Tietosuoja

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Esimerkiksi nimi, henkilötunnus, ammatti, sijaintitieto, sähköpostiosoite, valokuva, ääni, ip-osoite tai jopa auton rekisteritunnus voi olla henkilötieto, jonka käsittelyssä on otettava huomioon henkilön tietosuoja.

Henkilötietoja saa käsitellä vain silloin, kun siihen on laillinen peruste. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Kansallisarkistossa saat kohdasta Henkilötietojen käsittely Kansallisarkistossa.

Mitkä ovat Kansallisarkiston velvollisuudet henkilötietojen käsittelyssä?

Kansallisarkiston on esimerkiksi

• arvioitava henkilötietojen käsittelyn riskit ja vaikutukset
• osoitettava noudattavansa tietosuojasäädöksiä
• kerrottava henkilötietojen käsittelystä rekisteröidyille
• nimitettävä tietosuojavastaava
• ilmoitettava tietoturvaloukkauksista

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä henkilöä, jonka henkilötietoja käsitellään. Tutustu rekisteröidyn oikeuksiin tietosuojavaltuutetun toimiston sivuiltaLinkki aukeaa uuteen ikkunaan..

Oikeuksien käyttämiseksi voi toimittaa yksilöidyn pyynnön Kansallisarkiston kirjaamoon [email protected]  tai postitse (PL 258, 00171 Helsinki).

Kansallisarkistossa säilytettävän tiedon osalta pyynnön voi osoittaa myös tiedot keränneelle ja laatineelle viranomaiselle / yksityiselle toimijalle.

Kansallisarkisto
PL 258, 00171 Helsinki
[email protected]
puh. 029 533 7000

Immo Aakkula, Hallintojohtaja
puh 029 533 7119
PL 258, 00171 Helsinki
[email protected]
 

Käsittelemme henkilötietojasi

• palvelujemme toteuttamiseen, jotta esimerkiksi saat Kansallisarkistossa säilytettävät asiakirjat joko tutkittavaksi tutkijasaleihin tai jäljenteinä kotiin.
• maksullisten palvelujen laskuttamiseen,
• käyttöoikeushakemusten käsittelyyn
• asiakastapahtumien varmentamiseen,
• osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen,
• Kansallisarkiston palvelujen kehittämiseen ja analysointiin
• väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkimiseen.

Tilastoinnissa ei käytetä henkilötason tietoja.

Kansallisarkisto ei tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksenteon kohteeksi.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen Kansallisarkiston lakisääteisen tehtävän suorittamiseksi. Perusteet ovat lähinnä seuraavissa laeissa:

• Laki Kansallisarkistosta (1145/2016)
• Arkistolaki (831/1994)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Käsittely voi perustua myös suostumukseen, kuten uutiskirjeiden tai tallentavan kameravalvonnan kohdalla.  Huolehdimme joka tapauksessa siitä, että käsittelylle on aina laillinen ja asiallinen peruste.

Järjestelmiimme tallennettujen henkilötietojen sisältö ja määrä riippuvat käyttämistäsi Kansallisarkiston palveluista ja asiointikanavista. Keräämme vain ne henkilötiedot, joita tarvitsemme kunkin palvelun tarjoamiseksi ja kehittämiseksi, lakisääteisten velvoitteidemme täyttämistä varten sekä oikeusturvamme varmistamiseksi.

Kansallisarkiston Astia-palvelu sisältää

• Asiakkaan perustiedot: Asiakkaan etu- ja sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kielitunnus sekä kotiarkisto eli tieto asiakkaan valitsemasta Kansallisarkiston toimipaikasta, jossa hän asioi. Asiakkaat huolehtivat itse yhteystietojensa oikeellisuudesta palvelussa.
• Asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot: Käyttäjätunnus, tiedot asiakkaan tekemistä käyttöoikeushakemuksista, voimassaolevista käyttöluvista ja tehdyistä tutkijasali-, kaukolaina- ja tietopyyntötilauksista, käyttöehtojen hyväksymispäivä.

Tweb-asiankäsittelyjärjestelmä sisältää asian hoitamisen kannalta tarpeelliset henkilötiedot.

• Kansallisarkistossa vireille tulleisiin ja päätettyihin asioihin liittyviä tietoja, kuten henkilön nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, henkilön edustama virasto/yritys/yhteisö, postiosoite, maa, kielitunnus, puhelinnumero, faxnumero, laskutusosoite, sähköposti, sekä käsiteltävän asian vaatimat muut yksilöivät tiedot sekä asian käsittely- ja päätöstiedot.
• Tiedon asian käsittelijästä Kansallisarkistossa.

Sähköisen arkistoinnin palvelualusta: järjestelmän käyttäjät

• Asiakkaan perustiedot valtionhallinnon toimijoille (VIRTU-autentikointi): etu- ja sukunimi, organisaatio sekä sähköpostiosoite.
• Asiakkaan perustiedot muille asiakkaille (suomi.fi -autentikointi): etu- ja sukunimi, henkilötunnus, organisaatio sekä sähköpostiosoite.
• Asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot: tiedot asiakkaan tekemistä siirroista sekä käyttöehtojen hyväksymispäivä. Palveluun tunnistaudutaan aina käyttäen joko VIRTU tai suomi.fi-autentikointia.

AHAA: järjestelmän käyttäjät

• Käyttäjän perustiedot: etu- ja sukunimi, organisaatio sekä sähköpostiosoite.
• Järjestelmän käytön mahdollistavat käyttäjäroolitiedot.
• Käyttäjätiedot ovat yhdistettävissä kuvailutietojen muokkauksista tallentuviin toimenpidetietoihin.

Lyyti-ilmoittautumis- ja palautejärjestelmä: Kansallisarkiston koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneet, palautekyselyihin vastanneet

• Lyyti-järjestelmään tallennetaan ne tiedot, jotka tarvitaan palvelun tuottamiseksi tai palautteeseen vastaamiseksi.

Tallentava kameravalvonta Kansallisarkiston tiloissa

• Valvontakameroiden välittämä digitaalinen kuvamateriaali valvotuissa tiloissa liikkuvista henkilöistä.

Muut sähköiset palvelut

• Karjala-tietokannan tietosuoja (pdf)

Asiakirjojen säilytysajat on määritelty Kansallisarkiston tiedonohjaussuunnitelmassa.

Säilytämme asiakkuuden päättämisen jälkeen tietoja noudattaaksemme lainmukaisia velvollisuuksiamme, mahdollisten kiistojen ratkaisemiseksi ja väärinkäytösvalvonnan toteuttamiseksi.

Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi maksutapahtumiin sekä arkistoaineiston käyttöön liittyvät henkilötiedot. Tällaisten tietojen säilytysvelvoitteet kestävät tyypillisimmillään 6-10 vuotta. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta hävitetään turvallisesti.

Tallentavan kameravalvonnan tietoja säilytetään enintään 14 vuorokautta, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pitempään. Tiedot tuhotaan tallentamalla niiden päälle uutta tietoa.

Tweb-asiankäsittelyjärjestelmän diaaritiedot, joihin sisältyy tieto asian vireille saattajasta (esimerkiksi toimeksiannon tehneen henkilön nimi), säilytetään pysyvästi.

Tiedot saadaan sinulta itseltäsi jättäessäsi toimeksiannon tai palvelupyynnön Kansallisarkistolle tai liikkuessasi Kansallisarkiston kameravalvotuissa tiloissa. Tarvittaessa henkilötiedot varmistetaan väestötietojärjestelmästä ja muista viranomaisrekistereistä.

Kansallisarkisto siirtää valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukselle (Palkeet) laskutusta varten tarvittavat henkilötiedot.  Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä muualle. Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.

Muuten tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan, jos lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) mukaiset edellytykset tietojen luovuttamiselle ovat olemassa.

Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.

Kansallisarkiston asiakkaiden henkilötietoja käsitellään seuraavien tietojärjestelmien avulla:

• Astia–verkkopalvelu
• Astia-tutkijasaliliittymä (Järjestelmä, jota käytetään tutkijasalissa tilattaessa asiakirjoja ilman tunnistautumista ja jossa asiakas antaa pakollisina tietoina nimensä ja valinnaisina tietoina puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen.)
• Astia-tilaustenhallinta (Astia –verkkopalvelun ja -tutkijasaliliittymän kautta tehtyjen tutkijasali- ja kaukolainatilausten hallinnointi)
• Astia-käyttäjähallinta ( Astian asiakasrekisteri ja käyttörajoitetun aineiston käyttöoikeuksien hallinnointi)
• Twebiin eli Kansallisarkiston diaari – asiankäsittelyjärjestelmään tallennetaan Kansallisarkiston käsittelemät asiat, kuten esimerkiksi tehdyt tietopyynnöt, joihin vastataan lähettämällä jäljenteitä tai todistuksia. Asian käsittelyssä syntyneet valmistelu- ja päätösasiakirjat arkistoidaan järjestelmään. Järjestelmän avulla seurataan Kansallisarkistossa valmisteltavien asioiden käsittelyä sekä annetaan tietoa asian etenemisestä, käsittelyvaiheista ja päätöksistä noudattaen viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999) ja muuta lainsäädäntöä sekä niiden pohjalta annettuja ohjeita ja määräyksiä.
• Sähköisen arkistoinnin palvelu
• Lyyti-ilmoittautumis- ja palautejärjestelmä
•  Tallentava kameravalvonta Kansallisarkiston toimipaikoissa

Kansallisarkiston kansallisarkisto.fi-sivustolla käytetään evästeitä sivuston käytön seuraamiseksi sekä palveluiden kehittämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Kansallisarkisto suojaa säilyttämiensä tietojen yksityisyyttä ja noudattaa toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan ja käytön rajoittamiseen.

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Tietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu.

Tilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa.

Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Sinulla on oikeus:

• tarkastaa itseäsi koskevat tiedot. Voit itse tarkistaa ja korjata seuraavat tiedot Kansallisarkiston sähköisessä Astia-palvelussa: osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiarkisto eli Kansallisarkiston toimipaikka, jossa useimmin asioit ja kielitunnus. Näiden lisäksi voit tarkistaa nimitietosi, Astia-verkkopalvelun kautta tehdyt tutkijasali- ja kaukolainatilaukset, tietopyyntötilaukset, käyttöoikeushakemukset sekä voimassa olevat käyttöoikeudet.
• voit pyytää omat tietosi nähtäväksi
• pyytää tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
• pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa kirjallisen pyynnön Kansallisarkiston kirjaamoon [email protected] tai postitse (PL 258, 00171 Helsinki).

Rekisteritietojen tarkastuspyynnön tekeminen ja pyynnön käsittely on pääsääntöisesti maksutonta.

Ratkaisu asiassa annetaan yhden kuukauden määräajassa pyynnön vastaanottamisesta lukien.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, [email protected].

Kansallisarkiston lakisääteinen tehtävä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja saatavuus sekä edistää niiden tutkimuskäyttöä. Asiakirjalliseen kulttuuriperintöön sisältyy myös henkilötietoja. Pysyvä säilyttäminen tapahtuu yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa.

Kansallisarkisto ei tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.
Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksenteon kohteeksi.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen Kansallisarkiston lakisääteisen tehtävän suorittamiseksi.

• Laki Kansallisarkistosta (1145/2016)
• Arkistolaki (831/1994)
•  Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Kansallisarkiston säilyttämä tietoaineisto on kertynyt vuosisatojen aikana. Suurin osa aineistoista on syntynyt eri viranomaisten toiminnan tuloksena. Tiedot rekisteröidyiltä keränneellä taholla on omassa toiminnassaan tietojen keräämiselle lainmukainen käsittelyperuste ja tarkoitus. Tietosuojamääräyksiä sovelletaan vain elävien henkilötietoihin.

Kansallisarkiston hallussa oleva tietoaineisto sisältää tietoa lähtökohtaisesti kaikenlaisista rekisteröityjen ryhmistä, kuten työntekijöistä, terveydenhuollon potilaista, vangeista, tuomituista, koulujen oppilaista, yhdistysten jäsenyydestä jne. Tietojen sisältö on vaihteleva ja säilytyksessä on myös arkaluonteisia/erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja ja turvallisuusluokiteltuja tietoja.Tiedon oikeellisuudesta ja tietosisällöstä ylipäänsä vastaa asiakirjan laatinut taho.

Säilytämme tietoja pääsääntöisesti pysyvästi osana kansallista kulttuuriperintöä.

Kansallisarkisto säilyttää tehtäviensä perusteella muiden viranomaisten ja yksityisten toimijoiden asiakirjoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja. Valtaosa aineistoista on syntynyt eri viranomaisten toiminnan tuloksena.  Viranomaiset ovat saaneet henkilötiedot esimerkiksi ilmoitusvelvollisuuden perusteella muilta viranomaisilta tai keränneet tiedot rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot aikanaan keränneellä taholla tulee olla tietojen keräämiselle lainmukainen käsittelyperuste ja tarkoitus.

Kansallisarkisto toimii aineistoja sen säilytykseen luovuttaneiden viranomaisten ja yksityisten tahojen, kuten yhdistysten, kanssa yhteistyössä ja edistää tietosuojaa näiden kanssa yhdessä. Tietoja luovuttavien tahojen kanssa sovitaan aineistoon liittyvistä käytännöistä ja tietosuojalainsäädännön asettamista vaatimuksista, kuten rekisterinpidosta.

Kansallisarkisto ei luovuta säännönmukaisesti säilyttämiään tietoja muille osapuolille.  Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.

Säilyttämäämme aineistoon voi kohdistua tietopyyntöjä, joiden toteuttamisessa noudatamme julkisuuslainsäädäntöä ja henkilötietojen suojan periaatteita. Kansallisarkiston tietopalveluista vastaavat henkilöt toimivat tarkentavan ohjeistuksen perusteella ja ottavat aina huomioon tietoa siirtäneen tahon toiveet ja oikeudet.

Tietopyyntöihin vastaamisessa huomioidaan aina yleinen asiakirjojen julkisuusperiaate, mutta erityisesti tutkimukselliset ja muut erityiset käyttötarpeet.Jos tietojen luovutuksen tarkoitus ei edellytä tarkkoja henkilötietoja, henkilötiedot voidaan anonymisoida tai pseudonymisoidaLinkki aukeaa uuteen ikkunaan. luovutettaessa mahdollisuuksiemme mukaan.

Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Kansallisarkistoon arkistoitavien aineistojen viitetietoja, sekä analogisia ja digitaalisia aineistoja hallitaan ja käytetään seuraavissa järjestelmissä

• Astia-palvelu (tiedonhaku AHAA:sta, linkitys digitaaliseen aineistoon)
• AHAA (metatiedot)
• Sähköisen arkistoinnin palvelu
• massadigitoinnin ja takautuvan digitoinnin järjestelmät

Kansallisarkiston kansallisarkisto.fi-sivustolla käytetään evästeitä sivuston käytön seuraamiseksi sekä palveluiden kehittämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Kansallisarkisto suojaa säilyttämiensä tietojen yksityisyyttä ja noudattaa toiminnassaan tietosuojalainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä.

Tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan ja käytön rajoittamiseen.

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Tietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu.

Tilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa.

Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Sinulla on oikeus tehdä pyyntö pääsystä henkilötietoihisi, tietojen oikaisemisesta, poistamisesta, käsittelyn rajoittamisesta, vastustamisesta tai siirtämisestä järjestelmästä toiseen. Yksilöidyn pyynnön näiden oikeuksien käyttämisestä voi tehdä Kansallisarkistolle ja kullekin rekisterinpitäjälle/muille viranomaisille. Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa kirjallisen pyynnön Kansallisarkiston kirjaamon kautta [email protected] tai postitse (PL 258, 00171 Helsinki). Ratkaisu asiassa annetaan yhden kuukauden määräajassa pyynnön vastaanottamisesta lukien, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

Kansallisarkisto vastaa tietojen säilyttämisestä arkistointitarkoituksessa, mikä voi mahdollistaa rekisteröidyn oikeuksista poikkeamisen tietosuojalain ja tietosuoja-asetuksen perusteella.

Kansallisarkistoon siirrettyjen tietojen tarkoitus on palvella arkistointitarkoituksessa kulttuuriperinnöllisen arvon säilymistä ja tutkimuksen tarpeita. Näissä tarkoituksissa on tärkeää, että tieto on eheää ja luotettavaa, eikä Kansallisarkisto voikaan lähtökohtaisesti tehdä muutoksia tai poistaa tietoja, jotka sille on luovutettu. Tämä on vastoin arkistointitarkoitusta, sillä ajatuksena on säilyttää tietoa jälkipolville kuvaamaan sitä tilaa, johon esimerkiksi viranomaisten päätökset ovat perustuneet.

Rekisteritietojen tarkastuspyynnön tekeminen ja pyynnön käsittely on pääsääntöisesti maksutonta. Kansallisarkistossa säilytettävien tietoaineistojen hallinta, kuvailutiedot ja niihin liittyvät työkalut eivät kuitenkaan mahdollista täydellisesti sitä, että voisimme toteuttaa rekisteröidyn oikeuksia ilman kohtuutonta vaivaa tai riittävällä tarkkuudella.  Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, esimerkiksi jos yksilöimättömiä pyyntöjä esitetään toistuvasti, niin Kansallisarkisto voi periä kohtuullisen maksun, joka vastaa pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvia hallinnollisia kustannuksia.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, [email protected]