Uudistunut ohjepankki

Upphävda anvisningar i anvisningsserien Riksarkivets allmänna anvisningar 

Riksarkivets allmänna anvisning nr 9 har upphävts i fråga om projekt som tillsatts av statsrådet och ministerierna genom ett beslut av arkivverket den 29.12.2008 (KA/2181/431/2007).

Arkivverkets rekommendation för kvalitetskriterier vid digitalisering 2008 (AL/11130/07.01.02.04.02/2008)

• Pdf, finska
• Ersättas av instruktion Riksarkivets specifikationer för digitalisering av specialmaterial som ska arkiv-
  eras 2021 (RA/15780/07.01.02.04.02/2020)

Riksarkivets specifikationer för digitalisering 2016 (AL/11130/07.01.02.04.02/2008)

• Pdf, finska
• Ersättas av instruktion Riksarkivets specifikationer för digitalisering av specialmaterial som ska arkiv-
  eras 2021 (RA/15780/07.01.02.04.02/2020)

Riksarkivets specifikationer för digitalisering av specialmaterial som ska arkiv-
eras 2021 (RA/15780/07.01.02.04.02/2020)

• Instruktioner som pdf
  • Exempel 1 på överföringspaket som bildas i digitaliseringsprocessen, beskrivna på sidan 16 (EsimerkkipakettiJPEG2020.tar)
    • Värden i exemplet (pdf)
    • Identifier (zip)
    • Md5 (txt)
  • Exempel 2 på överföringspaket som bildas i digitaliseringsprocessen, beskrivna på sidan 16 (esimerkkipakettiTIF2020.tar)
    • Värden i exemplet (pdf)
    • Identifier (zip)
    • MD5 (txt)
• Ersättas av instruktion Krav och anvisningar för digitalisering av handlingar som ska arkiveras 2024 (RA/20919/30.01.00/2024)

Riksarkivets specifikationer för digitalisering som gör det möjligt att förstöra
det analoga uttrycket 2019 (KA/3357/07.01.02.04.02/2019)

• Krav som pdf-fil
  • Exempelpaket TIF (zip)
  • Exempelpaket JPEG (zip)
• Ersättas av instruktion Krav och anvisningar för digitalisering av handlingar som ska arkiveras 2024 (RA/20919/30.01.00/2024)

 

Precisering till Riksarkivets digitaliseringsspecifikationer I schemat (version 2) enligt internationella MIX-metadataspecifikationer finns ett element med namnet iccProfileURI. I schemabeskrivningen och i Riksarkivets digitaliseringsspecifikationer anges namnet i version 1-form som iccProfileURL. Även Riksarkivets valideringsverktyg för digitaliserat material godkänner för närvarande formen iccProfileURL. I digitaliserat material som överförs till Riksarkivet ska schemats form iccProfileURI användas.

 

Syftet med Riksarkivets dokument om gallringspolicy och gallringstrategi är att ange de gallringspolitiska och strategiska målen för gallringen av den offentliga förvaltningens handlingar samt grunden för gallringsverksamheten, de centrala begreppen och de viktigaste metoderna. Riksarkivets första dokument om gallringspolicy och gallringsstrategi fastställdes år 2008. 

Upphävda dokument i kronologisk ordning 

• Arkistolaitoksen seulontapolitiikka 2008 (AL/15199/07.01.01.03.00/2008)

Riksarkivets anvisning från år 2010 om gallring av handlingsuppgifter, utarbetande av gallringsframställan som riktas till Riksarkivet samt verkställandet av Riksarkivets gallringsbeslut.

I överföringsföreskrifterna bestäms om överföring till Riksarkivet av statliga ämbetsverks och andra statliga myndigheters handlingar som ska förvaras varaktigt.

Upphävda föreskrifter i kronologisk ordning

• Riksarkivets anvisningar om överföring och överlåtelse av statliga ämbetsverks och inrättningars arkiv till de allmänna arkiven. Riksarkivets allmänna anvisningar nr. 11 (1965), (pdf, finska)
• Riksarkivets anvisningar om överföring och överlåtelse av statliga ämbetsverks och inrättningars arkiv till de allmänna arkiven. Riksarkivets allmänna anvisningar nr. 11 (1985), (pdf, finska)
• Riksarkivets anvisningar om överföring och överlåtelse av statliga ämbetsverks och inrättningars arkiv till de allmänna arkiven. Riksarkivets allmänna anvisningar nr. 11, (1991), (pdf)
• Överföring av handlingar till arkivverket 1996 (3/06/96) (pdf)
• Överföring av handlingar till arkivverket 2002 (284/40/2001) (pdf)
• Föreskrift om överföring till Riksarkivet av statliga myndigheters analoga handlingar som ska arkiveras 2007 (KA/189/40/2007)
• Föreskrift om överföring till Riksarkivet av statliga myndigheters analoga handlingar som ska arkiveras 2013 (AL/22704/07.01.01.00/2011) (pdf, finska)

Ersatt med föreskrift om överföring till Riksarkivet av statliga myndigheters handlingar som ska arkiveras (KA/26492/03.99/2020) 

• Föreskrift som pdf-fil
• Promemoria som pdf-fil
• Kolla också Föreskrift om överföring till Riksarkivet av statliga myndigheters handlingar som ska arkiveras 2020 (KA/26492/03.99/2020) (pdf-tiedostona)

SÄHKE2-bestämmelsen är en bestämmelse som riksarkivet utfärdade år 2008 om de krav och egenskaper som är en förutsättning för varaktig förvaring i enbart elektronisk form av information av handlingskaraktär i olika informationssystem, samt om bildandet av det överföringspaket som produceras i informationssystemen.

SÄHKE2 har upphävts som Riksarkivets bestämmelse 31.12.2022 och upprätthålls inte längre. Bekanta dig med SÄHKE2-rekommendationen, som ersätter bestämmelsen. 

Innehållet i SÄHKE2 kan fortfarande utnyttjas vid planering och genomförande av arkivering. Överensstämmelsen med SÄHKE2 är en stödd struktur för överföring till Riksarkivets Tjänst för digital arkivering. Vid överföring av digitalt material ska man iaktta gällande överföringsanvisningar och anvisningar om godkända filformat för förvaring.

Määräys SÄHKE2-määräyksen kumoamisesta 2022 (KA/12266/07.01.01.00/2022)

• Föreskrift om upphävande av Sähke2-bestämmelsen (pdf)
• Promemoria (pdf)

Upphävda SÄHKE2-bestämmelsen

• SÄHKE2-normen (AL 9815/07.01.01.00/2008, pdf)
• Bilaga 1 Principer för produktion av metadata (pdf)
• Bilaga 2 Metadatamodell (pdf)
• Bilaga 2 Metadatamodell, version 1.3 (pdf), gäller fr.o.m. 16.3.2020. I metadatamodellens kapitel 9 Bilaga 3 anges de ändringar som gjorts i förhållande till metadatamodellens tidigare version. 
•  Sähke2-överföringsfilens xml-schema (XSD-format), första versionen
• Sähke2-överföringsfilens xml-schema (XSD-format), ny version fr.o.m. 1.9.2019
• Förstöringsförslag i enlighet med SÄHKE2-kraven och informationsinnehållet i detta (pdf)

 

Riksarkivet utfärdar inte längre föreskrifter rörande material och metoder för framställning av handlingar som skall förvaras varaktigt. Den senaste föreskriften trädde i kraft den 15 oktober och gällde till och med den 15 oktober 2015. 

Föreskriften har ersatts av anvisningen "Ohje analogisten pysyvästi säilytettävien asiakirjojen suojaamisessa käytettävistä materiaaleista" (KA/13459/07.01.01.00/2018). 

• Anvisning som pdf-fil (på finska)
• Bilaga till anvisningen som pdf-fil (på finska)

Upphävda föreskrifter i kronologisk ordning 

• Papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttäminen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa 1995 (6/63/95)
• Papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttäminen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa 1997 (1/62/97)
• Lisäys määräykseen papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttämisestä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa 1999 (1/62/97)

Upphävda föreskrifter utfärdade före SÄHKE2-föreskriften om behandling, hantering och förvaring av elektronisk information av handlingskaraktär (AL 9815/07.01.01.00/2008) i kronologisk ordning:

• Riksarkivets anvisning A3/86 Arkivutskrifter i samband med datorassisterad registrering
• Riksarkivets allmänna anvisning nr 14 (1987): Arkivväsendets krav vid automatisk databehandling (som pdf-fil)
• VHS 1037 Informationsinnehåll och struktur för diarieblad vid datorassisterad registrering

Arkivverkets föreskrift från 2010 om kvalitetskriterier för mikrofilmning och mikrofilmutskrift. Föreskriften är avsedd som anvisning för framtagning av arkivfilmer som ska förvaras varaktigt.

Syftet med rekommendationen är att belysa olika perspektiv på arkivbildningsplanens informationsinnehåll, struktur, utarbetande, underhåll och användningsmöjligheter.

Syftet med anvisningar om skydd av handlingar är att trygga att handlingar som behövs för organisationernas fortsatta verksamhet samt är nödvändiga av forskningsmässiga, juridiska eller ekonomiska orsaker kan skyddas i undantagsförhållanden och förvaras i användbart skick. 

Upphävda anvisningar i kronologisk ordning

• Valtioneuvoston vahvistamat yleisohjeet valtion virastojen ja laitosten arkistojen suojaamisesta 1962

Föreskrifterna är avsedda att följas när handlingar och elektroniska informationsmaterial, som ska förvaras varaktigt, avses att förstöras efter mikrofilmning. 

Ersatt genom föreskriften "Föreskrift om formen för de handlingar som ska arkiveras" (KA/15906/07.01.01.00/2021) 

• Föreskrift som pdf-fil
• Promemoria som pdf-fil

Upphävda föreskrifter i kronologisk ordning

• Riksarkivets allmänna anvisningar nr 12 (1985): Riksarkivets anvisningar om ersättande av originalhandlingar och ADB-filer med mikrofilm (som pdf-fil)
• Pysyvästi säilytettävien alkuperäisasiakirjojen ja atk-aineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1996 (2/06/96) 

Upphävda föreskrifter och anvisningar om arkivutrymmen i kronologisk ordning: 

Överföringar - Analogt material

Denna rekommendation gäller arkivmetadata för informationsmaterial inom offentlig förvaltning. Den är avsedd att användas vid utveckling av informationshanteringsprocesser och -lösningar för behandling av informationsmaterial som ska arkiveras.

Rekommendationen ger en allmän och utvidgningsbar referensram för arkivbeskrivning. De grundläggande metadata som specificeras är en förutsättning för informationsmaterialets användbarhet i en arkivalisk verksamhets- och användningskontext och hjälper berörda att beakta arkiveringskraven och -behoven under livscykeln för information.

Specifikationen av grundläggande metadata bygger på den internationella RiC-CM-konceptmodellen för arkivbeskrivning, som bl.a. utgår från ISO 23081-standarden för metadata inom dokumentförvaltning. RiC-CM-specifikationerna tar hänsyn till beskrivningar enligt tidigare internationella standarder, och grundläggande arkivmetadata kan även samordnas med beskrivningar som utgått från 1997 års beskrivnings- och katalogiseringsregler.

Läs mer: Metadata och arkivbeskrivning.

I dokumentet definieras de centrala begreppen inom bevarandeanalysis och gallring. 

En blankett för gallringsframställan där aktören skriftligen presenterar resultaten av arkivvärdebedömningen och motiveringarna till dem. I framställan anges vilka informationsmaterial som ska arkiveras och vilka som ska förvaras tidsbestämd.

Blanketten är föråldrad. Den reviderade blanketten finns för närvarande endast på finska.

 

Blanketten är tänkt som ett verktyg för bedömning och dokumentation av analoga handlingars kulturhistoriska värde och bevarandeform. Kriterierna för kulturhistoriskt värde och anvisningar för deras tillämpning finns i uppraterad separat bilaga till Riksarkivets bevarande- och gallringspolicyn (KA/12247/07.01.01.03.00/2019): Riksarkivets kategorier och kriterier vid bedömning av analoga handlingars bevarandeform samt uppgifter som dokumenterar bedömningen och tillämpningsanvisningar för bedömningen (KA/1042/28.02.00/2024). 

 

Handboken är avsedd som vägledning för ordnandet av dokumenthantering i samband med organisationsförändringar inom statsförvaltningen. Handbokens ämne är organisationsförändringar där organisationer läggs ned eller slås samman. Handboken lämpar sig även för förändringssituationer där exempelvis skötseln av en uppgift överförs från en organisation till en annan. I sådana fall tillämpas handboken i stället för hela organisationen på den uppgift eller den del av organisationen som förändringen berör.

Självutvärderingshandboken för dokumenthantering är ett verktyg för att systematiskt utveckla organisationens dokumenthantering och god informationshanteringssed samt dess kvalitet. Handboken bygger på CAF (Common Assessment Framework), som under 2000-talet har blivit en gemensam utvärderingsmodell och ett självutvärderingsverktyg för den offentliga sektorn inom EU. Handboken är avsedd för organisationens ledning och för dem som ansvarar för utvecklingen av dokumenthanteringen. Den lämpar sig också för varje tjänste- och befattningshavare samt arbetstagare för utveckling av dokumenthanteringen inom de egna arbetsuppgifterna. Dessutom kan utvärderingsresultaten användas för att verifiera tillståndet för dokumenthanteringen exempelvis i samband med verksamhets-, förvaltnings- och revisionsgranskningar samt vid arkivinspektioner.

I promemorian behandlas varaktig förvaring av patienthandlingar med stöd av givna gallringsbeslut och presenteras de principer och utgångspunkter som har styrt berandet. 

I början av coronapandemin år 2020 konstaterades vid Riksarkivet att den globala pandemin var en exceptionell händelse som uppfyllde kriteriet för fastställande av bevarandevärde och gallring enligt Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy (5.2 omvärld). Pandemins konsekvenser för samhället var så omfattande att de informationsmaterial och handlingar som uppkom under pandemin bör tas till vara på heltäckande sätt, för att det i framtiden ska finnas en samlad bild av hur krisen hanterades och dess följder. 

Utvärderingen av behovet av att utvidga arkivering av uppgifter från pandemitiden inleddes under senare delen av 2021 genom en webbenkät, i vilken aktörer inom den offentliga förvaltningen ombads ange om de hade behov av att utvidga arkiveringen av pandemirelaterade uppgifter. Utifrån enkäten bedömde Riksarkivet att det inte fanns skäl att utfärda ett allmänt beslut som skulle omfatta statliga myndigheter och inrättningar, kommunet och samkommuner. Riksarkivet anvisade att de aktörer som beslöt att utvidga arkivering skulle lämna in en gallringsframställning till Riksarkivet. Riksarkivet fattade sammanlagt 31 gallringsbeslut som utvidgade arkivering av uppgifter från coronapandemin under perioden 13.5.2022-13.8.2024. 

År 2006 publicerade Riksarkivet läroboken Arkiven, samhällets fungerande minne (Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti: Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja), som syftar till att ge en helhetsbild av dokumenthanteringens och arkivväsendets karaktär och uppgifter. Den teoretiska utgångspunkten i läroboken är dokumenterad informations särskilda karaktär som "funktionell information" och den på detta grundade beviskraften hos dokumenterad information. Dessutom strävar verket efter att påvisa vilka praktiska krav detta ställer på behandling, förvaring (arkivering) och tillgängliggörande av information. Till de delar som gäller praktiken fokuserar verket särskilt på myndigheternas dokumenthantering och arkivväsende. Verket är avsett att användas såväl inom utbildning på mellannivå som inom grundstudier och ämnesstudier vid universitet.

De guider som Riksarkivet tar fram är avsedda som ett hjälpmedel och verktyg vid utarbetande och underhåll av en arkivbildningsplan (AMS).

Riksarkivet publicerad år 2015 ett utkast till en nationell arkivbeskrivningskonceptmodell. Filen öppnas i en ny flik. I detta beaktades arbetet utfört av EGAD-arbetsgruppen (established by ICA, International Council on Archives) som sattes upp av den internationella arkivkommittén (ICA) år 2012. Som ett resultat av EGAD-gruppens arbete publicerades ett utkast till den internationella Records in Contexts (RiC) -konceptmodellenLänk till en annan webbplats, Öppnas i en ny flik för arkivbeskrivning hösten 2016. De första officiella versionerna av begreppsmallen och dess formella ontologiversion (RiC-O)Länk till en annan webbplats, Öppnas i en ny flik publicerades i november 2023.