Siirtopaketin muodostaminen

Kun siirrettävää aineistokokonaisuutta koskevat hallinnolliset asiat on sovittu, siirtäjä muodostaa aineistostaan siirtopaketin.

-

Siirtäjä ja Kansallisarkisto voivat sopia, että aineisto jaetaan useampaan loogiseen kokonaisuuteen eli siirtoerään. Yhdestä siirtoerästä tulee yksi tai useampi siirtopaketti. Jokainen siirtopaketti tulee tallentaa ohjeiden mukaiseen hakemistorakenteeseen ja paketoida siirtoa varten.

Siirtopaketin koostamisessa voidaan hyödyntää esimerkiksi siirtäjän järjestelmän omaa siirtotoiminnallisuutta tai siirtoa varten erikseen luotua ratkaisua. Kansallisarkisto ei tarjoa työkaluja siirtopaketin koostamiseen, vaan siirtäjän on tehtävä aineistopoiminta käytössään olevilla työkaluilla tai luotava tarvittava ratkaisu sovellustoimittajansa/palveluntarjoajansa tai muun teknisen kumppanin kanssa.

Mitä aineistoja Kansallisarkistoon voi siirtää?

Kansallisarkistoon on mahdollista siirtää digitaalisia aineistoja seuraavissa siirtorakenteissa:

SÄHKE2-aineistot

Viranomaisen toiminnan yhteydessä SÄHKE2-metatietorakenteeseen muodostunut aineisto.

Digitoidut kuva-aineistot

Kansallisarkiston vuosien 2019 ja 2021 digitointimääritysten mukaisesti viranomaisen itse digitoiman aineiston siirto.

Huom!
MIX-metatietojen kansainvälisten määritysten mukaisessa skeemassa (versio 2) on iccProfileURI-niminen elementti. Skeeman kuvauksessa ja Kansallisarkiston digitointimäärityksissä nimi on version 1 mukaisessa muodossa iccProfileURL. Myös Kansallisarkiston Digitoidun aineiston validointityökalu hyväksyy tällä hetkellä muodon iccProfileURL. Kansallisarkistoon siirrettävissä digitoiduissa aineistossa tulee käyttää skeeman mukaista muotoa iccProfileURI. Validointityökalun ja määritysten osalta muoto pyritään korjaamaan myös mahdollisimman pikaisesti.

Rakenteiset tietoaineistot

Kansallisarkiston siirtokäyttöliittymän kautta voi siirtää XML-, CSV- ja JSON-formaateissa olevia rakenteisia tietoaineistoja. Esimerkki rakenteisista aineistoista ovat digitaalisessa muodossa olevat diaaritiedot. Tällöin siirtoon liittyy usein tarve luopua vanhasta diaarisovelluksesta ja diaarin tietosisältö on määrätty pysyvään säilytykseen digitaalisessa muodossa.

Muut digitaaliset tietoaineistot - Audiovisuaaliset aineistot

Aineistokokonaisuudet, jotka eivät sovellu muissa siirtorakenteissa siirrettäväksi, esimerkiksi verkkolevyille muodostuneet kokonaisuudet.

Siirrettäviä tiedostoja koskevat rajoitteet

Kansallisarkistoon siirrettäviä tiedostoja ja niiden tiedostomuotoja koskevat vaatimukset ja rajoitukset on otettava huomioon siirtopaketin koostamisessa. Lisätietoa löytyy ohjeesta Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf). Listaus tiedostomuodoista, joita voi siirtää Kansallisarkistoon, löytyy ohjeen lopusta. 

Ohjevideot

Videon tekstitykset saat näkyviin valitsemalla tekstityksen kieleksi suomi tai englanti (tekstitys on kummassakin tapauksessa suomenkielinen). Tekstityspainike löytyy videon alapalkista ja näyttää tältä:

Digitoidut kuva-aineistot

Rakenteiset tietoaineistot

Siirtäjän muistilista

  • Huolehdi aineiston siirtokuntoon saattamisesta ja siihen liittyvistä kustannuksista (arkistolain § 14).
  • Tuota aineistopoiminnassa tarvittavat ratkaisut.
  • Huomioi tiedostoja koskevat vaatimukset.
  • Toteuta aineistopoiminta.
  • Muodosta sovituista aineistoista siirtorakenteen mukainen siirtopaketti.