Årlig översyn 2021
Plock ur år 2021 för Riksarkivet
Se också:
Ledningens översikt
Ledningen av Riksarkivet grundar sig på strategin som bekräftades i mars 2020 och som sträcker sig till år 2025. Riksarkivet främjar genom sin verksamhet digitaliseringen av den offentliga förvaltningen, den digitala arkiveringen och forskningsprocessen som digitaliseras. Dessa ansluter till genomförandet av den offentliga förvaltningens strategi, informationsbehov vid automatiserat beslutsfattande, regionaliseringsåtgärder och föränderlig forskning. Riksarkivets verksamhet stöds av en delegation som tillsatts av undervisnings- och kulturministeriet och som sammanträdde två gånger under rapporteringsåret.
Riksarkivets vision |
|---|
|
Riksarkivet främjar mottagningen av myndighetsmaterial och privata material i elektronisk form samt kundorienterad digitalisering och mångsidig användning av det dokumentära kulturarvet, informationshantering som grundar sig på artificiell intelligens och nya vetenskapliga metoder, fri tillgång till information och hållbar utveckling. |
Mer än 90 procent av Riksarkivets kunder använder endast webbtjänster, vilket återspeglas i det minskade antalet kundbesök. Syftet är att i slutet av strategiperioden öka andelen kunder som använder webbtjänsterna till 95 procent, bland annat genom att möjliggöra webbanvändning av material med visnings- och åtkomstbegränsning.
Massdigitalisering och tjänsten för digital arkivering utvidgas
Det andra produktionscentret för massdigitalisering inledde sin verksamhet våren 2021 i S:t Michel. Massdigitaliseringsprocessen utvecklas kontinuerligt och år 2022 är målet att börja förstöra digitaliserat analogt material. Hösten 2021 inleddes med finansiering från Europeiska regionala utvecklingsfonden ett tvåårigt projekt för att utveckla kvaliteten och användbarheten av digitalt material med hjälp av artificiell intelligens. Riksarkivet söker med stöd av undervisnings- och kulturministeriet finansieringslösningar för att utöka produktionen inom massdigitaliseringen för att uppnå besparingar och fördelar.
Riksarkivet tar endast emot digitalt material från statsförvaltningen. Införandet av den andra fasen för tjänsten för digital arkivering hösten 2021 gör det möjligt att systematiskt ta emot material som redan ursprungligen är digitalt. Våren 2022 frångår man det föråldrade Digitalarkivet. Huvudsyftet med revideringen av arkivlagen är att utvidga användningen av Riksarkivets digitala tjänster till hela den offentliga förvaltningen. Tjänsterna för digital arkivering och webbtjänsterna i anslutning till den ska vara budgetfinansierade på samma sätt som förvaringen av analoga material. Digitala tjänster och digitalisering av material kräver investeringar, men ökar avsevärt den samhälleliga effekten av Riksarkivets verksamhet.
Digital arkivering, webbtjänster, förstöring av analogt material efter digitalisering samt förvaltningen av lämpliga arkivutrymmen som samordnas tillsammans med Senatfastigheterna säkerställer att man inte mera behöver bygga nya arkivlokaler för Riksarkivet eller andra myndigheter. Riksarkivet och Vasa stad föreslog våren 2021 att en gemensam digital arkivtjänst skulle inrättas för undervisnings- och kulturministeriet från början av år 2024. De viktigaste motiveringarna till förslaget är försäljningen av Riksarkivets lokaler och förändringar i kundbeteendet. Den strategiska granskningen av Riksarkivets lokalnätverk tillsammans med Senatfastigheterna samt beredningen av Riksarkivets egen lokalstrategi inleddes i slutet av året.
Efterfrågan på material ökar
Riksarkivets verksamhet kännetecknas av en fortsatt ökning av material som arkiveras och av en kontinuerlig ökning i efterfrågan på materialet. Digital mottagning, massdigitalisering och retroaktiv digitalisering främjar en mångsidig användning av arkiverad information och gör verksamheten mer kostnadseffektiv. Ett mål är också att öka utbudet och försäljningen av digitaliserings- och arkivtjänster. Målet stöds av den pågående fördelningen av digitaliseringen till alla verksamhetsställen och av att de digitala tjänsterna utvidgas till att omfatta hela den offentliga förvaltningen.
|
|
Förändringen i arbetsuppgifter och kompetens beaktas i den strategiska styrningen av rekryteringar samt i ledning som främjar en coachande arbetskultur, arbetshälsa och sammanhållning. I T-Medias undersökning om förtroende och anseende, som publicerades i slutet av året, placerade Riksarkivet sig på plats 15 bland organisationer med gott rykte. Resultatet av undersökningen återspeglar hur vanliga medborgare ser på Riksarkivet. Sammanlagt deltog 79 organisationer inom den offentliga förvaltningen i undersökningen.
Fördelarna med digitaliseringen förverkligas endast delvis för närvarande, eftersom Riksarkivet inte kan allokera tillräckligt med omkostnader till digitaliseringen då arkivet upprätthåller två verksamhetsmiljöer. Den ekonomiska marginalen till följd av coronapandemin har utnyttjats år 2022. Fastighetskostnaderna uppgick till 39,4 procent av Riksarkivets omkostnadsanslag för 2021. Tillväxten ökar trots att ytterligare lokaler inte längre byggs.
Minskningen av antalet fast anställda har stannat upp, men kommer att fortsätta igen år 2023. År 2021 motsvarade antalet fast anställda vid Riksarkivet 165,7 årsverken.