Skapa överföringspaket

När de administrativa ärendena som gäller den materialhelhet som ska överföras har avgjorts, skapar överlåtaren ett överföringspaket av materialet.

-

Överlåtaren och Riksarkivet kan komma överens om att materialet uppdelas i flera logiska helheter, dvs. en överföringspost. Varje överföringspost utgör ett eller flera överföringspaket. Varje överföringspaket ska sparas i en katalogstruktur enligt anvisningarna och paketeras för överföring.

Vid sammanställningen av överföringspaketet är det till exempel möjligt att använda överföringsfunktionen i överlåtarens system eller en separat lösning som skapats för överföringen. Riksarkivet tillhandahåller inga verktyg för att sammanställa överföringspaket, utan överlåtaren ska plocka material med de verktyg som den förfogar över eller ta fram den lösning som behövs med sin programleverantör/tjänsteleverantör eller någon annan teknisk partner.

Vilket material kan överföras till Riksarkivet?

Digitala material kan överföras till Riksarkivet i följande överförinsstruktur:

SÄHKE2-material

Material som har tagits fram i SÄHKE2-metadatastrukturen i samband med myndighetens verksamhet.

Digitaliserat bildmaterial

Överföring av material som myndigheten själv digitaliserat enligt Riksarkivets digitaliseringsspecifikationer för 2019 och 2021.

Strukturerat informationsmaterial

Strukturerat datamaterial i XML-, CSV- och JSON-format kan överföras via Riksarkivets överföringsgränssnitt. Ett exempel på strukturerat material är diarieuppgifter i digitalt format. Då kan det ofta vid överföringen vara nödvändigt att avstå från ett gammalt diarieprogram, och informationsinnehållet i diariet ska förvaras varaktigt i digitalt format.

Övrigt digitalt infomationsmaterial - Audiovisuellt material

Dataenheter som inte lämpar sig för överföring i andra överföringsstrukturer, till exempel enheter bildade på nätverksdiskar.

Begränsningar för filer som ska överföras

Tänk på kraven och begränsningarna på de filer som ska överföras till Riksarkivet, inklusive filformat, när du sammanställer ett överföringspaket. Mer information finns i anvisningen om kraven på filer som ska tas emot (pdf, på finska). En förteckning över de filformat som kan överföras till Riksarkivet finns i slutet av anvisningen.

Instruktionsvideor (på finska)

Minneslista för överlåtare

  • Se till att materialet ställs i sådant skick att det kan överföras och svara för kostnaderna för det (14 § i arkivlagen).
  • Ta fram lösningar som behövs för att generera material.
  • Iaktta kraven för filer.
  • Plocka materialet.
  • Skapa ett överföringspaket av det överenskomna materialet enligt överföringsstruktur.