Tjänsten för digital arkivering utvidgas till hela den offentliga förvaltningen

Riksarkivets Tjänst för digital arkivering utvidgas från statsförvaltningen till att omfatta hela den offentliga förvaltningen. I fortsättningen kan också kommuner, välfärdsområden och högskolor överföra sina material till Riksarkivet för arkivering. Enligt planerna ska tjänsten vara tillgänglig för hela den offentliga förvaltningen år 2025.

Utvidgningen av Tjänsten för digital arkivering stödjer digitaliseringen av den offentliga förvaltningen genom att erbjuda en centraliserad lösning för digital arkivering.  Målet är att organisationer inom den offentliga förvaltningen inte behöver göra omfattande investeringar i tekniska lösningar och kompetens inom digital arkivering. Till exempel behöver man vid systemanskaffning inte beakta andelen material som ska arkiveras för evigt i underhållet av materialet och i lagringssystemets egenskaper. Utvidgningen av tjänsten har en stark koppling till målen för arkivlagen, som förnyas. Den ökar också samarbetet mellan kommunerna och staten och betjänar en mer omfattande digital användning av dataunderlag i det centraliserade datalagret. 

Utvidgningsprojekt

Riksarkivet har initierat ett projekt för att utvidga Tjänsten för digital arkivering till hela den offentliga förvaltningen. Målet med projektet är att utveckla tjänsten och dess processer så att de möter behoven hos den utökade kundkretsen när produktionsdrift börjar. Projektet ansvarar också för marknadsföring och kommunikation av tjänsten till nya kunder.

I anslutning till projektet för att utvidga Tjänsten för digital arkivering utvecklas också servicehelheten för digital arkivering, som i dagens läge erbjuder statsförvaltningen en lösning för digital arkivering av dataunderlag. Hösten 2023 infördes teknisk möjlighet att överföra material från den övriga offentliga förvaltningen via tjänstens användargränssnitt genom Suomi.fi-förvaltningen. Åren 2024 utvidgas urvalet av tjänster genom introduktionen av överföring av underlag via ett gränssnitt. Vid implementeringen av gränssnittet används servicekanalen Suomi.fi. Åren 2024–2025 öppnas distributionsgränssnitt för begränsat och obegränsat material.

I anslutning till utvidgningsprojektet utvecklar Riksarkivet också tjänsten Astia som gör det möjligt att smidigt använda material som ursprungligen upprättats digitalt och ger myndigheter tillträde till sina egna dataunderlag.

Tjänsten testas innan den tas i produktionsdrift

Innan Tjänsten för digital arkivering öppnas för hela den offentliga förvaltningen år 2025, testas tjänsten på förhand i samarbete med separat utvalda pilotanvändare. Syftet med pilotöverföringen är att skapa en uppfattning av kommunernas och den övriga offentliga förvaltningens beredskap och kapacitet att överföra material till Tjänsten för digital arkivering. Samtidigt insamlas respons om hur Riksarkivets instruktioner och processer lämpar sig för den utvidgade kundkretsens behov.

Pilotöverföringarna började hösten 2023 och avsikten är att slutföra dem före utgången av år 2024. Riksarkivet kommer att informera om hur pilotöverföringarna fortskrider och om deras resultat på den här sidan och i andra informationskanaler.

Tio organisationer har utsetts till pilotöverförare: åtta kommuner, en högskola och Riksdagen. Pilotorganisationerna valdes ut på så sätt att de till storlek och utgångspunkter representerar så olika typer av organisationer, källsystem och material som möjligt.

I pågående pilotprojekt överförs material genom överföringsgränssnittet. Under åren 2024 och 2025 är avsikten att även pilottesta överföring genom gränssnitt när den tekniska implementeringen av gränssnitten är klar. För närvarande förväntas den tekniska beredskapen för gränssnittsöverföring vara klar hösten 2024.

I kommunernas pilotprojekt överförs huvudsakligen protokoll från organen, och i en pilot överförs ett diarium. En högskola överför läroplaner, och parlamentet överför material relaterat till parlamentsverksamhet. För närvarande planeras att alla överföringsstrukturer som tas emot av Riksarkivet (SÄHKE2, Övrigt digitalt informationsmaterial, Digitaliserat bildmaterial,, Strukturerat informationsmaterial) kommer att användas i pilotprojekt.

Hittills har vi fått mycket användbar information från pilotprojekten om den allmänna förvaltningens överföringsförmåga och funktionen av tjänsteprocessen. Utmaningar som har identifierats i nästan alla pilotprojekt inkluderar bland annat att särskilja lagringsfasen och arkiveringsfasen samt att definiera lagringstider och användningsbegränsningar för överförbart infomationsmaterial. I vissa överföringar har det också märkts utmaningar med att informationssystemen skapar användbara överföringspaket. Ett annat område där observationer har lett till förbättringar är efterlevnaden av digitaliseringskraven vid digitalisering av informationsmaterial. Baserat på dessa iakttagelser har vi börjat utveckla våra riktlinjer och strävar efter att öka samarbetet med informationssystemsleverantörer.

Dessutom deltar Utbildningsstyrelsen, med vilken det genomförs en pilot för direkt överföring av data från centraliserade datalagringsresurser Koski och Varda till Riksarkivet. Undervisnings- och kulturministeriets Arbetsgrupp för nationella datalager och arkivering undersökte användningen av nationella dataresurser för överföring av digitalt material från kommuner till Riksarkivets centraliserade tjänst för digital arkivering. Arbetsgruppens åtgärdsplan inkluderar pilotöverföringar från den centrala datalagringsresursen. Piloten genomförs inom ramen för projektet för utvidgning av Tjänsten för digital arkivering. Piloten syftar till att identifiera bästa praxis och tekniska kapaciteter för direkt överföring av material från datalagringsresurser.

Tjänsten står till hela den offentliga förvaltningens förfogande år 2025

Tjänsten för digital arkivering öppnas i sin helhet för hela den offentliga förvaltningen år 2025. Då kan alla myndigheter överföra sitt material för arkivering till Riksarkivet, om de vill. 

Målet med utvidgningsprojektet är att få nya överförare att överföra sina material via tjänsten redan år 2025. Det är således möjligt och önskvärt att påbörja nya överföringar genast efter att tjänsten tagits i produktionsdrift. Riksarkivet kommer att kartlägga de första överförarna i produktionsskedet i slutet av år 2024. Det är ytterligare en orsak att följa med den här webbsidan och Riksarkivets andra informationskanaler.

Förhandsinformation om Tjänsten för digital arkivering, överföringsprocessen och kraven för överföring finns på webbplatsen för Tjänsten för digital arkivering. Tjänsten och överföringens olika skeden beskrivs mer ingående där. På webbplatsen finns bland annat mer ingående information om i vilket format digitalt material kan överföras till Riksarkivet. 

Den som har frågor om arkivering i allmänhet kan kontakta vår myndighetsstyrning eller tjänsten för digital arkivering. Se kontaktinformationen här. 

Varför överföra material till Riksarkivet?

Statsförvaltningen är skyldig att använda Riksarkivets Tjänst för digital arkivering, men för den övriga offentliga förvaltningen är användningen frivillig. Det finns emellertid många bra anledningar att använda tjänsten. 

1. Arkiveringsskyldigheten är evig. Förvaringssystemen har en livscykel och de ska regelbundet förnyas. Det gäller inte att tänka på arkiveringen endast med några decenniers perspektiv, utan förvaringen och processerna i anslutning ska upprätthållas och administreras fortlöpande. Även om material som ska förvaras tidsbestämt kräver förvaringslösningar som omspänner några årtionden, sparas materialen vid arkiveringen i intakt, tillgänglig och begriplig form utan tidsgräns.    
2. Filformaten förändras och administrationen av materialet kräver resurser. Förvaring av information i intakt och tillgänglig form kräver kontinuerlig administration och kompetens. Det ställer nya krav på de informationssystem som används. Ju längre perioden är från vilken organisationen samlar in material av olika slag, desto mer varierande är materialet och desto mer åtgärder kräver förvaringen. Riksarkivet åtar sig att sköta om administrationen av materialet, när materialet överförts till Riksarkivet. 
3. Det arkiverade materialet kan överföras till Riksarkivet redan i förvaringsskedet. Genom Riksarkivets tjänster får myndigheten enkelt tillgång till material som är i förvaringsskedet. När materialet överförs redan i förvaringsskedet blir det lättare för myndigheten till exempel att avveckla system som tas ur aktivt bruk. Det blir också lättare att undvika arbetskrävande migreringsprojekt i fortsättningen.      
4. Riksarkivet ansvarar för informationstjänsten som gäller material i arkiveringsskedet. I arkiveringsskedet överförs materialets äganderätt till Riksarkivet, som då även ansvarar för informationstjänsten som gäller materialet i enlighet med de begränsningar för användningen som gäller materialet. 
5. Materialets genomslag och användningsgrad förbättras när alla material samlas i en och samma tjänst. Det arkiverade materialet förvaras som en del av dokumentkulturarvet. Då används det i huvudsak för forskning.   I anslutning till utvidgningen utvecklar Riksarkivet sina tjänster som anknyter till användningen av olika material. Målet är att de överförda materialen är tillgängliga så enkelt och på en så bred basis som möjligt.

Mer information om utvidgningen: