Uudistunut ohjepankki

När det digitala materialet har överförts till Riksarkivet via tjänsten för elektronisk arkivering, är det sökbart i webbtjänsten ASTIA.

• Beskrivning av Astia (pdf, finska)
• Ibruktagande av Astia för kunder hos tjänsten för elektronisk arkivering (pdf, finska)
• Modell för anmälningsblankett om användarrättigheter (excel, finska)
• Blankett för användarrättigheter (excel, finska)

Syftet med detta policydokument är att beskriva mål, metoder och kriterier för fastställande av be varandevärde och gallring samt kriterierna för bestämning av vilket av det informationsmaterial som samlas hos myndigheter och privata aktörer som utför offentliga uppgifter som ska arkiveras. Dokumentets mål är också att säkerställa kontinuiteten och konsekvensen i fastställandet av beva randevärde och gallringen. Dokumentet gäller inte fastställande av förvaringstiderna för dokument information som ska förvaras en viss tid. 

Guiden är avsedd föt alla som organiserar analoga arkiv och som ett grundläggande informationspaket för användare av analoga arkiv och andra som är intresserade av ämnet. Den första delen av guiden innehåller en genomgång av hur man organiserar ett arkiv, steg för steg. I den andra delen förklaras hur man säkerställer det fysiska bevarandet av analoga arkiv. I slutet av guiden finns en minneslista, som sammanfattar de viktigaste stegen när man organiserar ett arkiv. 

Det är värt att notera att guiden framställer organisering av ett arkiv som åtgärder som framskrider linjärt. I praktiken får man under organiseringsarbetet ibland gå tillbaka till tidigare skeden och ibland utföra olika skeden parallellt. 

Åtgärdsvägen för arkivering är en helhetsbild av arbetsfaserna i genomförandet av arkivering och deras förhållande till den övriga informationshanteringen.

I handledningen får du information om hur livscykeln för informationsmaterial som ska arkiveras bör planeras och om genom vilka åtgärder i varje livscykelfas du kan främja materialens hantering, bevarande, användbarhet och begriplighet.

Guiden baserar sig på Riksarkivets kriterier för det kulturhistoriska värdet av den analoga bevarandeformen.  

Från och med början av 2024 bedömer aktörer inom den offentliga förvaltningen självständigt det kulturhistoriska värdet av analoga handlingar och bevarandeformen, i enlighet med Riksarkivets allmänna beslut (KA/15927/28.02.01/2023) och gällande bedömningskriterier. 

I anvisningen presenteras de allmänna principer som ska följas vid hantering av arkiven från de ämbetsverk som upplöstes den 1.9.1997 i samband med inrättandet av arbets- och näringscentralerna. De principer som presenteras i anvisningen tillämpas i tillämpliga delar även på handlingarna från Finlands utrikeshandelsförbunds uppgifter som avslutades till följd av reformen.

Kvaliteten på skyddsmaterialen påverkar bevarandet av analoga dokument. Vid skydd av det dokumentära kulturarvet med permanent bevarande ska cellulosbaserade skyddsmaterial som uppfyller de kriterier som anges i anvisningen användas.
Skyddsmaterialen indelas i primär- och sekundärskydd. Som bilaga till anvisningen finns en förteckning över de sekundärskydd som Riksarkivet använder.

Denna helhet är avsedd för alla som arbetar med analogt informationsmaterial inom socialvården. I styrningshelheten behandlas arbetsfaserna då man ordnar ett analogt arkiv och ges praktiska tips i anknytning till dem. Därtill innehåller styrningshelheten också basuppgifter och anvisningar som behövs för att ordna analogt material inom socialvården i syfte att säkerställa att informationsmaterialet bevaras. 

Styrningshelheten lämpar sig bäst för ordnande av analoga arkiv inom socialvården som har bildats under 1900-talet. Helheten ger verktyg för att förstå dessa tidigare bildade arkivhelheter och för att slutföra deras ordnande. 

Förordningen anger format och överföring av arkivhandlingar till Riksarkivet. Arkivhandlingar ska överföras till Riksarkivet i elektronisk form, om inte Riksarkivet har bestämt annat enligt arkivlagen.

Föreskrifter och anvisningar gällande arkivanläggningar för permanent bevarad dokumentation. Målgruppen för anvisningarna är arkivskapare som avses i 1 § arkivlagen och privata arkiv som får permanent statligt stöd.

Riksarkivet har förlängt normens giltighet 20.9.2018 tills vidare

Förordningen anger formatet för dokument som ska arkiveras. Dokument som skapats från och med den 1 januari 2022 ska arkiveras uteslutande i elektronisk form, med undantag för analoga dokument som konverterats till elektronisk form, vars analoga form inte får förstöras med stöd av en föreskrift som meddelats med stöd av 14 a § arkivlagen. Analoga dokument som skapats från och med den 1 januari 2022 ska konverteras till elektronisk form i enlighet med Riksarkivets gällande krav för att säkerställa deras bevarande i elektronisk form.

Förstöring av analoga dokument som konverterats till elektroniskt format är tillåten enligt 14 a § arkivlagen. Riksarkivet ska separat fastställa formatet för arkivdokument som skapats före den 1 januari 2022.

Anvisningen gäller hantering av arkiven vid kommunaliserade och privatiserade statliga yrkesläroanstalter.

Anvisningen innehåller de allmänna principer som ska följas vid hantering av arkiven från de ämbetsverk som avslutade sin verksamhet till följd av häradsreformen som trädde i kraft den 1.12.1996.

Guiden innehåller Riksarkivets handledning för behandling av mögelmisstänkt eller mögligt arkivmaterial. Syftet med handledningen är att bidra till att säkerställa bevarandet av mögelskadat material och att förebygga uppkomsten av mögelproblem i arkivmaterial. I handledningen betonas vikten av personligt skydd vid behandlingen av mögelmisstänkt eller mögligt material.

Anvisningen presenterar de arkivförvaltningsprinciper som är ändamålsenliga att följa vid upplösning av regionplaneförbund och landskapsförbund samt vid ersättandet av dem med nya kommunalförbund eller vid sammanslagning av dem.

Informationspaketet om arkivering är avsett för dem som siktar på en yrkesbana inom arkiv- ja dokumenthantering eller som just har inlett sitt arbete inom området, samt för expert inom andra områden som vill bekanta sig med grunderna.

Du lär sig att förstå vad arkivering är, varför den görs och vem som utför den. Avsnitten kompletterar varandra, och den bästä helhetsbilden får du genom att ta del av hela informationspaketet. Paketet fokuserar på arkivering ur den offentliga förvaltningens perspektiv, men är också andvändbart för andra aktörer. 

Vid beredskap inför undantagsförhållanden ska centrala analoga dokument grupperas så att organisationer kan fortsätta sin verksamhet utan avbrott och identifiera de dokument som ska skyddas av forsknings-, juridiska och ekonomiska skäl. Anvisningen innehåller principer för gruppering av analoga dokument. Anvisningen ger också vägledning om hur en skyddsplan för dokument ska upprättas.

I anvisningen beskrivs hur myndigheter som använder Riksarkivets Astia-tjänst kan lämna respons om användningen och utvecklingen av Astia.

​​​​​​Avtalsmallar för massdigitaliseringsöverföringar och begrepp inom arkivering.

Slutrapport för massdigitaliseringens pilotprojekt och slutrapport för Proof of Concept. 

​​​​​​​

Uppgifter och blanketter relaterade till Astias tjänster som länkar.

Massdigitalisering anvisningar för överföring med bilagor.

Kommunernas gemensamma uppgiftsklassificering, kompletterad version 9.6.2010.

Serien Kommunala handlingars förvaringstider. Föreskrifter och rekommendationer är en handledningsserie som Kommunförbundet publicerade under 2000- och 2010-talen till stöd för fastställandet av förvaringstider. I publikationerna har även Riksarkivets gallringsbeslut om kommunernas varaktigt förvarade (arkiverade) handlingar beaktats. Handledningarna kan fortfarande användas som stöd för fastställandet av förvaringstider och det praktiska gallringsarbetet. I fortsättningen ger dataförvaltningsnämnden råd om fastställandet av förvaringstider samt bereder och publicerar rekommendationer om förvaringstider.

Den första filen omfattar följande verksamhetsområden:

• Allmän förvaltning
• Ekonomiförvaltning
• Personal och förtroendevalda
• Materialförvaltningen/logistiken, bespisning, textil- och klädvård
• Fastighets- och byggfunktionen

Den andra filen omfattar följande verksamhetsområden

• Undervisningsväsendet
• Bildningsväsendet 

Övriga anvisningar (handlingars förvaringstider) finns tillgängliga på finska

Riksarkivets år 2011 publicerade handbok för kommunal dokumenthantering är avsedd för kommuner, samkommuner och kommunala affärsverk samt för organisationer som sköter offentliga uppgifter för dessa. Handboken behandlar Riksarkivets och andra myndigheters föreskrifter om skötsel av dokumenthantering för arkivbildare inom kommuner, samkommuner och kommunala affärsverk. Dessutom innehåller handboken rekommendationer och anvisningar från olika håll som är nyttiga att följa bl.a. för att säkerställa arbetets kvalitet och smidighet, för att spara arbete eller för att förhindra överlappande arbete.