Siirroista sopiminen

Onko organisaatiollasi yksi tai useampi digitaalinen aineistokokonaisuus, joka on arkistolain (831/1994) nojalla määrätty arkistoitavaksi (päätöksissä pysyvään säilytykseen) ja jonka tietosisältöihin ei kohdistu enää muutoksia? Aloita siirrosta sopiminen yhteydenotolla Kansallisarkistoon ja perehtymällä ennakkoon siirtosopimukseen ja -suunnitelmaan.

Huomioi nämä asiat ennen siirrosta sopimista

Siirrettävällä aineistolla tulee olla ajantasainen Kansallisarkiston seulontapäätös arkistoitavista asiakirjatiedoista ja niiden pysyvästä säilyttämisestä yksinomaan digitaalisessa muodossa.

Aineisto voi olla joko julkista tai käyttörajoitettua, ja se voi sisältää henkilötietoja, erityisiä henkilötietoryhmiä tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja. Palveluun ei voi kuitenkaan siirtää turvallisuusluokiteltua aineistoa.

Siirtosopimuksesta ja -suunnitelmasta sovitaan yhteistyössä

Siirtäjä ja Kansallisarkisto sopivat siirrosta, säilytyksestä tai arkistoinnista sekä tietopalveluvastuista siirtosopimuksessa (pdf). Keskustelun tukena käytetään Kansallisarkiston asiakirjapohjia siirtosopimuksesta ja -suunnitelmasta.

Siirtosopimuksen lisäksi Siirtäjä laatii aineistolle siirtosuunnitelman (word),  jossa on täsmennetty siirrettävä aineisto, siirron aikataulu sekä muut aineiston kannalta oleelliset tiedot. Siirtosuunnitelma on valmis, kun Sähköisen arkistoinnin palvelu on hyväksynyt sen.

• Siirtosuunnitelmassa Siirtäjä määrittelee myös aineiston säilyttämisen ja arkistoinnin vaiheet (pdf), erityisesti arkistointivaiheen alkamisajankohdan sekä aineiston käyttörajoitukset.
• Aineiston rekisterinpitäjä määräytyy sen mukaan, onko aineisto säilytys- vai arkistointivaiheessa (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679). Rekisterinpitäjä on vastuussa aineistoon liittyvästä tietopalvelusta ja tietoaineistojen turvallisuuden varmistamisesta.

Siirtäjä tuottaa myös aineistoon liittyviä kuvailutietoja ja mahdollista muuta oheisdokumentaatiota. Keskusteluissa sovitaan lisäksi aineistojen siirtoon liittyvistä muista hallinnollisista asioista.

Riskiarvio

Alkujaan digitaalisten tietoaineistojen pitkäaikaiseen tai pysyvään säilyttämiseen ja arkistointiin saattaa liittyä erilaisia riskejä. Riskit kartoitetaan aina tapauskohtaisesti, jos Siirtäjä tai Kansallisarkisto katsoo sen tarpeelliseksi. Aloita täyttämällä riskiarviolomake (excel).

Siirrettävä aineisto ja siirtoerät

Kun siirrettävä aineisto on yksilöity Kansallisarkiston ja siirtäjän välisessä siirtosuunnitelmassa, sovitaan tarkemmin, muodostuuko siirrettävästä aineistosta yksi vai useampi siirtoerä eli looginen aineistokokonaisuus. Aineiston jakaminen esimerkiksi vuosikohtaisiin kokonaisuuksiin voi olla perusteltu ratkaisu. Jokaisesta siirtoerästä muodostuu yksi tai useampi siirtopaketti.