Skapa överföringspaket

När de administrativa ärendena som gäller överföringen har avgjorts, skapar överlåtaren ett överföringspaket av materialet. Riksarkivet erbjuder inte verktyg för skapning av överföringspaket. På denna sida finns beskrivningar av överföringsstrukturer som kan tas emot, begränsningar för filer som tas emot och instruktionsvideor för att skapa överföringspaket.

- ​​​​​​​

Minneslista för överlåtare

Följande uppgifter ligger på överförarens ansvar vid bildandet av överföringspaketet:

  • Se till att materialet ställs i sådant skick att det kan överföras och svara för kostnaderna för det (14 § i arkivlagen).
  • Ta fram lösningar som behövs för att generera material.
  • Iaktta kraven för filer.
  • Plocka materialet.
  • Skapa ett överföringspaket av det överenskomna materialet enligt överföringsstruktur.

Överlåtaren och Riksarkivet kan komma överens om att materialet uppdelas i flera logiska helheter, dvs. en överföringspost. Av varje överföringspost bildas ett eller flera överföringspaket. Varje överföringspaket ska sparas i en katalogstruktur enligt anvisningarna och paketeras för överföring.

-

Vid sammanställningen av överföringspaketet är det till exempel möjligt att använda överföringsfunktionen i överlåtarens system eller en separat lösning som skapats för överföringen. Riksarkivet tillhandahåller inga verktyg för att bilda överföringspaket, utan överlåtaren ska plocka material med de verktyg som den förfogar över eller ta fram den lösning som behövs med sin programleverantör/tjänsteleverantör eller någon annan teknisk partner.

Vilket material kan överföras till Riksarkivet?

Digitala material kan överföras till Riksarkivet i följande överförinsstruktur:

SÄHKE2-material

Informationsmaterial som har tagits fram i SÄHKE2-metadatastrukturen i samband med myndighetens verksamhet.

Digitaliserat bildmaterial

Överföring av material som myndigheten själv digitaliserat enligt Riksarkivets digitaliseringsspecifikationer för 2019 och 2021.

Obs! MIX-metadatans schema (version 2) enligt internationella specifikationer har ett element som heter iccProfileURI. I beskrivningen av schemat och i Riksarkivets specifikationer för digitaliseringen är namnet i formen enligt version 1: iccProfileURL. Även Riksarkivets valideringsverktyg för digitaliserat material godkänner för närvarande formen iccProfileURL.

I digitaliserat material som överförs till Riksarkivet ska man använda formen enligt schemat iccProfileURI. När det gäller valideringsverktyget och specifikationerna strävar vi efter att åtgärda formen så snart som möjligt.

Strukturerat informationsmaterial

Strukturerat datamaterial i XML-, CSV- och JSON-format kan överföras via Riksarkivets överföringsgränssnitt. Ett exempel på strukturerat informationsmaterial är diarieuppgifter i digitalt format. Då kan det ofta vid överföringen vara nödvändigt att avstå från ett gammalt diarieprogram, och informationsinnehållet i diariet ska förvaras varaktigt i digitalt format.

Övrigt digitalt infomationsmaterial

Dataenheter som inte lämpar sig för överföring i andra överföringsstrukturer, till exempel enheter bildade på nätverksdiskar eller audiovisuellt material.

Begränsningar för filer som ska överföras

Tänk på kraven och begränsningarna på de filer som ska överföras till Riksarkivet, inklusive filformat, när du sammanställer ett överföringspaket. Mer information finns i anvisningen om kraven på filer som ska tas emot (pdf, på finska). En förteckning över de filformat som kan överföras till Riksarkivet finns i slutet av anvisningen.

Instruktionsvideor (på finska)