SAPA-osaaja

Sähköisen arkistoinnin palvelu järjestää ensimmäistä kertaa SAPA-osaaja-ohjauskokonaisuuden, jossa käydään yhdessä läpi digitaalisten tietoaineistojen siirtoprosessi. Ohjauskokonaisuus on tarkoitettu ensisijaisesti ensimmäistä kertaa digitaalisia tietoaineistojaan Kansallisarkistoon siirtäville valtion viranomaisille. Etsimme nyt osallistujia ohjauskokonaisuuteen. Tule mukaan ja ryhdy SAPA-osaajaksi!

Ohjauskokonaisuus alkaa 10.4. ja päättyy vuoden lopulla 11.12.2024. Tavoitteena on, että osallistuja toteuttaa ohjauskokonaisuuden aikana ensimmäisen oman digitaalisten tietoaineistojen siirron Kansallisarkistoon. Siirrettäväksi suunniteltu aineisto voi muodostaa suuremmankin kokonaisuuden, mutta ensisijaisena tarkoituksena on opetella Sähköisen arkistoinnin palvelun siirtoprosessi, joten liikkeelle voi lähteä esimerkiksi siirtämällä meille vanhan sähköisen diaarin tiedot (sovellettava seulontapäätös AL 16465/07.01.01.03.02/2016) tai jokin muu selkeä, pienehkö Kansallisarkiston seulontapäätöksellä arkistoitavaksi määrätty tietoaineistokokonaisuus.

Oman osaamisen kehittämisen rinnalla SAPA-osaaja tarjoaa myös mahdollisuuden verkostoitumiseen sekä erilaisten teemojen pohtimiseen yhdessä muiden osallistujien ja Sähköisen arkistoinnin palvelu kanssa SAPA-osaajan omassa Teams-tiimissä.

Olemme halunneet rakentaa SAPA-osaajasta kokonaisuuden, jonka avulla on helppo edetä siirtoprosessin vaiheesta seuraavaan tasaisella ja suunnitellulla tahdilla. Tavoitteena on, että aikataulu ja toteutustapa ovat kuitenkin tarpeeksi joustavia osallistujille.

Mistä SAPA-osaaja koostuu?

SAPA-osaaja koostuu verkossa järjestettävistä ohjaustilaisuuksista ja pienistä tehtävistä. Ohjaustilaisuuksia järjestetään yhteensä 10, joista tulee osallistua vähintään kuuteen. Tilaisuudet järjestetään Teamsissa. Tarkemman aikataulun löydät hakutietojen alta.

Kevään aikana käydään läpi siirtoprosessin hallinnollinen puoli, eli siirtosopimus, -suunnitelma ja riskiarvio. Lisäksi otetaan haltuun Sähköisen arkistoinnin palvelun käsitteistöä ja pohditaan oman siirtotarpeen näkökulmasta siirtoeriä ja -paketteja. Kesätauon jälkeen jatketaan tietoaineistosiirtoon liittyvällä kuvailutyöllä, siirtopaketin muodostamisella ja vuoden lopulla on tavoitteena tutustua siirtokäyttöliittymään ja siirtopakettien siirtämiseen Kansallisarkistoon.

-

Ohjaustilaisuudet rakentuvat aina kyseiseen teemaan perehtymisenä Kansallisarkiston asiantuntijan johdolla. Ohjaustilaisuuksissa on mahdollisuus esittää kysymyksiä ja keskustella tilaisuuden aihepiiristä. Tilaisuuksista tehdään tallenne, joka on osallistujien käytettävissä SAPA-osaajan Teams-tiimissä tilaisuuden jälkeen, joten kaikkiin live-tilaisuuksiin osallistuminen ei ole pakollista.

Ohjauskokonaisuuden suorittaminen sisältää myös teemakohtaisia tehtäviä, joiden tarkoituksena on varmistaa, että osallistuja ymmärtää siirtoprosessin eri vaiheet ja hahmottaa, kuinka paljon ja minkälaisia resursseja nämä vaativat omassa organisaatiossa, jotta tietoaineistojen siirto Kansallisarkistoon voidaan toteuttaa. Tehtävät tukevat suoraan tietoaineistojen siirron edistämistä.

Hae mukaan SAPA-osaajaan

SAPA-osaajaan osallistuminen on maksutonta. Ohjauskokonaisuuteen otetaan mukaan enintään kymmenen (10) valtion viranomaistoimijaa. Ensisijaisesti mukaan valitaan ensikertalaissiirtäjiä, joilla on esittää jo ilmoittautumislomakkeella Kansallisarkistoon siirrettävä tietoaineisto. Voit kuitenkin ilmoittautua mukaan, vaikka siirrettävää aineistoa ei olisi valmiiksi mietittynä. Mikäli kaikki osallistujapaikat eivät täyty ilmoittautuneista, joilla on esittää siirrettävä tietoaineisto, valitsemme ohjauskokonaisuuteen mukaan myös muita SAPA-osaajasta kiinnostuneita.

Hae mukaan SAPA-osaajaan hakulomakkeella. Hakuaika päättyy 8.3.2024. SAPA-osaaja-ohjauskokonaisuuden osallistujavalinnoista ilmoitetaan sähköpostitse viikolla 12 (18.-22.3.2024).

Lisätietoja siirtoprosessista

Tutustu Sähköisen arkistoinnin palvelun verkkosivuihin ja tarkemmin vastaanotettaviin tietoaineistoihin ja tiedostoihin liittyviin rajoituksiin Siirtopaketin muodostaminen -sivulla.

Sähköisen arkistoinnin palvelu

Aikataulu 2024

SAPA-osaaja-ohjauskokonaisuuden aikataulun löydät alta. Ohjaustilaisuudet alkavat mainittuina päivämäärinä klo 13 ja päättyvät viimeistään klo 15. Päättymisajankohdat voivat tarkentua lähempänä tilaisuuden ajankohtaa. Tässä vaiheessa on kuitenkin hyvä laittaa omaan kalenteriin varaukset mainituille ajankohdille.

Ohjaustilaisuudet verkossa

  • SAPA-osaajaan valittujen tulee osallistua ohjaustilaisuuksiin 1–4 ja 9.
  • Lisäksi tulee osallistua yhdelle siirtorakenteiden esittelykerroista 5–8, sen mukaisesti, millaista tietoaineistoa on siirtämässä.
  • 9.10.2024 merkitty aikavaraus Q&A on ohjauskerralle, jolloin kerrataan tarvittaessa yksityiskohtia siirtoprosessista, keskustellaan eri teemoista ja vastataan mieltä askarruttaviin kysymyksiin.
Ajankohta Sisältö
10.4. klo 13–15 1: SAPA-osaajan käytänteet, siirron prosessi, Sähköisen arkistoinnin palvelu, vastuunjako, seulontapäätös ja siirtosopimus
24.4. klo 13–15 2: Siirtosuunnitelma ja riskiarvio

15.5. klo 13–15

3: Siirrettävä tietoaineisto, siirtoerien ja -pakettien muodostaminen

4.9. klo 13–15 4: Kuvailun periaatteet ja metatietolomake
11.9. klo 13–15

5: Siirtorakenteet: SÄHKE2

18.9. klo 13–15

6: Siirtorakenteet: Rakenteiset tietoaineistot

25.9. klo 13–15

7: Siirtorakenteet: Digitoidut tietoaineistot
2.10. klo 13–15 8: Siirtorakenteet: Muut tietoaineistot
9.10. klo 13–15 Varaus: Q&A
13.11. klo 13–15 9: Siirtokäyttöliittymä

11.12. klo 13–15

10. Päätöstilaisuus