Digitaaliset aineistot

Digitaalisilla tietoaineistoilla tarkoitetaan sekä alkujaan digitaalisia (syntysähköisiä) että digitoituja aineistoja. Näiltä sivuilta löydät ohjeita ja tietoa digitaalisen tiedon arkistoinnin suunnittelemiseen ja hallintaan omassa organisaatiossasi.

Kun kyse on digitaalisesta tiedosta, on otettava huomioon sen riippuvuus laitteista, ohjelmistoista ja formaateista. Yksittäisen tietojärjestelmän elinikä on aina lyhyempi kuin arkistoitavan tiedon. Arkistoitavien aineistojen on kuitenkin oltava löydettävissä ja käytettävissä vielä satojen vuosien päästä – aivan kuten vanhat paperiasiakirjat ovat tänä päivänä yhä käytettävissämme.

Digitaalisen tiedon säilymisen ja arkistoinnin varmistaminen vaatii ennakointia ja ylläpitoa. Tiedon luotettava säilytystapa pitää varmistaa tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa. Arkistoitavat aineistot pitää myös pystyä yksilöimään ja rajaamaan muista tietoaineistoista.

Onnistuneen arkistoinnin takaa elinkaaren suunnittelu, jossa hyödynnetään muun muassa arkistonmuodostussuunnitelmaa sekä muita tiedonhallinnan suunnitelmia ja kuvauksia. Niiden rinnalle tarvitaan riittäviä kuvailutietoja ja dokumentaatiota itse aineistoista sekä esimerkiksi niihin liittyvistä käsitteistä, metatiedoista ja koodistoista. Aineistoa on lisäksi ylläpidettävä hyväksytyissä tietorakenteissa ja formaateissa.

Tärkeää on yhteistyö tiedonhallinnan eri asiantuntijoiden kanssa. Muun muassa tietosuojaan ja tietoturvallisuuteen liittyvät tekniset ja hallinnolliset toimet tukevat digitaalista säilyttämistä ja arkistoinnin varmistamista. Samalla arkistoinnin ja säilyttämisen keinot tukevat tietosuojan ja tietoturvallisuuden toteuttamista.

Tiedonhallintalautakunta antaa suosituksia tietoturvallisuudesta julkisessa hallinnossa.