Siirroista sopiminen
Onko organisaatiollasi yksi tai useampi digitaalinen aineistokokonaisuus, joka on arkistolain (831/1994) nojalla määrätty pysyvästi säilytettäväksi, eli tiedonhallintalain mukaisesti arkistoitavaksi, ja jonka tietosisältöihin ei kohdistu enää muutoksia?
Siirtäjän muistilista
Siirron prosessi lähtee liikkeelle seuraavasti:
- Ota yhteyttä Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun.
- Käytä apuna Tarkistuslista siirtäjälle -dokumenttia (word).
- Tee Kansallisarkiston kanssa siirtosopimus (pdf).
- Täytä siirtosuunnitelma (word).
- Täytä riskiarviolomake (word).
Huomioi nämä asiat ennen siirrosta sopimista
Siirrettävällä tietoaineistolla tulee olla ajantasainen Kansallisarkiston seulontapäätös arkistoitavista asiakirjatiedoista ja niiden pysyvästä säilyttämisestä yksinomaan digitaalisessa muodossa tai kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden aineistojen kohdalla digitaalisessa ja analogisessa muodossa.
Tietoaineisto voi olla joko julkista tai käyttörajoitettua, ja se voi sisältää henkilötietoja, erityisiä henkilötietoryhmiä tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja. Palveluun ei voi kuitenkaan siirtää turvallisuusluokiteltua aineistoa.
Siirtosopimuksesta ja -suunnitelmasta sovitaan yhteistyössä
Ensimmäiseksi siirtäjä ja Kansallisarkisto sopivat siirrosta, tietoaineiston elinkaaren vaiheen mukaisesti säilytyksestä tai arkistoinnista sekä tietopalveluvastuista siirtosopimuksessa (pdf). Siirtosopimus ei ole aineistokohtainen vaan siirtäjäkohtainen. Saman siirtosopimuksen puitteissa voidaan tehdä useita tietoaineistosiirtoja.
Siirtäjä laatii siirrettävälle aineistolle siirtosuunnitelman (word), jossa kuvataan siirrettävä tietoaineisto, siirron aikataulu sekä muut aineiston kannalta oleelliset tiedot.
- Siirtosuunnitelmassa siirtäjä määrittelee myös tietoaineiston elinkaaren vaiheen (pdf), erityisesti arkistovaiheen alkamisajankohdan sekä aineiston käyttörajoitukset.
- Tietoaineiston rekisterinpitäjä määräytyy sen mukaan, onko aineisto säilytys- vai arkistovaiheessa (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679). Rekisterinpitäjä on vastuussa aineistoon liittyvästä tietopalvelusta ja tietoaineistojen turvallisuuden varmistamisesta.
Riskiarvio
Digitaalisten tietoaineistojen pitkäaikaiseen tai pysyvään säilyttämiseen ja arkistointiin saattaa liittyä erilaisia riskejä. Siirron yhteydessä riskit kartoitetaan aina tapauskohtaisesti riskiarviolomakkeella.
Siirrettävä tietoaineisto ja siirtoerät
Kun siirrettävä aineisto on yksilöity Kansallisarkiston ja siirtäjän välisessä siirtosuunnitelmassa, sovitaan tarkemmin, muodostuuko siirrettävästä aineistosta yksi vai useampi siirtoerä eli looginen aineistokokonaisuus. Tietoaineiston jakaminen esimerkiksi vuosikohtaisiin kokonaisuuksiin voi olla perusteltu ratkaisu. Jokaisesta siirtoerästä muodostuu yksi tai useampi siirtopaketti.
