Arkistoaineiston suojaaminen
Oikeanlaisilla suojamateriaaleilla sekä asianmukaisilla tiloilla ja käsittelyllä varmistetaan analogisen aineiston säilyvyys.
Suojamateriaalit
Oikeanlaiset suojamateriaalit suojaavat arkistoitavaa analogista aineistoa muun muassa pölyltä ja valon aiheuttamilta vaurioilta. Aineistojen suojaamisessa pitäisi käyttää Kansallisarkiston suojamateriaaliohjeessa määriteltyjen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja.
Oikeanlaisten suojamateriaalien lisäksi säilyvyyteen vaikuttaa keskeisesti myös se, miten aineisto sijoitetaan säilytysvälineisiin, kuten koteloihin. Säilytysvälinettä ei saa jättää liian tyhjäksi, jotta aineisto ei pääse liikkumaan säilytysvälineen sisällä. Liian täysi säilytysväline voi vastaavasti aiheuttaa muun muassa asiakirjojen taittumista ja murtumista tai likaantumista, kun säilytysväline ei mene kunnolla kiinni. Valitse aina oikean kokoinen säilytysväline arkistoitavalle aineistolle.
Asianmukaiset tilat ja olosuhteet
Oikeanlaisten suojamateriaalien lisäksi on tärkeää huolehtia myös asianmukaisista tiloista arkistoaineistoille. Kansallisarkisto on ohjeistanut tiloista ja niiden olosuhteista. Viimeisin määräys on vuodelta 2013 (Määräys ja ohjeet arkistotiloista, AL/19699/07.01.01.00/2012). Määräyksen voimassaoloa on jatkettu toistaiseksi Kansallisarkiston päätöksellä 25.9.2018.
Analogisena arkistoitava aineisto tulee suojata säilyvyyden varmistamiseksi muun muassa:
- Vedeltä ja haitalliselta kosteudelta
- Haitalliselta lämpötilalta
- Valolta
- Ilman epäpuhtauksilta
- Tulelta ja palokaasuilta
- Ilkivallalta, vahingonteolta ja luvattomalta käytöltä