Beskriva och dokumentera material
För arkiveringen är det väsentligt att inte bara det egentliga materialet bevaras utan även dess användbarhet och begriplighet. Om användningen eller tolkningen av materialet är beroende av uppgifter utanför materialet, till exempel uppgifter som för närvarande finns tillgängliga på internet, ska uppgifterna arkiveras som kompletterande dokumentation till materialet. Om tiotals eller hundratals år är dessa uppgifter inte annars nödvändigtvis tillgängliga.
Med hjälp av beskrivningen tillvaratas den kontext som är väsentlig för materialets användbarhet och där materialet har uppkommit och använts. Beskrivningen främjar också materialets sökbarhet, eftersom den gör det möjligt för forskare och andra som behöver informationen att hitta materialet i Riksarkivets webbtjänst Astia. Genom att definiera åtkomstbegränsningarna och personuppgiftskaraktären säkerställer beskrivningen också informationssäkerheten och dataskyddet för det material som ska överföras.
I samband med beskrivningen ska överlåtaren identifiera de detaljer som hänför sig till användningen av materialet samt de åtkomstbegränsningar som hänför sig till materialet, materialets livscykelfas och personuppgiftskaraktär.
Beskriva material
Beskrivningen av materialet är hierarkisk och består av en beskrivning på högre nivå där materialet betraktas som en helhet samt en beskrivning på lägre nivå där materialet betraktas som enheter av vilka överföringspaketen bildas. Överlåtaren tar fram beskrivningsuppgifter för både materialhelheten och enskilda överföringspaket.
Beskriva materialhelheter
Överlåtaren ska utarbeta beskrivningen på högre nivå på Riksarkivets blankettmall (excel, på finska), varifrån tjänsten för digital arkivering för in uppgifterna i Riksarkivets metadatalager. En del av beskrivningsuppgifterna på materialnivå får tjänsten för digital arkivering ur överföringsplanen.
När beskrivningen på högre nivå har upprättats och godkänts får överlåtaren en metadatakod för överföringsposten av hanteraren, utan vilken överföringspaket inte kan beskrivas i överföringsgränssnittet och material inte kan överföras till Riksarkivet.
Beskriva och namnge överföringspaket
Överlåtaren utarbetar närmare beskrivningsuppgifter per överföringspaket i överföringsgränssnittet. Vid planeringen av metadata för överföringspaket kan man använda samma metadatablankett (excel, på finska), på vilken överlåtaren gjorde beskrivningen på högre nivå. Beskrivningar av överföringspaket kan alternativt planeras på ett CSV-underlag som överlåtaren får från tjänsten för digital arkivering. Från CSV-underlaget kan man också exportera beskrivningsuppgifterna för paketen till överföringsgränssnittet, vilket innebär att endast de metadata som inte kan importeras från CSV-underlaget, till exempel åtkomstbegränsningarna för överföringspaketen, måste kompletteras i överföringsgränssnittet.
När överföringspaketen har beskrivits på ett godtagbart sätt får överlåtaren en kod för överföringsposten (TransferOID), som behövs för översändning av överföringspaketen.
Överföringsstrukturen påverkar hur och på vilken nivå överföringspaketen ska beskrivas i överföringsgränssnittet.
- SÄHKE2-material
- Den största delen av beskrivningen kompletteras automatiskt med de SÄHKE2-metadata som ingår i överföringspaketet. Överlåtaren kan också välja vilka SÄHKE2-metadata som ska visas i Riksarkivets system.
- De ärenden och handlingar som ingår i paketet beskrivs som egna enheter.
- Digitaliserat bildmaterial, strukturerat informationsmaterial och övrigt digitalt informationsmaterial
- Överföringspaket beskrivs i överföringsgränssnittet.
- Beskrivningen görs per överföringspaket, alltså gäller till exempel en åtkomstbegränsning för hela paketet om det paket som ska överföras innehåller en uppgift vars åtkomst ska begränsas.
Diskutera behov och detaljer kring beskrivningar närmare med tjänsten för digital arkivering. Beskrivningen, särskilt beskrivningen av överföringspaketen, bör beaktas redan när överföringsposter och överföringspaket bildas av det material som ska överföras.
Minneslista för överlåtare
- Beskriv det material som ska överföras på beskrivningsblanketten.
- Ta reda på om användningen eller begripligheten av materialet kräver kompletterande dokumentation. Sammanställ eller utarbeta nödvändig kompletterande dokumentation. Lista upp den som en del av materialet!
- Registrera dig som användare av överföringsgränssnittet.
- Ta emot en metadatakod från överföringshanteraren.
- Utarbeta beskrivningsuppgifter för överföringspaketen i överföringsgränssnittet i god tid före den planerade överföringen.
- Skicka metadata till överföringshanteraren för godkännande.
- Ta emot koden för överföringsposten (TransferOID) som är nödvändig för överföringen