Arvonmääritys ja seulonta

Arvonmäärityksen avulla määritellään julkishallinnon toimijoiden arkistoitavat, ts. arkistolain mukaiset pysyvästi säilytettävät, sekä määräajan säilytettävät asiakirjatiedot. Seulonta on vastaavasti arvonmäärityksen toimeenpanoa ja soveltamista.

Mitä arvonmääritys ja seulonta ovat?

Katso myös

Arvonmääritys on julkishallinnon toimijoiden tehtävien, toimintakontekstin sekä muodostuvien asiakirjatietojen ja niiden käytön arviointia, jonka tavoitteena on määritellä arkistoitavat eli arkistolain mukaiset pysyvästi säilytettävät ja määräajan säilytettävät asiakirjatiedot.

Arvonmääritys kohdistuu pääosin erityyppisissä tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoaineistoihin eli alkujaan digitaalisiin (syntysähköisiin) asiakirjatietoihin esimerkiksi asianhallintajärjestelmissä ja rekistereissä.

Seulonta on arvonmäärityksen toimenpanoa ja soveltamista. Se voi olla ennakoivaa tai taannehtivaa.

Seulonta kattaa seuraavat toimenpiteet:

  • arkistoitavien ja määräajan säilytettävien asiakirjatietojen säilytysmuodosta päättäminen
  • asiakirjatietojen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen
  • arkistoitavien ja määräajan säilytettävien asiakirjatietojen erottaminen toisistaan
  • asiakirjatietojen hävittäminen säilytysajan päättymisen jälkeen

Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa (pdf) on yksityiskohtaisesti kuvattu arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteet, menetelmät ja kriteerit sekä esitetty perusteluja henkilötietojen arkistoinnille. Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon määrittelyä käsitellään tarkemmin arvonmääritys- ja seulontapolitiikan erillisliitteessä.

Kansallisarkiston arvonmääritystä ja seulontaa koskevat päätökset eli seulontapäätökset ja määräykset voivat koskea yhtä tai useampaa toimijaa. Kunnille seulontapäätökset annetaan pääsääntöisesti kaikkia kuntia koskevina.

Arvonmäärityksen ja seulonnan jaettu vastuu ja roolit

Arvonmääritys ja seulonta tehdään yhteistyönä Kansallisarkiston ja julkishallinnon toimijan kesken. Molempien tehtävät ja roolit on määritelty lainsäädännössä. Toimija esittää ja perustelee ja Kansallisarkisto päättää ja perustelee.

Toimija määrittelee asiakirjatietojen säilytysajat ja -muodot alkuperäisessä käyttötarkoituksessa ottaen huomioon säädökset sekä oikeudelliset ja oman toiminnan tarpeet. Toimija ei voi hävittää asiakirjatietoja ennen alkuperäisen käyttötarkoituksen päättymistä tai ennen kuin Kansallisarkisto on arvioinut, ovatko ne tutkimus- ja kulttuuriperintöarvoltaan niin merkittäviä, että ne on arkistoitava.

Kansallisarkiston toimivalta arkistoinnin osalta perustuu arkistolain 8, 11 ja 14 a §:iin. Arkistolain 1 §:ssä on määritelty ne julkishallinnon toimijat, joiden on noudatettava arkistolakia ja Kansallisarkiston antamia määräyksiä ja ohjeita. Myös ne yksityiset toimijat, jotka hoitavat julkista tehtävää (1 § 1 mom. kohta 6) ovat velvoitettuja noudattamaan arkistolakia näistä tehtävistä kertyvien asiakirjatietojen osalta.

Arvonmäärityksen ja seulonnan osapuolet ja tehtävät

Julkishallinnon toimija

  • Vastaa seulontaesitysten tekemisestä ja seulonnan toimeenpanosta. Seulontaesitys on asiakirjatietojen arkistoinnin arvonmäärityksen ja arkistointimuodon ennakkoarviointia.

Tiedonhallintalautakunta

  • Laatii säilytysaikasuosituksia, joiden perusteella Kansallisarkisto määrää suosituksiin sisältyvien tehtävien asiakirjatietojen arkistoinnista.

Kansallisarkisto

  • Määrää, mitkä toimijan asiakirjatiedot ovat arkistoitavia ja mitkä määräajan säilytettäviä sekä missä muodossa arkistoitavat asiakirjatiedot arkistoidaan.
  • Antaa määräykset pääasiassa seulontapäätöksinä, joiden valmistelun toimija on käynnistänyt seulontaesityksellä. Seulontapäätökset ovat valituskelpoisia, ja niistä voi tehdä valituksen hallinto-oikeuteen.
  • Poikkeustapauksessa Kansallisarkisto voi antaa seulontapäätöksen omatoimisesti esimerkiksi julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksen perusteella. Tällöin Kansallisarkisto asettaa seulontapäätökset yleisesti lausuttaviksi.
  • Kansallisarkisto myös ohjeistaa toimijoille seulontaesitysten laatimisen ja tarjoaa työkalut seulontaesitystä varten. Seulontaesitykseen liitetään tarvittavat tiedon- ja asiakirjahallinnan kuvaukset, kuten tiedonhallintamalliin kuuluvat kuvaukset: tehtäväluokitus, TOS, AMS, tietojärjestelmäluettelo jne.

Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapalvelu

Onko sinulla kysyttävää seulontaesityksen tekemisestä tai kenties seulontapäätöksen soveltamisesta ja tulkinnasta? Ota yhteyttä julkishallinnon toimijoille tarkoitettuun Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapalveluun ja kysy neuvoa. Kysymyksiin vastataan kahden viikon kuluessa. Tutustu myös arvonmäärityksen ja seulonnan usein kysyttyihin kysymyksiin.

Palvelemme sinua sähköpostitse: [email protected]

Palvelut tuotetaan alla olevilla prosesseilla. Taulukossa olevasta linkistä pääset tarkastelemaan prosessin toimintatason kuvauksia. 

Prosessi Tehtävä ja kuvaus
Arkistoinnin ja asiakirjahallinnan neuvonta- ja ohjausprosessi

Seulontaesitysten laatimisen ohjeistaminen.

Prosessia ei ole kuvattu toimintatason kuvauksena.
Arvonmääritys- ja seulontaprosessi Määrätään arkistoitavista tietoaineistoista ja/tai niiden säilytysmuodosta päätöksessä. Katso kuvaus (pdf).