Dataskydd

Vi på Riksarkivet behandlar personuppgifter för flera olika ändamål. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att Riksarkivet ska kunna fullgöra sina lagstadgade uppgifter och utföra uppgifter av allmänt intresse. Behandlingen är också nödvändig när du använder Riksarkivets arkiv- eller bibliotekstjänster eller när du har gett ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter i Riksarkivets frivilliga tjänster. Personuppgifter behandlas även till exempel för rekrytering samt för personal- och ekonomiförvaltning.

Riksarkivet ansvarar alltid för att det finns en laglig grund för behandlingen av personuppgifter.

Riksarkivet kan vara personuppgiftsansvarig, gemensamt personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde för vissa material. När det gäller personuppgifter som ingår i handlingar som arkiverats hos Riksarkivet är Riksarkivet till exempel personuppgiftsansvarig. I sådana fall fastställer Riksarkivet ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter och ansvarar för att behandlingen sker lagenligt.

Vi kan vara personuppgiftsbiträde när vi behandlar personuppgifter för en annan personuppgiftsansvarigs räkning och enligt dennes anvisningar.

Som gemensamt personuppgiftsansvariga agerar vi till exempel tillsammans med en annan myndighet eller en avtalspartner. I sådana fall fastställer vi gemensamt ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter och delar ansvaret som personuppgiftsansvariga.

Information om behandling av personuppgifter som utförs av andra personuppgiftsansvariga får du av respektive personuppgiftsansvarig.

Riksarkivet ansvarar alltid för att dataskyddslagstiftningen följs i sin helhet.

Riksarkivet ska till exempel:

• bedöma riskerna med och konsekvenserna av behandlingen av personuppgifter för de registrerade
• kunna visa att dataskyddslagstiftningen efterlevs
• informera de registrerade om behandlingen av personuppgifter
• utse ett dataskyddsombud
• anmäla personuppgiftsincidenter.

Nej.

Riksarkivet
PB 258, 00171 Helsingfors

[email protected]

tfn. 029 533 7000

Erika Lauri

PB 258
00171 Helsingfors, Finland

[email protected]

tfn. 029 533 7000

Riksarkivets lagstadgade uppgifter omfattar bland annat att säkerställa arkiveringen av myndigheternas handlingar och informationsmaterial, att främja forskning och annan användning av informationsmaterial som ska arkiveras eller har arkiverats samt att främja arkivering och användning av betydande privata arkivmaterial. Handlingarna innehåller personuppgifter.

Riksarkivet är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som ingår i handlingar som har arkiverats hos Riksarkivet.

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter som ingår i handlingar som har arkiverats hos Riksarkivet är i regel 4 § 4 punkten i dataskyddslagen. Det innebär att behandlingen grundar sig på artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen och är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Ett av de viktigaste syftena med arkivering är att tillhandahålla källmaterial för forskning. Kvalitativ forskning förutsätter ofta tillgång till uppgifter om enskilda personer, även känsliga uppgifter, såsom personuppgifter som tillhör särskilda kategorier av personuppgifter. Historisk och samhällsvetenskaplig forskning syftar till exempel till att utreda orsakerna till olika samhälleliga fenomen i dåtid och nutid, de mekanismer som ligger bakom dem samt långsiktiga händelseförlopp och utvecklingstrender. Personuppgifter som har samlats in och bevarats under långa tidsperioder utgör en väsentlig del av Finlands dokumentära kulturarv.

Personuppgifter är viktiga för nationens och medborgarnas självförståelse, eftersom de i hög grad påverkar den bild som skapas av samhället och möjliggör att tidigare fenomen och händelser kan analyseras och bedömas genom forskning. Arkivering av personuppgifter gör det exempelvis möjligt att studera forskningsfrågor på individnivå och att ur flera perspektiv analysera samhälleliga fenomen samt samspelet mellan samhället och medborgaren, särskilt på ett sätt som är utmärkande för humanistisk forskning.

De handlingar som har arkiverats hos Riksarkivet innehåller alla typer av personuppgifter, såsom direkta och indirekta personuppgifter samt personuppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter. Informationsmaterialen innehåller i princip uppgifter om alla slags kategorier av personuppgifter, till exempel namn- och kontaktuppgifter (även sådana som omfattas av spärrmarkering), pensionsuppgifter, skatteuppgifter, uppgifter inom socialvården och uppgifter om domar.

De handlingar som har arkiverats hos Riksarkivet innehåller uppgifter om hundratusentals personer som har haft kontakt med finländska myndigheter. Informationsmaterialen innehåller också personuppgifter om användare av olika tjänster inom den offentliga förvaltningen, tjänstemän och andra aktörer, till exempel studerande, arbetstagare, skattebetalare, fastighetsägare, klienter inom social- och hälsovården, personer som misstänks för eller har dömts för brott samt fångar.

Tidsmässigt omfattar de uppgifter som omfattas av dataskyddslagstiftningen perioden från början av 1900-talet fram till i dag. Mängden personuppgifter som behandlas ökar kontinuerligt i takt med att Riksarkivet tar emot nytt material eller digitaliserar befintliga handlingar.

Personuppgifterna erhålls från myndigheter inom vars verksamhet handlingarna har uppkommit eller från privata arkivbildare.

De personuppgifter som ingår i handlingar som arkiverats vid Riksarkivet bevaras för evigt.

Riksarkivet överför de personuppgifter som behövs för fakturering till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).

Personuppgifter kan lämnas ut i enlighet med vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Behandlingen av personuppgifter sker i Finland, inom EU/EES eller i tredjeländer där dataskyddsnivån har konstaterats vara tillräcklig, till exempel genom Europeiska kommissionens adekvansbeslut eller med stöd av någon annan överföringsgrund enligt kapitel V i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Vid överföring av uppgifter säkerställs dessutom en dataskyddsnivå som motsvarar EU:s krav.

Till Riksarkivets lagstadgade uppgifter hör att ta emot biblioteksmaterial som överförs från vetenskapliga bibliotek och allmänna bibliotek, att bevara materialet och att ställa det till förfogande för dem som behöver det (depåbibliotekstjänster).

Personuppgifter behandlas för lånekontroll, återkrav av material, statistikföring samt kommunikation mellan kunden och biblioteket.

När personuppgifter behandlas vid Riksarkivet för att producera depåbibliotekstjänster är grunden för behandlingen i regel 4 § 2 punkten i dataskyddslagen, varvid det är fråga om behandling som grundar sig på artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Behandlingen av personuppgifter kan också grunda sig på ett avtal mellan Riksarkivet och en privatkund, varvid det är fråga om behandling som grundar sig på artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen.

Privatkunder:

Till Depåbiblioteket överförs de uppgifter som har registrerats i kundbiblioteket: namn, adress, personbeteckning, e-postadress, telefonnummer och lånekortsnummer

Personuppgifterna fås av den registrerade själv.

De personuppgifter som behandlas innehåller inga personuppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter.

Biblioteks- och andra samfundskunder:

Namn, lånekortsnummer, kundgrupp, adress, telefonnummer, e-postadress, när kundrelationen lades till i registret, när uppgifterna har ändrats, statistikföringsgrupp samt FO-nummer (för fakturering)

Uppgifterna bevaras i registret under kundrelationens giltighetstid, till dess att kunden meddelar att kundrelationen upphör. Kunden kan låta ta bort sina uppgifter ur kundregistret när alla lån har återlämnats och eventuella avgifter betalats.

Riksarkivet överlämnar de personuppgifter som behövs för fakturering till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).

Personuppgifter kan lämnas ut på det sätt som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Behandlingen av personuppgifter sker i Finland, inom EU/EES-området eller i sådana tredjeländer där dataskyddsnivån har konstaterats vara tillräcklig, till exempel utifrån ett beslut om adekvat skyddsnivå från EU eller med stöd av någon annan överföringsgrund enligt kapitel V i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Dessutom säkerställs vid dataöverföringar en dataskyddsnivå som motsvarar EU:s krav.

Riksarkivet producerar, förmedlar och lånar ut tillgängligt biblioteksmaterial och läromedel för användning av personer med synnedsättning och andra personer med läsnedsättning som avses i 17 a § 1 mom. i upphovsrättslagen (404/1961), ger råd om användningen av material och tjänster, upprätthåller och utvecklar en bibliotekssamling och annat innehållsutbud avsett för personer med läsnedsättning samt fungerar som expert på bibliotekstjänster för personer med synnedsättning och andra personer med läsnedsättning och på tillgängligt publicerande (Tillgänglighetsbiblioteket Celias tjänster).

När personuppgifter behandlas vid Riksarkivet för att producera Tillgänglighetsbiblioteket Celias tjänster är grunden för behandlingen i regel 4 § 2 punkten i dataskyddslagen, varvid det är fråga om behandling som grundar sig på artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Grunden för behandlingen av uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter är artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen och 9 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen.

Behandlingen av personuppgifter kan också grunda sig på ett avtal mellan Riksarkivet och kunden, varvid det är fråga om behandling som grundar sig på artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen.

Kundens uppgifter: förnamn, efternamn, uppgift om orsaken till läsnedsättningen, postadress, postnummer, postanstalt, e-postadress, telefonnummer, personbeteckning, kundnummer, kundgrupp, tidpunkt då kundrelationen inleddes, språk, användarnamn, lösenord, låneuppgifter, uppgifter om terminalutrustning, uppgifter om nättransaktioner, systemloggar och samtalsuppgifter.

Uppgifter om kundens kontaktperson: namn, telefonnummer, e-postadress och roll.

De personuppgifter som behandlas innehåller personuppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter. En personkundrelation vid Tillgänglighetsbiblioteket Celia är en personuppgift som hör till särskilda kategorier av personuppgifter.

Samfundskunder och servicepartner: kontaktpersonens namn och e-postadress samt telefonnummer. Av skolor som registrerar användare begärs dessutom en lista över de registrerande lärarna med namn och e-postadress.

Personuppgifterna fås när kunden registrerar sig för Tillgänglighetsbiblioteket Celias eller en servicepartners tjänst.

Personuppgifter som ingår i Tillgänglighetsbiblioteket Celias kunduppgifter bevaras till dess att kunden meddelar att kundrelationen upphör. Om kunden inte har lånat material från Tillgänglighetsbiblioteket Celia på två år, anses kundrelationen ha upphört och personuppgifterna raderas. När det är fråga om nedladdningslån bevaras personuppgifterna efter att kundrelationen upphört fram till dess att 5 år har gått sedan det senaste nedladdningslånet av en bok.

Riksarkivet överlämnar de personuppgifter som behövs för fakturering till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).

Personuppgifter kan lämnas ut på det sätt som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Behandlingen av personuppgifter sker i Finland, inom EU/EES-området eller i sådana tredjeländer där dataskyddsnivån har konstaterats vara tillräcklig, till exempel utifrån ett beslut om adekvat skyddsnivå från EU eller med stöd av någon annan överföringsgrund enligt kapitel V i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Dessutom säkerställs vid dataöverföringar en dataskyddsnivå som motsvarar EU:s krav.

 

Vi behandlar dina personuppgifter för att

• genomföra arkiv- och bibliotekstjänster,
• fakturera avgiftsbelagda tjänster,
• behandla ansökningar om användningsrätt,
• verifiera kundtransaktioner,
• tillgodose dina rättigheter och fullgöra Riksarkivets skyldigheter,
• utveckla och analysera Riksarkivets tjänster,
• förebygga och undersöka missbruk.

När det gäller Riksarkivets kärnverksamhet och kameraövervakning är grunden för behandlingen 4 § 2 punkten i dataskyddslagen, varvid det är fråga om behandling som grundar sig på artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

I vissa frivilliga tjänster, såsom verktyget Webropol och feedbackkanalerna, kan behandlingen av personuppgifter dock även grunda sig på avtal, varvid det är fråga om behandling som grundar sig på artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen.

Personuppgifterna som vi behandlar och deras omfattning beror på vilka av Riksarkivets tjänster och kontaktkanaler du använder.

De personuppgifter som behandlas innehåller i regel inte personuppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter, om inte den registrerade själv lämnar sådana uppgifter.

Riksarkivets Astia-tjänst

Kundens grunduppgifter: Kundens för- och efternamn, adressuppgifter, telefonnummer, e-postadress, språkkod samt hemarkiv, det vill säga uppgift om det verksamhetsställe inom Riksarkivet som kunden har valt för sina ärenden.

Kunderna ansvarar själva för att deras kontaktuppgifter är korrekta i tjänsten.

Uppgifter som uppstår med anledning av kundrelationen: Användarnamn, uppgifter om kundens ansökningar om användarrättigheter, gällande användningstillstånd samt beställningar av forskarsalsbesök, fjärrlån och informationsbegäranden, samt datum då användningsvillkoren godkändes.

Ärendehanteringssystemet Tweb

Personuppgifter som hänför sig till ärenden som anhängiggjorts vid Riksarkivet, såsom personens namn, personbeteckning eller födelsedatum, den myndighet, det företag eller den sammanslutning som personen representerar, språkkod, telefonnummer, faktureringsadress, e-postadress samt andra identifierande uppgifter som krävs för handläggningen av ärendet, såsom diarienummer, samt uppgifter om handläggningen och beslutet i ärendet.

Tjänsteplattformen för elektronisk arkivering (SAPA)

Kundens grunduppgifter för aktörer inom statsförvaltningen (VIRTU-autentisering): för- och efternamn, organisation samt e-postadress.

Kundens grunduppgifter för övriga kunder (Suomi.fi-autentisering): för- och efternamn, personbeteckning, organisation samt e-postadress.

Uppgifter som uppstår med anledning av kundrelationen: uppgifter om de överföringar som kunden har gjort samt datum då användningsvillkoren godkändes. Inloggning i tjänsten sker alltid med antingen VIRTU- eller Suomi.fi-autentisering.

Inspelande kameraövervakning i Riksarkivets lokaler

Digitalt bildmaterial som förmedlas av övervakningskameror av personer som rör sig i de övervakade lokalerna.

Övriga tjänster

Karjala-databasen
Kundservicekanaler
Nyhetsbrevssystemet

Många av de handlingar som uppkommit i Riksarkivets myndighetsverksamhet och de personuppgifter som ingår i dem bevaras varaktigt. För vissa handlingar har förvaringstiden föreskrivits i lag. Handlingar som inte har bestämts att arkiveras förstörs efter förvaringstiden på ett informationssäkert sätt.

Ansökningar om användningsrätt och de personuppgifter som ingår i dem bevaras i 10 år.

Beslut om användningsrätt och de personuppgifter som ingår i dem bevaras i 20 år.

Informationsbegäranden och de personuppgifter som ingår i dem bevaras i 10 år.

Uppgifter från inspelande kameraövervakning bevaras i högst två månader, om det inte finns särskilda skäl att bevara uppgifterna längre för att syftet med kameraövervakningen ska uppnås. Uppgifterna förstörs genom att ny information spelas in över dem.

Uppgifterna fås av dig själv när du lämnar in en ansökan, ett uppdrag eller en servicebegäran till Riksarkivet, när du använder Riksarkivets informationssystem eller när du rör dig i Riksarkivets kameraövervakade lokaler.

Vid behov kontrolleras personuppgifterna i befolkningsdatasystemet och i andra myndighetsregister.

De personuppgifter som behandlas innehåller i regel inga personuppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter, om du inte själv uppger sådana.

Riksarkivet överlämnar de personuppgifter som behövs för fakturering till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).

Personuppgifter kan lämnas ut med stöd av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

Behandlingen av personuppgifter sker i Finland, inom EU/EES-området eller i sådana tredjeländer där dataskyddsnivån har konstaterats vara tillräcklig, till exempel utifrån ett beslut om adekvat skyddsnivå från EU eller med stöd av någon annan överföringsgrund enligt kapitel V i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Dessutom säkerställs vid dataöverföringar en dataskyddsnivå som motsvarar EU:s krav.