Siirroista sopiminen
Onko organisaatiollasi yksi tai useampi digitaalinen aineistokokonaisuus, joka on arkistolain (831/1994) nojalla määrätty pysyvästi säilytettäväksi, eli tiedonhallintalain mukaisesti arkistoitavaksi, ja jonka tietosisältöihin ei kohdistu enää muutoksia? Aloita siirrosta sopiminen yhteydenotolla Kansallisarkistoon ja perehtymällä ennakkoon siirtosopimukseen ja siirtosuunnitelmaan.
Siirtäjän muistilista
Siirron prosessi lähtee liikkeelle seuraavasti:
- Ota yhteyttä Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun.
- Käytä apuna Tarkistuslista siirtäjälle -dokumenttia (word).
- Tee Kansallisarkiston kanssa siirtosopimus (pdf).
- Täytä siirtosuunnitelma (word).
- Täytä tarvittaessa riskiarviolomake (excel).
Huomioi nämä asiat ennen siirrosta sopimista
Siirrettävällä tietoaineistolla tulee olla ajantasainen Kansallisarkiston seulontapäätös arkistoitavista asiakirjatiedoista ja niiden pysyvästä säilyttämisestä yksinomaan digitaalisessa muodossa tai kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden aineistojen kohdalla digitaalisessa ja analogisessa muodossa.
Tietoaineisto voi olla joko julkista tai käyttörajoitettua, ja se voi sisältää henkilötietoja, erityisiä henkilötietoryhmiä tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja. Palveluun ei voi kuitenkaan siirtää turvallisuusluokiteltua aineistoa.
Siirtosopimuksesta ja -suunnitelmasta sovitaan yhteistyössä
Ensimmäiseksi siirtäjä ja Kansallisarkisto sopivat siirrosta, tietoaineiston elinkaaren vaiheen mukaisesti säilytyksestä tai arkistoinnista sekä tietopalveluvastuista siirtosopimuksessa (pdf). Siirtosopimus ei ole aineistokohtainen vaan siirtäjäkohtainen. Saman siirtosopimuksen puitteissa voidaan tehdä useita tietoaineistosiirtoja.
Siirtäjä laatii siirrettävälle aineistolle siirtosuunnitelman (word), jossa kuvataan siirrettävä tietoaineisto, siirron aikataulu sekä muut aineiston kannalta oleelliset tiedot.
- Siirtosuunnitelmassa siirtäjä määrittelee myös tietoaineiston elinkaaren vaiheen (pdf), erityisesti arkistointivaiheen alkamisajankohdan sekä aineiston käyttörajoitukset.
- Tietoaineiston rekisterinpitäjä määräytyy sen mukaan, onko aineisto säilytys- vai arkistointivaiheessa (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679). Rekisterinpitäjä on vastuussa aineistoon liittyvästä tietopalvelusta ja tietoaineistojen turvallisuuden varmistamisesta.
Siirtäjä tuottaa myös aineistoon liittyviä kuvailutietoja ja mahdollista muuta oheisdokumentaatiota. Keskusteluissa sovitaan lisäksi aineistojen siirtoon liittyvistä muista hallinnollisista asioista.
Riskiarvio
Alkujaan digitaalisten tietoaineistojen pitkäaikaiseen tai pysyvään säilyttämiseen ja arkistointiin saattaa liittyä erilaisia riskejä. Riskit kartoitetaan aina tapauskohtaisesti, jos siirtäjä tai Kansallisarkisto katsoo sen tarpeelliseksi. Tutustu riskiarviolomakkeeseen (excel) ja arvioi sen täyttämisen tarpeellisuus tietoaineistokohtaisesti.
Siirrettävä tietoaineisto ja siirtoerät
Kun siirrettävä aineisto on yksilöity Kansallisarkiston ja siirtäjän välisessä siirtosuunnitelmassa, sovitaan tarkemmin, muodostuuko siirrettävästä aineistosta yksi vai useampi siirtoerä eli looginen aineistokokonaisuus. Tietoaineiston jakaminen esimerkiksi vuosikohtaisiin kokonaisuuksiin voi olla perusteltu ratkaisu. Jokaisesta siirtoerästä muodostuu yksi tai useampi siirtopaketti.
