Uudistunut ohjepankki

Kansallisarkisto ohjaa ja tukee viranomaisten asiakirjahallintoa ja arkistotointa laatimalla määräyksiä ja ohjeita sekä suosituksia ja oppaita. Ne löydät tältä sivulta.

Vasemman reunan työkalupalkin avulla voit suodattaa ohjeita aiheen, tilan, palvelun ja hallinnonalan mukaan.

Ohjeet

Opas analogisen arkiston järjestäjälle

Diaarinumero KA/15505/28.00/2025

Opas on tarkoitettu kaikille analogisia arkistoja järjestäville sekä perustietopaketiksi analogisten arkistojen käyttäjille ja muille aiheesta kiinnostuneille. Oppaan ensimmäisessä osiossa käydään läpi arkiston järjestäminen vaihe vaiheelta. Toisessa osiossa kerrotaan, miten turvataan analogisten arkistojen fyysinen säilyminen. Oppaan loppuun on koottu järjestäjän muistilista, jossa on tiivistetysti tärkeimmät arkiston järjestämisen vaiheet. On hyvä huomioida, että oppaassa arkiston järjestäminen on esitetty lineaarisesti etenevinä toimenpiteinä. Käytännössä järjestämistyössä palataan välillä aiempiin vaiheisiin ja tehdään välillä eri vaiheita rinnakkain.

Analogiset aineistot Arkistoinnin osaaja -tietopankki Kunta Muu Ohjaus- ja neuvontapalvelu Opas Valtio Voimassa
Lue lisää

Arkistoinnin toimenpidepolku

Diaarinumero KA/23568/28.00/2024

Arkistoinnin toimenpidepolku on kokonaiskuva arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista ja niiden suhteesta muuhun tiedonhallintaan. Löydät oppaasta tietoa siitä, miten arkistoitavien tietoaineistojen elinkaari kannattaa suunnitella ja millaisilla elinkaaren vaiheen mukaisilla toimenpiteillä voit edistää niiden hallintaa, säilyvyyttä, käytettävyyttä ja ymmärrettävyyttä.

Arkistoinnin osaaja -tietopankki Arkistointi Arvonmääritys Kunta Kuvailu ja metatiedot Muu Ohjaus- ja neuvontapalvelu Opas Valtio Voimassa Yleinen ohje
Lue lisää

Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi (2024)

Diaarinumero KA/11120/28.00/2024

Opas perustuu Kansallisarkiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kriteeristöön. 

Vuoden 2024 alusta lähtien julkishallinnon toimijat arvioivat analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja arkistoitavan muodon itsenäisesti Kansallisarkiston yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) ja arviointikriteereitäTiedosto avautuu uudessa välilehdessä noudattaen.

Analogiset aineistot Arkistoinnin osaaja -tietopankki Digitointi Kunta Muu Ohjaus- ja neuvontapalvelu Opas Valtio Voimassa
Lue lisää

Suojamateriaaliohje

Diaarinumero KA/13459/07.01.01.00/2018

Suojamateriaalien laatu vaikuttaa analogisten asiakirjojen säilyvyyteen. Pysyvästi säilytettävän asiakirjallisen kulttuuriperinnön suojaamisessa pitäisi käyttää ohjeessa mainittujen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja.

Suojamateriaalit jaotellaan primääri- ja sekundäärisuojiin. Ohjeen liitteenä on luettelo Kansallisarkiston käyttämistä sekundäärisuojista

Analogiset aineistot Arkistointi Kunta Muu Ohje Valtio Voimassa
Lue lisää

Sosiaalihuollon analogisten tieto­aineistojen arkistoinnin ohjaus­kokonaisuus

Diaarinumero Puuttuu

Sosiaalihuollon analogisten tieto­aineistojen arkistoinnin ohjaus­kokonaisuus on tarkoitettu sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen kanssa työskenteleville. Ohjauskokonaisuudessa käydään läpi analogisen arkiston järjestämistyön vaiheet ja annetaan niihin liittyviä käytännön vinkkejä. Ohjauskokonaisuus sisältää myös sosiaalihuollon analogisten aineistojen järjestämistyössä tarvittavia pohjatietoja ja ohjeita tietoaineistojen säilymisen turvaamiseksi. 

Parhaiten ohjauskokonaisuus soveltuu 1900-luvulla muodostuneiden sosiaalihuollon analogisten arkistojen järjestämiseen. Kokonaisuus antaa välineitä näiden aiemmin muodostuneiden arkistokokonaisuuksien ymmärtämiseen ja järjestämisen viimeistelyyn.

Analogiset aineistot Arkistoinnin osaaja -tietopankki Muu Ohje Voimassa
Lue lisää

Määräys valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon

Diaarinumero KA/26492/03.99/2020

Määräyksessä määrätään Kansallisarkistoon siirrettävien arkistoitavien asiakirjojen muodosta ja siirtämisestä Kansallisarkistoon. Arkistoitavat asiakirjat siirretään Kansallisarkistoon sähköisessä muodossa, ellei Kansallisarkisto ole toisin määrännyt arkistolain nojalla. 

Aineistojen siirtäminen Arkistointi Määräys Valtio Voimassa
Lue lisää

Määräys ja ohjeet arkistotiloista

Diaarinumero AL/19699/07.01.01.00/2012

Pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen arkistotiloja koskevat määräykset ja ohjeet. Ohjeen kohderyhmä ovat arkistolain 1§:ssä tarkoitetut arkistonmuodostajat sekä yksityiset arkistot, jotka saavat pysyväisluontoista valtionapua.

Kansallisarkisto on jatkanut 20.9.2018 normin voimassaoloaikaa toistaiseksi.

Analogiset aineistot Arkistointi Kunta Muu Määräys Valtio Voimassa
Lue lisää

Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta

Diaarinumero KA/15906/07.01.01.00/2021

Määräyksessä määrätään arkistoitavien asiakirjojen muodosta. Asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, lukuun ottamatta niitä sähköiseen muotoon muutettuja analogisia asiakirjoja, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella. 1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon Kansallisarkiston ajantasaisten vaatimusten mukaisesti, jotta niiden säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa.

Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua. Kansallisarkisto määrää erikseen ennen 1.1.2022 muodostuneiden arkistoitavien asiakirjojen muodosta.

Arkistointi Määräys Ohjaus- ja neuvontapalvelu Valtio Voimassa
Lue lisää

Home-epäillyn tai homeisen aineiston käsittely

Diaarinumero Puuttuu

Kansallisarkiston ohjeet home-epäiltyjen tai homeisten arkistoaineistojen käsittelystä. Ohjeiden tarkoituksena on auttaa homevaurioituneiden aineistojen säilyvyyden turvaamisessa sekä ennaltaehkäistä homeongelmien syntymistä arkistoaineistoissa. Ohjeistuksessa painotetaan henkilöturvallisuuden merkitystä käsiteltäessä home-epäiltyjä tai homeisia aineistoja.

Analogiset aineistot Arkistoinnin osaaja -tietopankki Kunta Muu Ohjaus- ja neuvontapalvelu Ohje Valtio Voimassa
Lue lisää

Arkistoinnin tietopaketti aloittelijoille

Diaarinumero KA/15521/28.00/2025

Arkistoinnin tietopaketti on tarkoitettu arkisto- ja asiakirjahallinnan alalle suuntaaville tai siellä juuri aloittaneille sekä muiden alojen asiantuntijoille, jotka haluavat perehtyä perusasioihin.

Opit ymmärtämään. mitä arkistointi on, miksi sitä tehdään ja ketkä sitä tekevät. Osiot täydentävät toisiaan, joten parhaan kokonaiskuvan saat, kun tutustut koko tietopakettiin. Paketti keskittyy arkistointiin julkishallinnon näkökulmasta, mutta sitä voivat hyödyntää myös muut toimijat.

 

Arkistoinnin osaaja -tietopankki Arkistointi Kunta Muu Muu ohje Ohjaus- ja neuvontapalvelu Valtio Voimassa
Lue lisää

Arvonmääritys- ja seulontapolitiikka

Diaarinumero KA/12247/07.01.01.03.00/2019

Tämän politiikka-asiakirjan tarkoitus on kuvata ne arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteet, menetelmät sekä kriteerit, joiden mukaisesti viranomaisten ja julkista tehtävää hoitavien yksityisten toimijoiden arkistoitavat tietoaineistot määräytyvät. Sen tavoite on myös varmistaa arvonmäärityksen ja seulonnan jatkuvuus ja johdonmukaisuus. Asiakirja ei koske määräajan säilytettävien asiakirjatietojen säilytysaikojen määrittelyä.

Arvonmääritys Arvonmääritys- ja seulontapalvelu Kunta Muu Muu ohje Valtio Voimassa
Lue lisää