Päätös julkisia työvoimapalveluita tuottavien työvoimaviranomaisten ja KEHA-keskuksen asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä
Tutustu päätökseen ja muistioon ohjepankissa.
Kansallisarkisto on 28.8.2025 antanut päätöksen julkisia työvoimapalveluita tuottavien työvoimaviranomaisten ja KEHA-keskuksen työvoimapalvelutehtävien asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä (KA/1205/28.02.01/2024).
Päätös on annettu ELY-keskusten kehittämis- ja hallintokeskuksen (KEHA-keskuksen) seulontaesityksen ja siihen tehtyjen täydennysten perusteella. Päätösluonnos oli lausuttavana Lausuntopalvelu.fi-verkkopalvelussa syksyllä 2024. Päätöksen jatkovalmisteluun vuonna 2025 ovat osallistuneet KEHA-keskuksen lisäksi Helsingin kaupunki ja Oulun kaupunki. Päätöstä on muokattu huomattavan paljon saadun palautteen perusteella.
Päätös ei koske pelkästään Työvoimapalveluiden valtakunnallisessa tietovarannon tietojärjestelmissä käsiteltäviä ja säilytettäviä fyysisiä asiakirjoja ja tietoja. Päätös koskee kaikkia työvoimaviranomaisten ja KEHA-keskuksen tehtävien tuloksena muodostuvia asiakirjoja ja tietoja, jotka on määritelty päätöksen taulukoissa 1 ja 2 loogisina asiakirjoina ja tietoina.
Työvoimaviranomaiset ja KEHA-keskus vastaavat päätöksen toimeenpanosta. Työvoimaviranomaisten ja KEHA-keskuksen on merkittävä päätöksessä määritellyt asiakirjojen ja tietovarantojen tietoryhmien tietojen (taulukot 1 ja 2) arkistollisen arvon tiedot tiedonhallintamalleihinsa tai arkistoinnin suunnittelun kuvauksiinsa (esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelma), ja päätettävä, mitkä tiedonhallintamalleihin tai arkistoinnin suunnittelun kuvauksiin merkityt tietoaineistot, asiakirjat ja muut vastaavat tiedot vastaavat tämän päätöksen tietoryhmien tietojen määrityksiä.
Kansallisarkiston päätös toteutuu käytännössä, kun työvoimaviranomaiset ja KEHA-keskus rajaavat, metatiedottavat ja arkistoivat KEHA-keskuksen seulontaesityksessä ja päätöksessä määritellyt asiakirjat ja tietovarantojen tietoryhmien tiedot fyysisinä asiakirjoina ja tietoina kansallisiin ja työvoimaviranomaisten paikallisiin tietojärjestelmiin.
Päätöstä noudatetaan työvoimaviranomaisten (kunnat 1.1.2025 alkaen, TE-toimistot 31.12.2024 saakka) ja KEHA-keskuksen asiakirjoihin. Lisäksi päätöstä sovelletaan kuntien vuosina 2021–2024 muodostuneisiin työllisyyden kuntakokeilun asiakirjoihin.
Kansallisarkisto on lähettänyt päätöksen työvoimaviranomaisille (kunnat) ja KEHA-keskukselle toimeenpanoa varten sekä tiedoksi työ- ja elinkeinoministeriölle ja Maahanmuuttovirastolle.
Päätös ja perustelumuistio on julkaistu Kansallisarkiston ohjepankissa. Ruotsinnos on tulossa myöhemmin vuoden 2025 aikana.
Päätöksen sisältöä ja toimeenpanoa koskevat kysymykset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
Työvoimapalvelujen valtakunnallista tietovarantoa ja tietojärjestelmiä koskevat kysymykset voi lähettää KEHA-keskukselle sähköpostitse osoitteeseen [email protected].