Förutsättningar för arkivering

Informationens arkivering, beviskraft, begriplighet och integritet ska garanteras genom planering, tillräcklig beskrivning och dokumentation av informationens livscykel. Samma förfaranden stöder informationshanteringen även under tidigare skeden av informationens livscykel. Det handlar om samarbete för att se till att informationen bevaras och är användbar.

I den bifogade minneslistan ovan sammanfattas de viktigaste åtgärderna för att se till att arkivmaterialen bevaras och är tillgängliga från början till slutet av sin livscykel i arkivet. För att säkerställa förutsättningarna för arkivering krävs samarbete mellan experter på dokumenthantering och arkivering, informationssäkerhet och ICT samt substans.

Arkivering är en del av informationens livscykel

Egenskaper som produceras i början av livscykeln följer med informationen som ska arkiveras in i arkivfasen. Därför är det viktigt att redan i samband med planeringen och genomförandet av dokumenthanteringen och annan informationshantering ta hänsyn till förutsättningarna för arkivering.

Handlingens och informationens faser i livscykeln kan betraktas med hjälp av den s.k. kontinuitetsmodellen. Granskningen stöder särskilt planeringen av livscykeln.

Handlingens livscykel

• Handlingens livscykel börjar med att den upprättas hos eller kommer in till organisationen.
  Handlingen tas till vara i ärendehanteringssystemet eller i något annat informationssystem. Handlingen klassificeras och får metadata.
• Handlingen används vid skötseln av myndighetens uppgifter och blir en del av de informationsmaterial som bildas, utnyttjas och förvaras i samband med skötseln av uppgifterna. Handlingen och informationsmaterialet är bevis på åtgärder - de verifierar myndighetens verksamhet.
• När det ursprungliga användningsändamålet för en handling upphör antingen förstörs eller arkiveras den. Handlingen som överförs till arkivet är en del av kulturarvet - samhällets gemensamma, kollektiva minne.

Kontinuitetsmodellen hjälper också till att beskriva roller i samband med informationshantering och arkivering. I figuren nedan har kraven i den inhemska lagstiftningen anpassats till livscykelmodellen. De gäller bland annat registrering av ämnen och handlingar, behandling av personuppgifter, verkställande av offentlighet och sekretess samt förvaring och arkivering.

Bild: Kontinuitetsmodell för livscykel tillämpad på lagen om informationshantering. Se bilden i större format (png). Källa: Rekommendation om metadata för ärendehantering, bilaga 1 (pdf). Finansministeriets publikationer 2021.

Faserna i livscykeln är beroende av varandra och livscykeln är inte alltid linjär. Också arkiverad information kan senare visa sig vara ett nödvändigt bevis på individens rättigheter och skyldigheter eller utgöra grunden för senare myndighetsverksamhet. Utgångspunkten för dessa behov är dock förvaringsfasen och det ursprungliga användningsbehovet.

Läs mer om kontinuitetsmodellen

• Kontinuitetsmodellen för handlingens livscykel har ursprungligen utvecklats av australiensaren Frank Upward under 1990-talet.

• Läs mer om livscykelns kontinuitetsmodell:

  • Henttonen Pekka: Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen, 2015, s. 81-89.

  • Kilkki, Jaana: Suomalainen erikoisuus: asiakirjojen elinkaaren jatkumomalli, Arkistoviesti 4/2006.

  • Kilkki, Jaana: Asiakirjatiedon hallinnan asiantuntijuuden diskursiivinen rakentaminen Suomessa: Tutkimus normatiivisesta professionaalisesta diskurssista vuosina 1935-2015, 2020, s. 81-84. (pdf).