Ota yhteyttä Kansallisarkistoon ennen seulontaesityksen tekemistä

Ole yhteydessä Kansallisarkistoon ennen kuin teet seulontaesityksen.

Lähetä viesti osoitteeseen [email protected]. Taustoita viestissä seulontaesitystarpeesi.  

Tämän jälkeen sovitaan ohjauspalaveri (etäyhteys) molemminpuolisen tilannekuvan päivittämiseksi. Ohjauspalaveriin on hyvä valmistautua.

Ohjauspalaverin tavoitteet

  • Päättää, onko toimijan tarpeen arvioida tietoaineistojensa arkistollista arvoa ja tehdä seulontaesitys.  
  • Nämä kysymykset auttavat päätöksenteossa:
    • Ovatko voimassa olevien seulontapäätösten arvonmääritysratkaisut vielä sovellettavissa organisaatiosi tietoaineistoihin vai vaativatko ne uudistamista?
    • Onko joidenkin tietoaineistojen arkistollinen arvo kokonaan määrittämättä?

Vaihtoehto 1

Todetaan seulontapäätösten olevan ajan tasalla ja sovellettavissa → ei tarvetta arkistollisen arvon määrittelylle eikä seulontaesitykselle

Vaihtoehto 2

Todetaan seulontapäätökset puutteellisiksi, tietoaineistoja on arvonmäärittämättä → toimija käynnistää arkistollisen arvon määrittelyn ja seulontaesityksen tekemisen

Ohjauspalaverin sisältö

Varaudu esittelemään organisaatiosi tiedonhallinnan tilannetta kirjallisella esityksellä (esimerkiksi PowerPoint-esitys), josta selviää:

  • Mitä tiedonhallinnan kuvauksia organisaatiosi käytössä on? Esimerkiksi:  
    • tiedonhallintamalli
    • tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
    • arkistonmuodostussuunnitelma (AMS)
    • tehtäväluokitus  
    • tietojärjestelmäkuvaukset
    • kokonaisarkkitehtuurikuvaus
  • Jos käytössä on tiedonhallintamalli, arvioi  
    • Voiko sitä hyödyntää tietoaineistojen säilytysaikojen määrittelyssä ja hallinnassa sekä arkistollisen arvon määrittelyssä?  
    • Jos kuvausta ei ole tai sitä ei voi hyödyntää em. käyttötarkoituksiin, mitä tiedonhallinnan kuvauksia organisaatiosi hyödyntää tietoaineistojen hallinnassa?
  • Tiedot tietoaineistojen arvonmääritystilanteesta ja sen ajantasaisuudesta:  
    • Tiedot voimassa olevista ja organisaatiosi soveltamista seulontapäätöksistä
  • Jos organisaatiosi päätyy määrittelemään tietoaineistojen arkistollista arvoa ja tekemään seulontaesityksen, kokouksessa sovitaan, milloin Kansallisarkisto kommentoi seulontaesitysluonnosta.