Beskriva och dokumentera informationsmaterial

För arkiveringen är det väsentligt att inte bara det egentliga materialet bevaras utan även dess användbarhet och begriplighet. På denna sida finns anvisningar för beskrivning och dokumentation av överförbar informationsmaterial.

Med hjälp av beskrivningen tillvaratas den kontext som är väsentlig för informationsmaterialets användbarhet och där materialet har uppkommit och använts. Beskrivningen främjar också informationsmaterialets sökbarhet, eftersom den gör det möjligt för forskare och andra som behöver informationen att hitta materialet i Riksarkivets webbtjänst Astia.  Genom att definiera åtkomstbegränsningarna och personuppgiftskaraktären säkerställer beskrivningen också informationssäkerheten och dataskyddet för det material som ska överföras. Om de allmänna principerna för beskrivningsarbete samt bevarande av information som beviskrafttig och tillgänglig kan du läsa på Riksarkivets webbsidor.

I samband med beskrivningen ska överlåtaren identifiera de detaljer som hänför sig till användningen av materialet samt de åtkomstbegränsningar som hänför sig till materialet, materialets livscykelfas och personuppgiftskaraktär. Om informationsmaterialens användning eller tolkning är beroende av information utanför materialet, såsom information som för närvarande finns tillgänglig online, bör dessa uppgifter arkiveras som tillhörande dokumentation till informationsmaterialet. Detta eftersom dessa uppgifter kanske inte längre är tillgängliga på annat sätt efter tiotals eller hundratals år.

Diskutera behov och detaljer kring beskrivningar närmare med Tjänsten för digital arkivering på förhand.

Beskriva informationsmaterial

Beskrivningen av informationsmaterialet är hierarkisk och består av en beskrivning på högre nivå där materialet betraktas som en helhet samt en beskrivning på lägre nivå där materialet betraktas som enheter av vilka överföringspaketen bildas. Överlåtaren har ansvar för att ta fram beskrivningsuppgifter för både materialhelheten och enskilda överföringspaket.

Beskriva material på högre nivå

Överlåtaren ska utarbeta beskrivningen på materialhelheten på Riksarkivets metadatablankett (excel, på finska), varifrån tjänsten för digital arkivering för in uppgifterna i Riksarkivets metadatalager. Riksarkivets metadatalager använder sig av en traditionell beskrivningshierarki. Serienivån representerar övergripande beskrivning, men den omfattar endast materialhelheter som motiverar uppdelning i mindre delhelheter. Beskrivningen på varje nivå gäller alltid endast de informationsmaterial som befinner sig under det i beskrivningshierarkin.

När beskrivningen på högre nivå har upprättats och godkänts får överlåtaren en metadatakod för överföringsposten av Riksarkivets Tjänst för digital arkivering, utan vilken överföringspaket inte kan beskrivas i överföringsgränssnittet och material inte kan överföras till Riksarkivet. 

Beskriva och namnge överföringspaket

Överlåtaren utarbetar närmare beskrivningsuppgifter per överföringspaket i överföringsgränssnittet. Vid planeringen av metadata för överföringspaket kan man använda samma metadatablankett (excel, på finska), på vilken överlåtaren gjorde beskrivningen på högre nivå. Överföringspaket kan alternativt beskrivas på ett CSV-underlag som överlåtaren får från Tjänsten för digital arkivering. Från CSV-underlaget kan man också exportera beskrivningsuppgifterna för paketen till överföringsgränssnittet, vilket innebär att endast de metadata som inte kan importeras från CSV-underlaget måste kompletteras i överföringsgränssnittet. Sådana är till exempel åtkomstbegränsingarna för informationsmaterial som överföringspaketen innehåller.

När överföringspaketen har beskrivits på ett godtagbart sätt får överlåtaren en kod för överföringsposten (TransferOID), som behövs för översändning av överföringspaketen.