Obs! Innehållet på webbsidan är delvis föråldrat eller kommer att föråldras på grund av ändringar i lagstiftningen. Sidan kommer att uppdateras för att motsvara den nya arkiveringslagen före utgången av 2026.

Kontakta Riksarkivet innan gallringsframställan görs

Kontakta Riksarkivet innan du gör en gallringsframställan.

Skicka ett meddelande till adressen​​​​​​​ [email protected]. Beskriv bakgrunden till behovet av gallringsframställan i meddelandet.

Därefter avtalar vi ett styrningsmöte (på distans) för att uppdatera den ömsesidiga lägesbilden. Det är bra att vara förberedd inför styrningsmötet.

Målen för styrningsmötet

  • Besluta om aktören behöver bedöma informationsmaterialens arkivvärde och göra en gallringsframställan. 
  • Dessa frågor är till hjälp i beslutsfattandet:​​​​​​​
    • Är bevarandeanalysen i gällande gallringsbeslut ännu tillämplig på informationsmaterialen i din organisation eller behöver den förnyas?
    • Finns det informationsmaterial vars arkivvärde inte har fastställts?

Alternativ 1

Gallringsbesluten konstateras vara aktuella och tillämpliga → inget behov att bedöma arkivvärdet eller göra gallringsframställan.

Alternativ 2

Gallringsbesluten konstateras vara bristfälliga, det finns informationsmaterial som inte bedömts → aktören börjar bedöma arkivvärdet och upprätta gallringsframställan.

Styrningsmötets innehåll

Förbered dig på att beskriva organisationens informationshanteringssituation i en skriftlig presentation (t.ex. PowerPoint) som anger:

  • Vilka informationshanteringsbeskrivningar används i din organisation? Exempelvis:
    • informationshanteringsmodell
    • informationsstyrningsplan (TOS)
    • arkivbildningsplan (AMS)
    • uppgiftsklassificering
    • informationssystembeskrivningar
    • beskrivning av övergripande arkitektur
  • Om en informationshanteringsmodell används, bedöm
    • Kan den utnyttjas vid fastställande och hantering av förvaringstider samt bedömningen av arkivvärdet?
    • Beskriv hur fastställandet och hanteringen av förvaringstider och fastställandet av arkiveringsvärdet kan göras med hjälp av din organisations informationshanteringsmodell.
    • Om en beskrivning saknas eller inte kan användas för ovanstående ändamål, vilka informationshanteringsbeskrivningar använder din organisation för att hantera informationsmaterialen?
  • Uppgifter om informationsmaterialens bevarandeanalys och dess aktualitet:
    • Uppgifter om gällande och av din organisation tillämpade gallringsbeslut
  • Om din organisation beslutar att bedöma informationsmaterialens arkivvärde och göra en gallringsframställan, avtalas det på mötet om när Riksarkivet ska kommentera utkastet till gallringsframställan.