Kansallisarkiston digitointimääritykset

Kansallisarkiston voimassa olevia digitointimäärityksiä noudatetaan, kun digitoidaan takautuvasti asiankäsittelyn tai muun toiminnan tuloksena muodostuneita aineistokokonaisuuksia tai arkistoituja aineistoja. Digitoitavalla aineistolla on oltava ennen digitoinnin aloittamista Kansallisarkiston seulontapäätös.

Kansallisarkiston digitointimäärityksissä on huomioitu

  • arkistosektorilla yleisesti käytössä olevat standardit
  • muiden kansallisarkistojen laatuvaatimukset digitoinnille
  • kansalliset pitkäaikaissäilytyspalveluiden (PAS-palvelut) vaatimukset digitaalisille aineistoille

Määritykset mahdollistavat digitoidun tietoaineiston säilyttämisen yksinomaan digitaalisena ja analogisen tietoaineiston hävittämisen. Kansallisarkiston seulontapäätöksen yhteydessä arvioidaan, onko analogisilla asiakirjoilla kulttuurihistoriallista arvoa, jonka vuoksi myös ne säilytetään digitoinnista huolimatta. Seulontaesityksen tekeminen on ohjeistettu arvonmääritys- ja seulontapalvelun verkkosivulla

Kansallisarkisto edellyttää, että ennen 1.1.2022 muodostuneet arkistoitavat analogiset asiakirjat on digitoitava 1.10.2022 alkaen Kansallisarkiston voimassa olevien digitointimääräysten mukaisesti.

Toimija voi tuottaa kuvatiedostoista käyttökappaleita eri käyttötarkoituksiin. 

Tutustu erilaisia digitointilanteita koskeviin esimerkkitapauksiin

Määritysten soveltaminen eri aineistotyyppien yhteydessä

Digitoitavan analogisen aineiston muodosta ja aineistotyypistä riippuu, mitä Kansallisarkiston digitointimääritystä digitoinnissa noudatetaan.

Tarkennus Kansallisarkiston digitointimäärityksiin

MIX-metatietojen kansainvälisten määritysten mukaisessa skeemassa (versio 2) on  iccProfileURI-niminen elementti. Skeeman kuvauksessa ja Kansallisarkiston digitointimäärityksissä nimi on version 1 mukaisessa muodossa iccProfileURL. Myös Kansallisarkiston Digitoidun aineiston validointityökalu hyväksyy tällä hetkellä muodon iccProfileURL.
 
Kansallisarkistoon siirrettävissä digitoiduissa aineistossa tulee käyttää skeeman mukaista muotoa iccProfileURI. Validointityökalun ja määritysten osalta muoto pyritään korjaamaan myös mahdollisimman pikaisesti.