Siirtopaketin muodostaminen
Kun siirrettävää aineistokokonaisuutta koskevat hallinnolliset asiat on sovittu, siirtäjä muodostaa aineistostaan siirtopaketin.
Siirtäjä ja Kansallisarkisto voivat sopia, että aineisto jaetaan useampaan loogiseen kokonaisuuteen eli siirtoerään. Yhdestä siirtoerästä tulee yksi tai useampi siirtopaketti. Jokainen siirtopaketti tulee tallentaa ohjeiden mukaiseen hakemistorakenteeseen ja paketoida siirtoa varten.
Siirtopaketin koostamisessa voidaan hyödyntää esimerkiksi siirtäjän järjestelmän omaa siirtotoiminnallisuutta tai siirtoa varten erikseen luotua ratkaisua. Kansallisarkisto ei tarjoa työkaluja siirtopaketin koostamiseen, vaan siirtäjän on tehtävä aineistopoiminta käytössään olevilla työkaluilla tai luotava tarvittava ratkaisu sovellustoimittajansa/palveluntarjoajansa tai muun teknisen kumppanin kanssa.
Mitä aineistoja Kansallisarkistoon voi siirtää?
Kansallisarkistoon on mahdollista siirtää digitaalisia aineistoja seuraavissa siirtorakenteissa:
SÄHKE2-aineistot
Viranomaisen toiminnan yhteydessä SÄHKE2-metatietorakenteeseen muodostunut aineisto.
- SÄHKE2-siirtopaketin muodostaminen (pdf)
- SÄHKE2-metatietomalli ja -skeema
- Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
Digitoidut kuva-aineistot
Kansallisarkiston vuosien 2019 ja 2021 digitointimääritysten mukaisesti viranomaisen itse digitoiman aineiston siirto.
- Digitoidut kuva-aineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf)
- Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin (2019)
- Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin (2021)
- Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
- Metatietolomake (excel), kuvailu aineisto- tai sarjatasolla
- Aineistojen kuvailu siirtokäyttöliittymässä
Rakenteiset tietoaineistot
Kansallisarkiston siirtokäyttöliittymän kautta voi siirtää XML-, CSV- ja JSON-formaateissa olevia rakenteisia tietoaineistoja. Esimerkki rakenteisista aineistoista ovat digitaalisessa muodossa olevat diaaritiedot. Tällöin siirtoon liittyy usein tarve luopua vanhasta diaarisovelluksesta ja diaarin tietosisältö on määrätty pysyvään säilytykseen digitaalisessa muodossa.
- Rakenteiset tietoaineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf). Ohjeen lopusta löydät Kansallisarkiston XML-rakenteen, jota suositellaan hyödyntämään siirrossa.
- Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
- Metatietolomake (excel), kuvailu aineisto- tai sarjatasolla
- Aineistojen kuvailu siirtokäyttöliittymässä
Muut digitaaliset tietoaineistot - Audiovisuaaliset aineistot
Aineistokokonaisuudet, jotka eivät sovellu muissa siirtorakenteissa siirrettäväksi, esimerkiksi verkkolevyille muodostuneet kokonaisuudet.
- Muut digitaaliset tietoaineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf)
- Metatietolomake (excel), kuvailu aineisto- tai sarjatasolla
- Aineistojen kuvailu siirtokäyttöliittymässä
Siirrettäviä tiedostoja koskevat rajoitteet
Kansallisarkistoon siirrettäviä tiedostoja ja niiden tiedostomuotoja koskevat vaatimukset ja rajoitukset on otettava huomioon siirtopaketin koostamisessa. Lisätietoa löytyy ohjeesta Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf). Listaus tiedostomuodoista, joita voi siirtää Kansallisarkistoon, löytyy ohjeen lopusta.
Ohjevideot
Videon tekstitykset saat näkyviin valitsemalla tekstityksen kieleksi suomi tai englanti (tekstitys on kummassakin tapauksessa suomenkielinen). Tekstityspainike löytyy videon alapalkista ja näyttää tältä:
Digitoidut kuva-aineistot
Rakenteiset tietoaineistot
Siirtäjän muistilista
- Huolehdi aineiston siirtokuntoon saattamisesta ja siihen liittyvistä kustannuksista (arkistolain § 14).
- Tuota aineistopoiminnassa tarvittavat ratkaisut.
- Huomioi tiedostoja koskevat vaatimukset.
- Toteuta aineistopoiminta.
- Muodosta sovituista aineistoista siirtorakenteen mukainen siirtopaketti.