Plock ur år 2021 för Riksarkivet

År 2021 massdigitaliserade Riksarkivet 29,1 miljoner bildfiler, dvs. cirka 1,89 hyllkilometer.

Dessutom digitaliserades ca 9,3 miljoner filer retroaktivt. Av digitaliseringen genomfördes 47,5 procent som partnerskapsdigitalisering, 35,5 procent som tjänstedigitalisering och resten som avgiftsbelagd och frivillig digitalisering.

I tjänsten för digital arkivering infördes ett nytt överföringsgränssnitt för statsförvaltningens organisationer. Gränssnittet gör det möjligt för organisationerna överföra material som ursprungligen upprättats digitalt och även material som de digitaliserat själv.

Den 3 december 2020 drog Riksarkivet upp en riktlinje om att arkivet inte längre tar emot analoga material från statsförvaltningen, utan att materialen måste digitaliseras innan de överförs till Riksarkivet. Ett undantag är kulturhistoriskt värdefulla analoga handlingar. Riktlinjen stöder målen för regeringsprogrammet och den digitala forskningsprocessen.

Den avgiftsbelagda serviceverksamheten i anslutning till hanteringen av material ökade mer än väntat, samtidigt som verksamheten utvidgades till andra verksamhetsställen utöver Helsingfors. Under året ingicks sju nya myndighetsavtal för avgiftsbelagd service.

Testanvändningen av mottagandet av digitala privata arkiv fortsatt. Under de närmaste åren genomförs en övergång inom mottagning av privata arkiv till mottagning av digitalt material. 149,7 hyllmeter privata arkiv togs emot i analogt format.

Användningen av digitala tjänster utvecklades motstridigt år 2021. Användningen av Digitalarkivet ökade, men till exempel minskade antalet besök i Arkivens Port som tillhandahåller handledning i användningen av forskningsdatabaser och material. När det gäller forskningsdatabaser beror detta på att användningen av databasen Omkomna i finska krigen 1939–1945 minskade, vilket förklaras av att nästan samma datainnehåll finns tillgängligt i tjänsten Sotasampo.

Testanvändningen av den förnyade ärendehanteringstjänsten Astia fortsatt och dess fullskaliga användning kommer att inledas i mars 2022.

Riksarkivet, Sydöstra Finlands yrkeshögskola – XAMK, Centralarkivet för Finlands näringsliv ELKA och Disc Oy inledde ett tvåårigt samprojekt för att förbättra kvaliteten och användbarheten av digitalt material med artificiell intelligens.

Den automatiska identifieringen av handskriven text fortsattes med en textigenkänning av rådstugurätters och häradsrätternas protokoll i de renoverade domböckerna. I slutet av år 2021 kunde användare bläddra och söka i 3,2 miljoner sidor identifierad text i tjänsten för sökning i domböcker.

Riksarkivet/Samearkivet genomförde i samarbete med universiteten i Lappland, Uleåborg och Umeå samt Samearkivet i Norge söktjänsten Nuohtti, som innehåller samiskt material som finns i olika länder i Europa och som öppnas i början av 2022.

Under året besöktes forskarsalarna av 12 506 kunder, vilket var cirka 3 000 färre än året innan.

43 628 dokument skickades till forskarsalarna, vilket i sin tur är cirka 3 000 fler än året innan.

Sammanlagt behandlades 33 744 begäranden om information. Jämfört med år 2020 var antalet begäranden om information 6 145 fler. Andelen digital kommunikation var 78 procent av begäranden om information.