Massadigitoinnin suunnitteluprojekti

Kansallisarkistossa toteutettiin 2.6.–31.12.2017 Euroopan unionin tuella hallinnon paperiaineistojen massadigitoinnin suunnitteluprojekti. 

Euroopan aluekehitysrahaston osarahoituksella toteutetussa projektissa määriteltiin uusi hävittämiseen tähtäävä digitointiprosessi sekä massadigitoinnissa käytettävät teknologiat. Projektissa laadittiin toteutussuunnitelma, jonka perusteella valtionhallinnon paperiaineistot muutetaan pelkästään digitaaliseen muotoon säilytettäviksi.

Projektin toteuttamiseen osallistui Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Xamk. Projektin rahoitukseen sekä ohjausryhmän työskentelyyn osallistui myös Mikkelin kaupunki.

Projektin tulokset

• Kartoitettiin valtionhallinnon organisaatioiden hallussa olevien aineistojen määrät ja ominaisuudet
• Suunniteltiin digitoinnin suunnitelmaksi tiekartta, joka määrittää missä järjestyksessä ja millä aikataululla viranomaisten hallussa olevat aineistot digitoidaan.
• Selvitettiin massadigitoinnin tilannetta kansainvälisesti
• Suunniteltiin massadigitoinnin toteuttamisen prosessi ja määriteltiin digitoinnissa käytettävät teknologiat.
• Laadittiin massadigitoinnin toteuttamisesta hyöty- ja kustannusanalyysi

Projektin julkaisut

• Massadigitoinnin suunnitteluprojektin loppuraportti (pdf)

Liitteet:

• Tiekartta:
  • Liite 1.1 Aineistokartoituksen tulokset (pdf)
  • Liite 1.2 Tiekarttasuunnitelma (pdf) 
• Kansainvälinen selvitys:
  • Liite 2. Survey of Digitization in Archives (pdf)
• Massadigitoinnin toteuttaminen:
  • Liite 3.1 Digitointiprosessin toteutussuunnitelma (pdf)
  • Liite 3.2 Massadigitoinnin prosessikuvaukset (pdf)
  • Liite 3.3 Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin
  • Liite 3.3.1 Esimerkkipaketti (zip)
  • Liite 3.4 Raportti massadigitoinnin logistiikasta (pdf)
  • Liite 3.5 Logistiikan prosessikuvaukset (pdf) 

Projektin loppuraportin tavoitteena on antaa yleiskuva massadigitoinnin toteuttamisen kokonaisuudesta. Raportin liitteissä on kuvattu yksityiskohtaisemmin eri selvitysten ja suunnitelmien toteuttamista ja ne tarkentavat loppuraportissa kuvattuja asioita. Liitteiden tavoitteena on antaa yksityiskohtaisempi kuvaus massadigitoinnin määrätyistä osa-alueista.