2. Miten aineisto päätyy Kansallisarkistoon?

Eri viranomaiset keräävät meistä tietoja ylläpitämiinsä rekistereihin, jotka arkistoidaan tuleville sukupolville. Arkistolain nojalla viranomaiset siirtävät arkistoitavat asiakirja-aineistonsa Kansallisarkistoon.

Kun suoritamme opintoja oppilaitoksissa, ostamme tai myymme kiinteistöjä, muutamme, asioimme tuomioistuimessa tai saamme tai jätämme perintöä, jää meistä merkintöjä tulevaisuuden sukulaistemme tai tutkijoiden löydettäväksi.

Nykyisin paljon tietoja kertyy myös internetiin ja käyttämillemme sosiaalisen median alustoille.

Kansallisarkistossa aineistot voivat olla analogisia tai digitaalisia.

Syntysähköiset aineistot on alun perin luotu digitaalisessa muodossa, eikä niitä ole olemassa fyysisenä, paperisena versiona. Esimerkkejä syntysähköisestä aineistosta ovat sähköpostit, kännykällä otetut valokuvat, tekstinkäsittelyasiakirjat ja verkkosivut.

Analogisesta aineistosta kaikkein käytetyin on digitoitu. Digitoituja sivuja oli vuoden 2023 lopussa yli 200 miljoonaa kappaletta.

Aineistot päätyvät Kansallisarkistoon arvonmäärityksen, seulonnan ja kuvailun kautta.

Arkistointi tarkoittaa tiedon säilyttämistä pysyvästi sekä sen saatavuuden ja käytettävyyden varmistamista. Arkistointia ei tehdä kaikelle tiedolle, vaan rajaukset perustuvat Kansallisarkiston seulontapäätöksiin ja lainsäädäntöön.

Mitä aineistoja Kansallisarkistossa on?

Kansallisarkistossa säilytetään erityisesti valtion tuottamia aineistoja. Valtion keskushallinnon, ministeriöiden ja keskusvirastojen sekä ylempien tuomioistuinten asiakirjat ovat Helsingissä. Piiri- ja paikallishallinnon viranomaisten asiakirjat taas sijaitsevat Kansallisarkiston toimipaikoissa ympäri Suomea.

Vanhimpia yhtenäisiä aineistojamme ovat Ruotsin ajalta peräisin olevat voudintilit, tuomiokirjat ja maanmittauskartat. Käytetyimpiä aineistojamme puolestaan ovat kirkonkirjat, joista 100 vuotta vanhemmat ovat käytettävissä Astia-verkkopalvelussa.

Myös entisen Sota-arkiston aineistot ovat Kansallisarkistossa. Sotiin liittyvistä aineistoista kantakortit ja sotapäiväkirjat ovat tärkeitä lähteitä esimerkiksi sukututkijoille.

Otamme vastaan kansallisesti merkittäviä yksityisiä yhteisö- ja henkilöarkistoja, samoin kuin yhteiskuntailmiöitä ja kansalaisyhteiskuntaa dokumentoivia yksityisiä aineistoja.

Apua aineistojen käyttöön löydät Arkistojen Portista, jossa on oppaita eri aineistojen käyttöön sekä arkistoalan sanastoa.

Mikä tieto säilytetään ja mikä ei?

Aineiston arkistollinen arvo määräytyy arvonmäärityksen kautta. Sen tavoitteena on määritellä arkistoitavat sekä tietyn määräajan säilytettävät asiakirjatiedot.

Seulonta on arvonmäärityksen toimenpanoa. Seulontaan kuuluu arkistoitavien ja määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta päättäminen, asiakirjan analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen, arkistoitujen ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottaminen toisistaan ja asiakirjojen hävittäminen säilytysajan päättymisen jälkeen.

Seulonnan jälkeen aineistot kuvaillaan. Kuvailun avulla tallennetaan aineiston syntykonteksti, kuten sen syntypaikka ja käyttötarkoitus, sekä muut käytettävyyden ja ymmärrettävyyden kannalta tärkeät tiedot.

Laadukkaat luettelointi- ja kuvailutiedot varmistavat arkistoaineiston käytettävyyden, todistusvoimaisuuden, saatavuuden ja ymmärrettävyyden. Kuvailu on tärkeää myös arkistoinnin jälkeisessä tutkimuskäytössä. Kansallisarkiston metatietovarantoon viedyt kuvailutiedot ovat aina julkisia eivätkä saa sisältää henkilötietoja.