Digitointia koskevat Kansallisarkiston vaatimukset ja ohjeet

Arkistoitavaksi määrätyt asiakirjat on digitoitava Kansallisarkiston digitointivaatimusten mukaisesti, jotta niiden todistusvoimaisuus ja säilyvyys voidaan varmistaa.

Kansallisarkiston vuonna 2024 julkaisemaa Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet -ohjetta (KA/20919/30.01.00/2024) sovelletaan, kun toimijalle jo muodostuneita arkistollisia kokonaisuuksia digitoidaan takautuvasti.

Sen vaatimukset eivät koske digitointia, joka toteutetaan asiakirjan laatimisen tai asiankäsittelyn yhteydessä tai kun organisaatiolle saapuvia analogisia asiakirjoja muuten muutetaan digitaaliseen muotoon. Linjaus noudattaa Kansallisarkiston aiempien digitointimääritysten rajausta.

Tällä hetkellä muodostuvien analogisten arkistoitavien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisessa esimerkiksi asiankäsittelyn tai palvelujen tiedonhallinnan yhteydessä noudatetaan ohjetta Arkistoitavien asiakirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon (KA/8675/28.00/2025).

Takautuvan digitoinnin ja muodostuvien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisen väliset erot liittyvät toimintatapaan, todistusvoimaisuuden ja tietosisällön eheyden varmistamiseen sekä tietoaineistojen muodostamiseen.

Kansallisarkiston digitointivaatimukset mahdollistavat digitoidun tietoaineiston säilyttämisen yksinomaan digitaalisena ja analogisen tietoaineiston hävittämisen Kansallisarkiston yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) mukaisesti.

Ohje ei ota kantaa asiakirjojen analogisten ilmentymien hävittämisprosessiin, vaan siinä kuvataan kriteerit, joiden täytyttyä analogisten asiakirjojen hävittäminen on mahdollista.

Ohjeen vaatimusten velvoittavuus perustuu:

Näissä asiakirjoissa määrätään arkistoitavien asiakirjojen digitaaliseen muotoon muuttamisen vaatimuksista. ​

Kansallisarkiston digitointivaatimuksissa ja ohjeissa on huomioitu

  • arkistosektorilla yleisesti käytössä olevat standardit
  • muiden kansallisarkistojen laatuvaatimukset digitoinnille
  • kansalliset pitkäaikaissäilytyspalveluiden (PAS-palvelut) vaatimukset digitaalisille aineistoille

Digitoinnin tapausesimerkeistä löydät erilaisia esimerkkejä siitä, miten voit toimia eri aikoina muodostuneiden asiakirjojen digitointilanteissa. Tutustu erilaisia digitointilanteita koskeviin esimerkkitapauksiin kotisivuillamme.

Vaatimusten soveltaminen eri aineistotyyppien yhteydessä

Digitoitavan analogisen aineiston muodostaja ja aineistotyypistä riippuu, mitä ohjeen (KA/20919/30.01.00/2024) vaatimuksia digitoinnissa noudatetaan. Ohjeen vaatimukset on jaoteltu kolmeen eri aineistotyyppiin:

  • Pääsääntöisesti A4- tai foliokokoiset asiakirjat ja sidokset
    • A4- tai foliokoiset asiakirjat ovat kooltaan pääosin määrämuotoista aineistoa. Foliokoossa arkinkoko voi vaihdella ja on yleensä standardoitua A4-kokoa hieman suurempi.
  • Erikoisaineistot  
    • Erikoisaineistot koostuvat kartoista, piirustuksista, valokuvista, negatiiveista, röntgenfilmeistä, mikrofilmeistä ja mikrokorteista sekä sidoksista, joiden tietosisältö esitetään aukeamittain. Erikoisaineistot on usein arkistoitu omina kokonaisuuksinaan/kokoelminaan. Erikoisaineistoksi ei tässä ohjeessa luokitella yksittäisiä asiakirjoja, jotka on arkistoitu pääsääntöisesti A4- tai foliokokoisten asiakirjojen joukkoon.
  • Audiovisuaaliset aineistot (AV-aineistot)  
    • Audiovisuaaliset aineistot jaetaan ohjeessa ääninauhoihin ja kuvanauhoihin

Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet