Siirtopaketin muodostaminen
Kun siirtoon liittyvät hallinnolliset asiat on sovittu, Siirtäjä muodostaa aineistostaan siirtopaketin. Kansallisarkisto ei tarjoa työkaluja siirtopaketin muodostamiseksi. Tällä sivulla on kuvaukset vastaanotettavista siirtorakenteista ja tiedostoja koskevista rajoituksista sekä ohjevideot siirtopakettien muodostamiseksi.
Siirtäjän muistilista
Seuraavat tehtävät ovat Siirtäjän vastuulla siirtopaketin muodostamisessa:
- Huolehdi aineiston siirtokuntoon saattamisesta ja siihen liittyvistä kustannuksista (arkistolain § 14).
- Tuota aineistopoiminnassa tarvittavat ratkaisut.
- Huomioi tiedostoja koskevat vaatimukset.
- Toteuta aineistopoiminta.
- Muodosta sovituista aineistoista siirtorakenteen mukainen siirtopaketti.
Siirtäjä ja Kansallisarkisto voivat sopia, että aineisto jaetaan useampaan loogiseen kokonaisuuteen eli siirtoerään. Yhdestä siirtoerästä muodostetaan yksi tai useampi siirtopaketti. Jokainen siirtopaketti tulee tallentaa ohjeiden mukaiseen hakemistorakenteeseen ja paketoida siirtoa varten.
Siirtopaketin koostamisessa voidaan hyödyntää esimerkiksi Siirtäjän järjestelmän omaa siirtotoiminnallisuutta tai siirtoa varten erikseen luotua ratkaisua. Kansallisarkisto ei tarjoa työkaluja siirtopaketin muodostamiseen, vaan Siirtäjän on tehtävä aineistopoiminta käytössään olevilla työkaluilla tai luotava tarvittava ratkaisu sovellustoimittajansa/palveluntarjoajansa tai muun teknisen kumppanin kanssa.
Mitä tietoaineistoja Kansallisarkistoon voi siirtää?
Kansallisarkistoon on mahdollista siirtää digitaalisia tietoaineistoja seuraavissa siirtorakenteissa:
SÄHKE2-aineistot
Viranomaisen toiminnan yhteydessä SÄHKE2-metatietorakenteeseen muodostunut tietoaineisto.
- SÄHKE2-siirtopaketin muodostaminen (pdf)
- SÄHKE2-metatietomalli ja -skeema
- Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
Digitoidut kuva-aineistot
Kansallisarkiston vuosien 2019 ja 2021 digitointimääritysten mukaisesti viranomaisen itse digitoiman aineiston siirto.
- Digitoidut kuva-aineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf)
- Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet (2024)
- Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
- Metatietolomake (excel), kuvailu aineisto- tai sarjatasolla
- Aineistojen kuvailu siirtokäyttöliittymässä
Rakenteiset tietoaineistot
Kansallisarkiston siirtokäyttöliittymän kautta voi siirtää XML-, CSV- ja JSON-formaateissa olevia rakenteisia tietoaineistoja. Esimerkki rakenteisista tietoaineistoista ovat digitaalisessa muodossa olevat diaaritiedot. Tällöin siirtoon liittyy usein tarve luopua vanhasta diaarisovelluksesta ja diaarin tietosisältö on määrätty pysyvään säilytykseen digitaalisessa muodossa.
- Rakenteiset tietoaineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf). Ohjeen lopusta löydät Kansallisarkiston XML-rakenteen, jota suositellaan hyödyntämään siirrossa.
- Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
- Metatietolomake (excel), kuvailu aineisto- tai sarjatasolla
- Aineistojen kuvailu siirtokäyttöliittymässä
Muut digitaaliset tietoaineistot
Aineistokokonaisuudet, jotka eivät sovellu muissa siirtorakenteissa siirrettäväksi, esimerkiksi verkkolevyille muodostuneet kokonaisuudet tai audiovisuaaliset aineistot.
- Muut digitaaliset tietoaineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf)
- Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
- Metatietolomake (excel), kuvailu aineisto- tai sarjatasolla
- Aineistojen kuvailu siirtokäyttöliittymässä
Tarkistesumma
Siirtopaketteihin on tuotettava tarkistesummatiedosto (csv). Sen avulla varmistetaan tiedostojen muuttumattomuus siirrossa ja säilytyksessä.
Siirrettäviä tiedostoja koskevat rajoitukset
Kansallisarkistoon siirrettäviä tiedostoja ja niiden tiedostomuotoja koskevat vaatimukset ja rajoitukset on otettava huomioon siirtopaketin koostamisessa. Lisätietoa löytyy ohjeesta Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf). Listaus tiedostomuodoista, joita voi siirtää Kansallisarkistoon, löytyy ohjeen lopusta.