagor från kommunala organ och organ inom organisationer som sköter en offentlig uppgift, 2016
Gallringsbeslut som gäller kommuner (på finska)
- Koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnan asiakirjat 2005
- Kunnalliset asuntotoimen pysyvästi säilytettävät asiakirjat, 2001
- Kunnalliset elinkeinotoimen, kuluttajaneuvonnan, talous- ja velkaneuvonnan ja kotitalous- ja käsityöneuvonnan pysyvästi säilytettävät asiakirjat 17.10.2005
- Kunnalliset kiinteistönmuodostuksen, mittaus- ja karttapalvelujen ja asiamiespalvelujen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2008
- Kunnalliset maankäytön, kaavoituksen ja maapolitiikan pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2008
- Kunnalliset opetustoimen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2003
- Kunnalliset tuki- ja ylläpitotehtävien pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2001
- Kunnalliset ympäristönsuojelun pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2002
- Kunnalliset ympäristöterveydenhuollon pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2003
- Kunnallista yhdyskuntatekniikkaa ja yhdyskuntarakentamista koskevien palvelujen sekä kunnallisen liiketoiminnan ja pelastustoimen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2013
- Kunnallisten lomituspalvelujen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2002
- Kunnallisten maaseutuelinkeinopalvelujen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2002
- Kunnallisten organisaatioiden rakennusvalvonnan pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa
- Kunnallisten toimielinten ja julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden toimielinten pysyvästi säilytettävät pöytäkirjat ja niiden liitteet
- Kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvien asiakirjatietojen pysyvä säilytys
- Lakkautettujen kansakoulujen eräiden asiakirjojen hävittäminen 2010
- Maakunnan liittojen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2003
- Maakuntien liittojen asiakirjatietojen pysyvä säilytys 2017
- Sidonnaisuusilmoituksien ja sidonnaisuusrekisterien tietojen pysyvä säilyttäminen 2017
- Säilytettävät kunnalliset rakennusvalvonnan asiakirjat 2008
- Säilytettävät kunnalliset sivistystoimen asiakirjat 2004
- TE-palvelujen asiakirjatietojen pysyvä säilytys, 2017
- Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989
- Varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta 2019
- Yleisten kirjastojen eräiden asiakirjatietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto
- Ympäristönsuojelun pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2020
- Ympäristöterveydenhuollon pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2020
Gallringsbeslut som gäller statsförvaltningen (på svenska)
- Varaktig förvaring av klienthandlingar och -uppgifter inom socialvården, 2014
- Varaktig förvaring av informationen i förvaltningsdomstolarnas och specialdomstolarnas HAIPA-informationssystem enbart i digitalt format, 2019
- Varaktig förvaring enbart i digitalt format av handlingar som gäller utsökningsverksamhet 2019
- Varaktig förvaring av handlingar som gäller utsökningsverkets administrativa uppgifter 2020
- Varaktig förvaring av valhandlingar 2021
Gallringsbeslut som gäller statsförvaltningen (på finska)
- Alioikeuksien asunto-oikeusasiakirjojen säilytysajan muuttaminen 2012
- Alioikeuksien muuntorangaistusasiakirjojen hävittäminen 2011
- Alueellisten taidetoimikuntien asiakirjojen pysyvä säilytys
- Aluehallintovirastojen alkoholiasioiden pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2017
- Aluehallintovirastojen elinkeinovalvonnan pysyvästi säilytettävät asiakirjat
- Aluehallintovirastojen pelastustoimen ja varautumisen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2017
- Aluehallintovirastojen poronhoitoasioiden pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2017
- Aluehallintovirastojen yleishallintoyksikön, talousyksikön sekä toiminta- ja materiaaliyksikön asiakirjojen pysyvä säilytys 2017
- Aluehallintovirastojen ympäristölupatehtävien pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2017
- Arkistolaitoksen päätös pysyvästi säilytettävistä potilasasiakirjoista 2009
- Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY-keskukset) ja TE-toimistojen USPA-asiankäsittelyjärjestelmään sisältyvien asiakirjatietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto
- Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten liikennelupapäätösten määräaikainen säilytys 2012
- Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten liittymälupa-asiakirjojen määräaikainen säilytys 2014
- Hallinto- ja erityistuomioistuinten HAIPA-tietojärjestelmäntietojen pysyvä säilyttäminen yksinomaan digitaalisessa muodossa 2019
- Hallinto-oikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 2014
- Hallinto-oikeuksien ja Ahvenanmaan hallintotuomioistuimen asiakirjojen pysyvä säilytys 2006
- Hallitusten asiakirjojen pysyvä säilytys
- Hovioikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 2009
- Kihlakunnanvirastojen asiakirjojen säilytys 2003
- Käräjäoikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 1994
- Käräjäoikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 2001
- Käräjäoikeuksien asiakirjojen pysyvä säilytys 2003
- Käräjäoikeuksien eräiden asiakirjojen pysyvä säilytys 2008
- Käräjäoikeuksien ja hovioikeuksien hallinto-, henkilöstö- ja talousasioita koskevien asiakirjojen sekä eräiden lainkäyttöasioita koskevien asiakirjojen pysyvä säilytys
- Lääninhallitusten pysyvästi säilytettävät asiakirjat 2011
- Lääninkonttorien tilitositteiden hävittäminen 2007
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 1999
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 2005
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 2008
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 2012
- Maistraattien asiakirjojen pysyvä säilytys 2015
- Maistraattien eräiden asiakirjojen pysyvä säilytys 2007
- Maistraattien pysyvä asiakirjojen säilytys 2000
- Oikeusaputoimistojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2002
- Oikeusaputoimistojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2010
- Perintöverolautakuntien eräiden asiakirjojen hävittäminen 2013
- Poliisin hallintoasioiden asiakirjojen pysyvä säilytys 2013
- Riistanhoitopiirien ja -yhdistysten asiakirjojen pysyvä säilytys 2006
- Sisäasiainhallinnon palvelukeskuksen Palken asiakirjojen pysyvä säilytys 2009
- Sosiaalivakuutuslautakuntien eräiden asiakirjojen hävittäminen 2013
- Syyttäjäyksiköiden asiakirjojen pysyvä säilytys 2003
- TE-keskusten asiakirjojen säilytys 2008
- TE-toimistojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2010
- TE-toimistojen eräiden asiakirjojen määräaikainen säilytys 2014
- Työvoiman palvelukeskusten asiakirjojen pysyvä säilytys 2008
- Työvoimatoimistojen asiakirjojen säilytys 2004
- Ulosoton tehtävissä syntyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen yksinomaan digitaalisessa muodossa 2019
- Ulosoton tietojärjestelmien tietojen säilytys 2003
- Ulosoton tietojärjestelmän vuosien 1992-2004 tietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto
- Ulosottolaitoksen hallinnollisten tehtävien asiakirjatietojen pysyvä säilytys 2020
- Ulosottopiirien asiakirjojen pysyvä säilytys 1999
- Ulosottovirastojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2008
- Ulosottovirastojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2015
- Vaaliasiakirjojen pysyvä säilytys 2021
- Vaalien ja kansanäänestysten asiakirjojen säilytysajat 1994
- Vaalitietojärjestelmän tietojen pysyvä sähköinen säilytys 2013
- Valtion ammatillisen oppilaitoksen asiakirjojen pysyvä säilytys 2009
- Valtion oikeusaputoimistojen asiakirjojen pysyvä säilytys 2012
- Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) asiakirjojen pysyvä säilytys 2013
- Valtioneuvoston EU-arkistonmuodostussuunnitelmassa mainittujen asiakirjojen pysyvä säilytys 2005
- Valtioneuvoston Hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen ja Hankerekisterin arkistoraporttien pysyvä säilytys 2008
- Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen pysyvä säilytys 2000
- Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen pysyvä säilytys 2013
- Valtionverolautakuntien eräiden asiakirjojen hävittäminen 2013
- Verohallinnon asiakirjojen pysyvä säilytys 2007
- Verohallinnon luonnollisten henkilöiden tuloverotustietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto verovuodesta 2010 alkaen 24.8.2012
- Verohallinnon luonnollisten henkilöiden verovuoden 2010 tuloverotuksen verotuspäätösten pysyvä säilytys otoksena sähköisessä muodossa 23.8.2012
- Verohallinnon verovuosien 2006-2009 luonnollisten henkilöiden tuloverotustietojen pysyvä säilytys ja säilytysmuoto 7.8.2012
- Verohallinnon verovuosien 2006-2009 yhteisöjen ja yhteisetuuksien tuloverotuksen julkisten tietojen pysyvä säilytys sähköisessä muodossa 20.8.2012
- Verotoimistojen ja valtionverolautakuntien veroluokituskorttien hävittäminen 2012
- Verotoimistojen, perintöverolautakuntien ja valtionverolautakuntien eräiden asiakirjojen hävittäminen 2011
- Yliopistojen palvelukeskus Certian asiakirjojen pysyvä säilytys 2009