Massadigitoinnin tiekartta

Massadigitoinnin tiekartta määrittää massadigitoinnin palveluun sisältyvät tietoaineistot, niiden digitointijärjestyksen ja digitoinnin aikataulun. Massadigitoinnin tiekartta toimii massadigitoinnin palvelussa siirtosuunnittelun ja -ohjauksen lähtökohtana.

Massadigitoinnin tiekartta on laadittu ja sitä päivitetään yhteistyössä sen piirissä olevien viranomaisten kanssa. Yhteistyöllä Kansallisarkisto pyrkii varmistamaan viranomaisten tasapuolisen kohtelun siirtosuunnittelussa. Kansallisarkiston ja virastojen yhteistyötä koordinoi tiekarttaryhmä, jossa on edustus jokaiselta hallinnonalalta. Yhteenveto massadigitoinnin tiekartasta:

Massadigitoinnin tiekartan digitointijärjestyksen tavoitteena on valtiosektoritasolla saavutettava kokonaishyöty eli tietoaineistojen mahdollisimman tehokas digitointi. Tietoaineistojen digitointinopeus, käyttö ja säilytykseen liittyvät tarpeet vaihtelevat suuresti. Digitointijärjestys perustuu kolmeen pääkriteeriin:

  • aineistojen digitoitavuus (digitoinnin nopeus ja laatu)
  • aineistojen käytettävyyden parantaminen (tarve digitaalisen aineiston saatavuuteen eri käyttäjäryhmillä)
  • digitoinnilla saavutettavat muut hyödyt viranomaisten tehtävien hoidon kannalta (tehtävien ja tilankäytön suunnittelu sekä kustannustehokkuus)

Näiden kriteerien pohjalta on määritetty tietoaineistojen massadigitoinnin ryhmät sekä digitointijärjestys ja -aikataulu. Digitointi etenee prioriteetin mukaisessa järjestyksessä, jossa seuraavaan ryhmään siirrytään vasta edellisen ryhmä digitoinnin valmistuttua.

Massadigitoinnin ulkopuolelle rajatut aineistot

Massadigitoinnin tavoitteena on analogisten tietoaineistojen muuttaminen digitaaliseen muotoon laadukkaasti ja kustannustehokkaasti vaarantamatta tietoaineistojen säilyvyyttä ja käytettävyyttä. Kustannustehokkaaseen malliin pyritään muun muassa keskitetyllä toteutusmallilla sekä tehokkaalla valmistelulla ja laitteistolla. Tämän vuoksi fyysiset ominaisuudet rajaavat osan tietoaineistoista massadigitoinnin ulkopuolelle. Lisäksi tietoturvasyistä osa aineistoista ei sovellu massadigitointiin.

Alla on esitetty massadigitoinnin ulkopuolelle rajatut aineistotyypit. Rajauskriteerit on esitetty taulukossa periaatetasolla.

Massadigitoinnin ulkopuolelle rajatut aineistotyypit

  1. Erikoisaineistot (kartat, piirustukset, A3-kokoa suuremmat arkit, mikrofilmit, mikrokortit, valokuvat, negatiivit, äänitallenteet ja elävän kuvan tallenteet). Huom. Erikoisaineistoistavalokuvia, karttoja, piirustuksia ja A3-kokoa suurempia arkkeja otetaan massadigitoinnin piiriin niissä tapauksissa, kun ne on arkistoitu yksittäisinä liitteinä muun massadigitoitavan analogisen aineiston joukkoon.
  2. Aineistot, jotka kunnon tai fyysisten ominaisuuksien puolesta eivät ole skannattavissa massadigitoinnin laitteistoratkaisulla niille asetettujen aikarajojen puitteissa. Tällaisia aineistoja ovat muun muassa:
    • homeiset tai muuten huonokuntoiset aineistot
    • käsin purettavat sidokset (ei voida hyödyntää sähköleikkuria purkamisvaiheessa)
    • suurelta osin pienikokoisista arkeista muodostuvat kokonaisuudet, kuten sarjat. Tällä ei tarkoiteta kortistoja
  3. Määräajan säilytettävät (ei arkistoitavat) sarjat, kokoelmat ja muut vastaavat kokonaisuudet.
  4. Turvallisuusluokitellut aineistot (Tiedonhallintalaki 18§, Valtioneuvoston asetus asiakirjojen turvallisuusluokittelusta valtionhallinnossa 1101/2019).
  5. Seulontapäätöksen perusteella tietosisällöltään toisiaan vastaavat analogisessa ja digitaalisessa muodossa olevat aineistot, joista arkistoidaan vain digitaalisessa muodossa olevat (esim. esimerkiksi asianhallinta- tai muista tietojärjestelmistä otetut tulosteet).
  6. Seulontapäätöksen perusteella analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat aineistot.
  7. Valtionhallinnon tietoaineistot, jotka ovat päätyneet sellaisen viranomaisen tai muun organisaation haltuun, joka ei ole arkistolain 14§ perusteella velvollinen siirtämään arkistoitavia tietoaineistoja Kansallisarkistolle.

Lisätiedot:

Tiekarttaa koskevat kysymykset ja tiedustelut voit lähettää osoitteeseen [email protected]