Tule mukaan ja ryhdy SAPA-osaajaksi!
Sähköisen arkistoinnin palvelu järjestää SAPA-osaaja-ohjauskokonaisuuden, jossa käydään yhdessä läpi digitaalisten tietoaineistojen siirtoprosessi.
Ohjauskokonaisuus on tarkoitettu ensisijaisesti ensimmäistä kertaa digitaalisia tietoaineistojaan Kansallisarkistoon siirtäville julkishallinnon edustajille.
Ohjauskokonaisuuden aikana käydään läpi digitaalisten tietoaineistojen siirtoprosessi Kansallisarkistoon ja toteutetaan aineistosiirto.
Olemme halunneet rakentaa SAPA-osaajasta kokonaisuuden, jonka avulla on helppo edetä siirtoprosessin vaiheesta seuraavaan suunnitellusti. Tavoitteena on, että aikataulu ja toteutustapa ovat kuitenkin tarpeeksi joustavia osallistujille.
Oman osaamisen kehittämisen rinnalla SAPA-osaaja tarjoaa myös mahdollisuuden verkostoitumiseen sekä erilaisten teemojen pohtimiseen yhdessä muiden osallistujien ja Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa. Keskustelua käydään SAPA-osaajan omassa Teams-tiimissä.
Siirroissa liikkeelle voit lähteä pienelläkin aineistolla tai aineiston osakokonaisuudella. Huomioi kuitenkin aineiston elinkaaren vaihe sekä se, että siirrettävällä tietoaineistolla tulee olla seulontapäätös, jossa se on määrätty arkistoitavaksi. Lisäksi on tarkistettava, että tietoaineisto soveltuu vastaanotettavaksi.
Näin valmistaudut tietoaineistosiirtoon ja lisätietoja siirtoprosessista
Hahmota organisaatiostasi tietoaineistokokonaisuus, jonka haluat siirtää Kansallisarkistoon pitkäaikaissäilytykseen. Aineiston tulee olla määrätty seulontapäätöksellä arkistoitavaksi (arkistolain 831/1994 mukaan pysyvästi säilytettäväksi).
Varmista, että tietoaineistolla on ajantasainen seulontapäätös. Tarvitset hakemukseen seulontapäätöksen asianumeron.
Tutustu siirtorakenteisiin ja vastaanotettaviin tiedostoformaatteihin. Onhan aineisto vastaanotettavassa muodossa?
Pohdi siirrossa tarvittavaa osaamista. Huomioi aineiston luonne. Mieti löytyykö tarvittava osaaminen organisaation sisältä (esim. substanssiasiantuntija) vai tarvitaanko avuksi mahdollisesti kolmansia osapuolia (esim. järjestelmätoimittaja).
SAPA-osaaja liittyy suoraan tietoaineistojen vastaanottoon Sähköisen arkistoinnin palvelun kautta. Palvelun verkkosivuilta löydät lisätietoa siirtoprosessista ja vastaanotettavista siirtorakenteista.
Sähköisen arkistoinnin palvelu
- Siirroista sopiminen
- Siirtopaketin muodostaminen
- Aineiston kuvailu ja dokumentointi
- Aineiston siirto
- Siirron jälkeen
Mistä SAPA-osaaja koostuu?
SAPA-osaaja koostuu verkossa järjestettävistä ohjaustilaisuuksista sekä siirron vaiheisiin liittyvistä tehtävistä. Ohjaustilaisuudet järjestetään Teamsissa. Tarkemman aikataulun löydät hakutietojen alta.
Ohjaustilaisuuksissa käydään ensin läpi siirtoprosessin hallinnollinen puoli, eli siirtosopimus ja -suunnitelma sekä riskiarvio. Lisäksi otetaan haltuun Sähköisen arkistoinnin palvelun käsitteistöä. Tämän jälkeen pohditaan oman siirtotarpeen näkökulmasta siirtoeriä ja -paketteja sekä perehdytään siirron yhteydessä tehtävään kuvailutyöhön ja oheisdokumentaatioon.
Osallistujat perehtyvät siirtorakenteisiin omatoimisesti ennakkomateriaalien avulla, ja yhteiset Q&A-tilaisuudet antavat mahdollisuuden kysyä ja keskustella sekä siirtorakenteisiin liittyvistä kysymyksistä että muista siirtoprosessia koskevista ajatuksista.
Ohjaustilaisuuksissa perehdytään aina yksittäiseen teemaan Kansallisarkiston asiantuntijan johdolla. Tilaisuuksissa on mahdollisuus esittää kysymyksiä ja keskustella tilaisuuden aihepiiristä. Tilaisuuksista tehdään tallenne, joka on osallistujien käytettävissä SAPA-osaajan Teams-tiimissä tilaisuuden jälkeen. Kaikkiin live-tilaisuuksiin osallistuminen ei ole siis pakollista.
Ohjaustilaisuuksien kesto on noin kaksi tuntia, ja niihin on mahdollista kutsua tarvittavilta osin muita siirron toteuttamisessa keskeisiä henkilöitä, esimerkiksi IT-asiantuntijoita.
Tehtävät tukevat suoraan tietoaineistojen siirron edistämistä, eikä siirtoa voi toteuttaa ilman tehtävien tekemistä. Samalla varmistetaan, että osallistuja oppii ja ymmärtää siirtoprosessin eri vaiheet.
Tehtävät ovat
- siirtosopimus
- siirtosuunnitelma
- riskiarvio
- metatietolomake
Kaikissa tehtävissä käytetään Sähköisen arkistoinnin palvelun valmiita dokumenttipohjia.
Osallistujat kutsutaan SAPA-osaajan Teams-tiimiin, jonne tulevat käytettäviksi myös kaikki ohjauskokonaisuuden materiaalit. Tiimissä on mahdollista esittää myös kysymyksiä tai tehdä tietoaineistosiirtoihin liittyviä keskustelunaloituksia.
Haku SAPA-osaajaan
SAPA-osaaja alkaa sekä keväällä että syksyllä.
Kevään SAPA-osaaja alkaa maaliskuussa 2025 ja päättyy marraskuussa 2025. Ohjauskokonaisuuden aikana on pitkä kesätauko (kesä-elo) sekä huomioitu syyslomaviikot.
Syksyn SAPA-osaaja alkaa syyskuussa 2025 ja päättyy maaliskuussa 2026. Ohjauskokonaisuuden toteutuksessa on huomioitu syyslomaviikot, joulutauko ja talvilomat. Taukojen ja lomien aikana ei järjestetä ohjaustilaisuuksia
Kevään tärkeät päivämäärät:
Haku SAPA-osaajaan | 7.1.–4.2.2025 |
Ilmoitus valinnoista | 17.2.2025 |
Paikan vastaanotto | 17.2.–28.2.2025 |
Ohjauskokonaisuus alkaa | 19.3.2025 |
Haku syksyn SAPA-osaajan ryhmään on toukokuussa ja valinnoista ilmoitetaan kesäkuussa. Ennen hakua syksyllä alkavan SAPA-osaajan ohjaustilaisuuksien ajankohdat tarkentuvat sivun lopusta löytyvään taulukkoon.
Ohjauskokonaisuuden aikataulu 2025
Pienet muutokset ja tarkennukset ajankohtiin ovat mahdollisia. Ohjaustilaisuudet alkavat mainittuina päivämäärinä klo 13 ja päättyvät viimeistään klo 15.
- SAPA-osaajaan valittujen tulee osallistua ohjaustilaisuuksiin 1–4 ja 6. Mikäli et pääse ohjaustilaisuuteen, voit katsoa myöhemmin tallenteen.
- Lisäksi tulee omatoimisesti tutustua siirtorakenteiden esittelymateriaaleihin, jotka tulevat ajallaan SAPA-osaajan Teamsiin.
- Q&A-ohjauskerralla kerrataan tarvittaessa yksityiskohtia siirtoprosessista, keskustellaan eri teemoista ja vastataan mieltä askarruttaviin kysymyksiin. Ohjauskertoja järjestetään tarpeen mukaan 1–2 ohjauskokonaisuuden aikana.
- Osallistujakohtaisessa siirtopalaverissa käydään läpi organisaatiokohtaista tietoaineistosiirtoa: siirron tilanne, onnistumiset ja haasteet, seuraavat työvaiheet sekä aikataulu. Palaverin aikataulu ohjauskokonaisuuden loppupuolella määrittyy tarkemmin siirron vaiheen mukaan.
Ohjaustilaisuudet verkossa ja siirtopalaverit 2025–2026
Ohjaustilaisuus tai siirtopalaveri | SAPA-osaaja kevätryhmä | SAPA-osaaja syysryhmä |
---|---|---|
1. SAPA-osaajan käytänteet, siirron prosessi, Sähköisen arkistoinnin palvelu, vastuunjako, seulontapäätös ja siirtosopimus | 19.3.2025 | 09/2025 |
2. Siirtosuunnitelma ja riskiarvio | 26.3.2025 | 09/2025 |
3. Siirrettävä tietoaineisto, siirtoerien ja -pakettien muodostaminen | 9.4.2025 | 10/2025 |
4. Kuvailun periaatteet ja metatietolomake | 23.4.2025 | 10/2025 |
Q&A-tilaisuus alustavasti | 7.5.2025 | 12/2025 |
Osallistujakohtaiset siirtopalaverit | touko-kesä 2025 | joulukuu 2025 |
Q&A siirtorakenteet | 24.9.2025 | 01/2026 |
6. Siirtokäyttöliittymä ja ASTIA | 8.10.2025 | 02/2026 |
Osallistujakohtaiset siirtopalaverit | syys-marras 2025 | tammi-maalis 2025 |
7. Päätöstilaisuus | 12.11.2025 | 03/2026 |