Delat ansvar och roller vid bevarandeanalys och gallring

Bevarandeanalys och gallring utförs i ett samarbete mellan Riksarkivet och den offentliga aktören. Bådas uppgifter och roller definieras i lagstiftningen.

Aktören föreslår och motiverar, Riksarkivet beslutar och motiverar vilka informationsmaterial som ska arkiveras.

Aktören fastställer informationsmaterialens förvaringstider och bevarandeformer för deras ursprungliga användningsändamål. Här ska man beakta lagstiftningen, juridiska behov och egna verksamhetsbehov. När förvaringstiden gått ut ska informationsmaterialen förstöras eller arkiveras.

Aktören får inte förstöra informationsmaterial innan det ursprungliga användningsändamålet har upphört och inte förrän Riksarkivet har bedömt om materialets forsknings- och kulturarvsvärde är så betydande att informationsmaterialet ska arkiveras.

Riksarkivets behörighet i fråga om arkivering grundar sig på 8, 11 och 14 a § i arkivlagen. I 1 § i arkivlagen fastställs de aktörer inom den offentliga förvaltningen som ska följa arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter och anvisningar. Även de privata aktörer som utför ett offentligt uppdrag (1 § 1 mom. 6 punkten) är skyldiga att följa arkivlagen i fråga om de informationsmaterial som tillkommer till följd av uppdraget.

Parter och ansvarsuppgifter vid bevarandeanalys och gallring

Aktörer inom den offentliga förvaltningen

• astställer förvaringstider för informationsmaterial som skapas när de egna uppgifterna sköts
• bedömer arkivvärdet
• gör gallringsframställningar utifrån bedömningen av arkivvärdet
• verkställer gallring.

Gallringsbeslut fattas i ett administrativt förfarande som inleds när aktören presenterar resultaten från sin bedömning av arkivvärdet för Riksarkivet i skriftlig form.

Riksarkivet

• bestämmer vilka av aktörens informationsmaterial som ska arkiveras och vilka som ska förvaras en begränsad tid samt i vilken form materialen arkiveras. Informationsmaterialen arkiveras i regel bara i digital form. Kulturhistoriskt värdefulla analoga handlingar ska dock förvaras och arkiveras även i sin ursprungliga form efter digitalisering.
• meddelar föreskrifter främst i form av gallringsbeslut, vars beredning har inletts av aktören genom en gallringsframställan. Gallringsbeslut är överklagbara och de kan överklagas till förvaltningsdomstolen.
• kan i undantagsfall meddela gallringsbeslut på eget initiativ, till exempel utifrån en rekommendation om förvaringstid från Informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen. Riksarkivet lägger då fram gallringsbeslutet för allmänt yttrande.
• vägleder aktörerna i bedömningen av informationsmaterialens arkivvärde och upprättandet av gallringsframställningar samt tillhandahåller en blankett för gallringsframställan.

Informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen

• avfattar rekommendationer om förvaringstider utifrån vilka Riksarkivet på eget initiativ kan bestämma om arkivering av informationsmaterial inom de uppgiftshelheter som rekommendationen omfattar. Riksarkivet bedömer i varje enskilt fall om ett gallringsbeslut kan beredas utifrån rekommendationen.