Arkivutrymmen  

I 12 § i arkivlagen (831/1994) beskrivs de krav som ska beaktas vid förvaringen av handlingar. Enligt lagen ska handlingarna vara skyddade mot förstörelse, skada och obehörig användning. Arkivutrymmena ska erbjuda handlingarna en lämplig förvaringsplats i varje skede av materialets livscykel, från aktiv användning till arkivering. 

• Vid förvaring och arkivering av material ska materialets livscykelfas beaktas.
• Arkivutrymmena indelas i tre grupper enligt materialets användningsändamål. 
• Material som ska arkiveras ska förvaras i enlighet med Riksarkivets föreskrift angående arkivutrymmen (AL/19699/07/01.01.00/2021).
• Rätt utrymmen och förhållanden säkerställer att handlingarna bevaras.

Riksarkivet har utfärdat en föreskrift angående arkivutrymmen (AL/19699/07/01.01.00/2012; 1.3.2013) (finns endast på finska, pdf). Föreskriften gäller handlingar i arkiveringsfasen, men den kan också tillämpas vid planeringen av förvaringsutrymme för handlingar som ska förvaras en viss tid. När arkivutrymmet planeras ska man beakta de byggnadstekniska lösningarna samt brandsäkerhets-, ventilations- och belysningslösningarna som beskrivs i föreskriften. Myndigheten ansvarar själv för planeringen, genomförandet och godkännandet av sina arkivutrymmen.

I det följande behandlas några grundläggande saker som det är bra att begrunda både i de nuvarande arkivutrymmena och i samband med planeringen av arkivutrymmen. Arkivutrymmena ska skydda materialen mot förhållanden som är ogynnsamma för handlingarna och begränsa åtkomsten till materialet endast till personer vars arbetsuppgifter omfattar behandling av materialet.

Arkivutrymmena indelas enligt användning i tre grupper:

När- och slutarkiven har samma byggnadstekniska krav. Små myndigheters handlingar kan i sin helhet förvaras i närarkivutrymmet, i ett brandsäkert arkivskåp eller -valv.

Arkivutrymmena ska skydda materialet från:

• vatten och skadlig fukt
• eld och brandgaser
• stark värme och ljus
• luftföroreningar
• skadegörelse, vandalism och olovligt bruk
• undantagsförhållanden

Arkivutrymmenas placering och byggnadstekniska observationer

Den bästa placeringen av slutarkivutrymmet är första våningen eller de översta källarvåningarna. Den lägsta källarvåningen rekommenderas inte för placering av ett slutarkivutrymme. Vatten- och avloppsrör, brand- och explosionskänsliga ämnen samt elskåp ska placeras utanför arkivutrymmet. Om det finns rör i arkivutrymmet, ska det byggas skyddsrännor under dem. Arkivutrymmet ska ha separat uppvärmning från den övriga fastigheten. Elektrisk utrustning som installeras i arkivutrymmena ska kunna göras spänningsfri från utsidan. 

Krav på förvaringsförhållandena  

Förhållandena i arkivutrymmet ska i fråga om temperatur, relativ luftfuktighet och renlighet vara inom trygga gränser med tanke på de handlingar som arkiveras. Handlingarna bevaras bäst i låga temperaturer. Snabba förändringar i den relativa fuktigheten och temperaturen utsätter handlingarna i arkivutrymmena för de största påfrestningarna, och därför ska man sträva efter så konstanta förhållanden som möjligt i arkivutrymmen. 

Temperaturen och den relativa luftfuktigheten i arkivutrymmet ska regelbundet kontrolleras med tillförlitliga termometrar och fuktighetsmätare. Uppmätta värden ska registreras. Vid mätningen rekommenderas mätinstrument (t.ex. digitala dataloggrar) som samlar in mätdata med korta mellanrum så att plötsliga variationer kan observeras i resultaten. Om det sker väsentliga förändringar i förhållandena och förändringar som överstiger rekommendationerna, ska åtgärder vidtas för att rätta till situationen. Långvarig och hög relativ luftfuktighet är den största riskfaktorn vid bevarandet av arkivmaterialet.

Möbler och utrustning

I arkivutrymmena kan man använda både fasta hyllor och rörliga hyllor. Rörliga hyllor kan vara hand- eller eldrivna. Hyllorna ska vara framställda av metall. Kartor, ritningar, kartotek, filmer, band o.d. förvaras i metallskåp eller -lådor, vilkas storlek och konstruktion bestäms enligt storleken och formen på det material som ska förvaras samt enligt förvaringssätt. 

Exempel på arkivhyllor

I nyare arkivutrymmen kan det finnas hyllösningar som rör sig och låses elektroniskt. Med olika låsningslösningar kan man begränsa åtkomsten till materialet endast till personer som behöver det i sina arbetsuppgifter.

Bilder: Låsbara arkivhyllor. (THL 2023.) 

I arkivrum ska finnas åtminstone ett arbetsbord samt flyttbara avställningsbord för bläddring och annan hantering av handlingar. Det är emellertid inte meningen att man arbetar permanent i arkivutrymmena.  Bild: Exempel på ett avställningsbord i arkivutrymme. (Riksarkivet 2023)

När handlingar överförs till slutarkivet ska de vara placerade i arkivbeständiga och tillslutna boxar eller lådor enligt rekommendationerna. God förvaringsutrustning skyddar materialet mot variationer i förhållandena och till viss del från eventuella vattenskador. Läs mer om arkivbeständiga material.

Renhållning av arkivutrymmen

Arkivutrymmena ska hållas rena. Utrymmena ska rengöras regelbundet och damm ska avlägsnas från arkivmaterialet minst en gång om året. Det rekommenderas att rengöringen av arkivutrymmena och arkivmaterialen inkluderas i ämbetsverkets städavtal. Arkivutrymmet ska endast användas för förvaring av handlingar och i utrymmet ska det inte förvaras tomma boxar, oanvända hyllplan eller något annat som inte hör hemma i arkivet.