Arvonmäärityksen ja seulonnan jaettu vastuu ja roolit
Arvonmääritys ja seulonta tehdään Kansallisarkiston ja julkishallinnon toimijan yhteistyönä.
Molempien tehtävät ja roolit on määritelty lainsäädännössä. Toimija esittää ja perustelee, Kansallisarkisto päättää ja perustelee arkistoitavat tietoaineistot.
Toimija määrittelee tietoaineistojen säilytysajat ja -muodot alkuperäisessä käyttötarkoituksessa. Määrittelyssä pitää ottaa huomioon säädökset, oikeudelliset tarpeet ja oman toiminnan tarpeet. Säilytysajan päätyttyä tietoaineistot tulee tuhota tai arkistoida.
Toimija ei voi tuhota tietoaineistoja ennen alkuperäisen käyttötarkoituksen päättymistä, eikä ennen kuin Kansallisarkisto on arvioinut, ovatko ne tutkimus- ja kulttuuriperintöarvoltaan niin merkittäviä, että ne on arkistoitava.
Kansallisarkiston toimivalta arkistoinnin osalta perustuu arkistolain 8, 11 ja 14 a §:iin. Arkistolain 1 §:ssä on määritelty ne julkishallinnon toimijat, joiden on noudatettava arkistolakia ja Kansallisarkiston antamia määräyksiä ja ohjeita. Myös ne yksityiset toimijat, jotka hoitavat julkista tehtävää (1 § 1 mom. kohta 6) ovat velvoitettuja noudattamaan arkistolakia julkisesta tehtävästä muodostuvien tietoaineistojen osalta.
Arvonmäärityksen ja seulonnan osapuolet ja tehtävät
Julkishallinnon toimija vastaa
- omien tehtäviensä hoidossa muodostuvien tietoaineistojen säilytysaikojen määrittelystä
- arkistollisen arvon arvioinnista
- arkistollisen arvon määrittelyyn perustuvien seulontaesitysten tekemisestä ja
- seulonnan toimeenpanosta.
Seulontapäätösmenettely on hallinnollinen menettely. Se tulee vireille, kun toimija esittää kirjallisessa muodossa tietoaineistojensa arkistollisen arvon arviointitehtävän tulokset Kansallisarkistolle.
Kansallisarkisto
- määrää, mitkä julkishallinnon toimijan tietoaineistot ovat arkistoitavia ja mitkä määräajan säilytettäviä sekä missä muodossa arkistoitavat tietoaineistot arkistoidaan. Tietoaineistot arkistoidaan pääsääntöisesti ainoastaan digitaalisessa muodossa. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi arvioidut analogiset asiakirjat pitää kuitenkin säilyttää ja arkistoida myös alkuperäisessä muodossaan digitoinnin jälkeen.
- antaa määräykset pääasiassa seulontapäätöksinä, joiden valmistelun toimija on käynnistänyt seulontaesityksellä. Seulontapäätökset ovat valituskelpoisia, ja niistä voi tehdä valituksen hallinto-oikeuteen.
- voi antaa poikkeustapauksessa seulontapäätöksen omatoimisesti esimerkiksi julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksen perusteella. Tällöin Kansallisarkisto asettaa seulontapäätökset yleisesti lausuttaviksi.
- ohjeistaa toimijoita tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittelyssä ja seulontaesitysten laatimisessa sekä tarjoaa lomakkeet seulontaesitystä varten.
Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta
- laatii säilytysaikasuosituksia, joiden perusteella Kansallisarkisto voi omatoimisesti määrätä suosituksen kattamien tehtäväkokonaisuuksien tietoaineistojen arkistoinnista. Kansallisarkisto arvioi tapauskohtaisesti, onko seulontapäätös valmisteltavissa suosituksen pohjalta.