En del av handlingarna har åtkomstbegränsning

Största delen av det material som förvaras i Riksarkivet är offentligt. En del av handlingarna har åtkomstbegränsning enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och dataskyddslagen, och de får endast användas med beviljat användningstillstånd.

Även privata arkiv kan vara åtkomstbegränsade, antingen på grund av överlåtelseavtal eller lagstiftning. En del av handlingarna kan vara i så dåligt skick att användningen av dokumenten kan vara begränsad.

Användningstillstånd till begränsat material kan sökas i webbtjänsten Astia.

Digitaliserade eller mikrofilmade handlingar finns som regel inte tillgängliga i analog form.

Enligt lagstiftningen kan åtkomstbegränsat digitalt material endast tas del av med kundterminalerna i forskarsalarna på Riksarkivets verksamhetsställen.  

Handlingar som kan granskas digitalt i tjänsten Astia har inga begränsningar som hänför sig till upphovsrätt eller andra användningsbegränsningar (med undantag för de material som endast kan användas med Riksarkivets kundterminaler). De kan därför ges ut både som papperspublikationer och som elektroniska publikationer.