Tule mukaan ja ryhdy SAPA-osaajaksi!

Sähköisen arkistoinnin palvelu järjestää SAPA-osaaja-ohjauskokonaisuuden, jossa käydään yhdessä läpi digitaalisten tietoaineistojen siirtoprosessi.

Ohjauskokonaisuus on tarkoitettu ensisijaisesti ensimmäistä kertaa digitaalisia tietoaineistojaan Kansallisarkistoon siirtäville julkishallinnon edustajille.

Ohjauskokonaisuuden aikana käydään läpi digitaalisten tietoaineistojen siirtoprosessi Kansallisarkistoon ja toteutetaan aineistosiirto.

Olemme halunneet rakentaa SAPA-osaajasta kokonaisuuden, jonka avulla on helppo edetä siirtoprosessin vaiheesta seuraavaan suunnitellusti. Tavoitteena on, että aikataulu ja toteutustapa ovat kuitenkin tarpeeksi joustavia osallistujille.

Oman osaamisen kehittämisen rinnalla SAPA-osaaja tarjoaa myös mahdollisuuden verkostoitumiseen sekä erilaisten teemojen pohtimiseen yhdessä muiden osallistujien ja Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa. Keskustelua käydään SAPA-osaajan omassa Teams-tiimissä.

Siirroissa liikkeelle voit lähteä pienelläkin aineistolla tai aineiston osakokonaisuudella. Huomioi kuitenkin aineiston elinkaaren vaihe sekä se, että siirrettävällä tietoaineistolla tulee olla seulontapäätös, jossa se on määrätty arkistoitavaksi. Lisäksi on tarkistettava, että tietoaineisto soveltuu vastaanotettavaksi.

Kuvassa korostettuna SAPA-osaajan polku: siirrosta sopiminen, siirtopaketin muodostaminen, aineiston kuvailu ja dokumentointi sekä aineiston siirto. ​​​​​​​

Näin valmistaudut tietoaineistosiirtoon ja lisätietoja siirtoprosessista

SAPA-osaaja liittyy suoraan tietoaineistojen vastaanottoon Sähköisen arkistoinnin palvelun kautta. Palvelun verkkosivuilta löydät lisätietoa siirtoprosessista ja vastaanotettavista siirtorakenteista. 

Sähköisen arkistoinnin palvelu

Mistä SAPA-osaaja koostuu?

SAPA-osaaja koostuu verkossa järjestettävistä ohjaustilaisuuksista sekä siirron vaiheisiin liittyvistä tehtävistä. Ohjaustilaisuudet järjestetään Teamsissa. Tarkemman aikataulun löydät hakutietojen alta.

Ohjaustilaisuuksissa käydään ensin läpi siirtoprosessin hallinnollinen puoli, eli siirtosopimus ja -suunnitelma sekä riskiarvio. Lisäksi otetaan haltuun Sähköisen arkistoinnin palvelun käsitteistöä. Tämän jälkeen pohditaan oman siirtotarpeen näkökulmasta siirtoeriä ja -paketteja sekä perehdytään siirron yhteydessä tehtävään kuvailutyöhön ja oheisdokumentaatioon.

Osallistujat perehtyvät siirtorakenteisiin omatoimisesti ennakkomateriaalien avulla, ja yhteiset Q&A-tilaisuudet antavat mahdollisuuden kysyä ja keskustella sekä siirtorakenteisiin liittyvistä kysymyksistä että muista siirtoprosessia koskevista ajatuksista.

Haku SAPA-osaajaan

SAPA-osaaja alkaa sekä keväällä että syksyllä.

Kevään SAPA-osaaja alkaa maaliskuussa 2025 ja päättyy marraskuussa 2025. Ohjauskokonaisuuden aikana on pitkä kesätauko (kesä-elo) sekä huomioitu syyslomaviikot.

Syksyn SAPA-osaaja alkaa syyskuussa 2025 ja päättyy maaliskuussa 2026. Ohjauskokonaisuuden toteutuksessa on huomioitu syyslomaviikot, joulutauko ja talvilomat. Taukojen ja lomien aikana ei järjestetä ohjaustilaisuuksia

Kevään tärkeät päivämäärät:

Haku SAPA-osaajaan 7.1.–4.2.2025
Ilmoitus valinnoista 17.2.2025
Paikan vastaanotto 17.2.–28.2.2025
Ohjauskokonaisuus alkaa 19.3.2025

Haku syksyn SAPA-osaajan ryhmään on toukokuussa ja valinnoista ilmoitetaan kesäkuussa. Ennen hakua syksyllä alkavan SAPA-osaajan ohjaustilaisuuksien ajankohdat tarkentuvat sivun lopusta löytyvään taulukkoon.

Ohjauskokonaisuuden aikataulu 2025

Pienet muutokset ja tarkennukset ajankohtiin ovat mahdollisia. Ohjaustilaisuudet alkavat mainittuina päivämäärinä klo 13 ja päättyvät viimeistään klo 15.

  • SAPA-osaajaan valittujen tulee osallistua ohjaustilaisuuksiin 1–4 ja 6. Mikäli et pääse ohjaustilaisuuteen, voit katsoa myöhemmin tallenteen.
  • Lisäksi tulee omatoimisesti tutustua siirtorakenteiden esittelymateriaaleihin, jotka tulevat ajallaan SAPA-osaajan Teamsiin.
  • Q&A-ohjauskerralla kerrataan tarvittaessa yksityiskohtia siirtoprosessista, keskustellaan eri teemoista ja vastataan mieltä askarruttaviin kysymyksiin. Ohjauskertoja järjestetään tarpeen mukaan 1–2 ohjauskokonaisuuden aikana.
  • Osallistujakohtaisessa siirtopalaverissa käydään läpi organisaatiokohtaista tietoaineistosiirtoa: siirron tilanne, onnistumiset ja haasteet, seuraavat työvaiheet sekä aikataulu. Palaverin aikataulu ohjauskokonaisuuden loppupuolella määrittyy tarkemmin siirron vaiheen mukaan.

Ohjaustilaisuudet verkossa ja siirtopalaverit 2025–2026

Ohjaustilaisuus tai siirtopalaveri SAPA-osaaja kevätryhmä SAPA-osaaja syysryhmä
1. SAPA-osaajan käytänteet, siirron prosessi, Sähköisen arkistoinnin palvelu, vastuunjako, seulontapäätös ja siirtosopimus 19.3.2025 09/2025
2. Siirtosuunnitelma ja riskiarvio 26.3.2025 09/2025
3. Siirrettävä tietoaineisto, siirtoerien ja -pakettien muodostaminen 9.4.2025 10/2025
4. Kuvailun periaatteet ja metatietolomake 23.4.2025 10/2025
Q&A-tilaisuus alustavasti 7.5.2025 12/2025
Osallistujakohtaiset siirtopalaverit touko-kesä 2025 joulukuu 2025
Q&A siirtorakenteet 24.9.2025 01/2026
6. Siirtokäyttöliittymä ja ASTIA 8.10.2025 02/2026
Osallistujakohtaiset siirtopalaverit syys-marras 2025 tammi-maalis 2026
7. Päätöstilaisuus 12.11.2025 03/2026