Uudistunut ohjepankki

Sähköisen arkistoinnin palvelun palvelukuvaus, palvelussa käytettyjen käsitteiden selitteet sekä mitä käsitteet säilytys ja arkistointi tarkoittavat.

• Metatietolomake (Excel)
  • Metatietojen kuvailulomakkeet, joka täytetään tarvittavilta osin ennen aineistojen siirtoa. Sovi Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa, mitkä kuvailutaulukot siirrossa tulee täyttää.
• SÄHKE2-siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  • Ohjeessa kuvataan, miten muodostetaan Kansallisarkistoon siirrettävä SÄHKE2-siirtopaketti siirtäjän tietojärjestelmän tietosisällöstä.
• Rakenteiset tietoaineistot – siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  • Siirtopaketin muodostaminen rakenteisista tietoaineistoista ja sähköisistä diaareista.
• Digitoidut kuva-aineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  • Ohjeistus viranomaisen itse digitoimien aineistojen siirtämiselle Kansallisarkistoon.
• Muut digitaaliset tietoaineistot – siirtopaketin muodostaminen (pdf)
• Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
  • Kansallisarkistoon vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset. Sisältää listauksen hyväksytyistä tiedostomuodoista. Lista on päivittyvä.
• Ohjevideot
  • Siirtopaketin lähettäminen- digitoitu kuva-aineisto
  • Siirtopaketin lähettäminen - rakenteiset tietoaineistot

Löydät lisää ohjeita Arkistoinnin osaaja- sivuilta

Opas on tarkoitettu kaikille analogisia arkistoja järjestäville sekä perustietopaketiksi analogisten arkistojen käyttäjille ja muille aiheesta kiinnostuneille. Oppaan ensimmäisessä osiossa käydään läpi arkiston järjestäminen vaihe vaiheelta. Toisessa osiossa kerrotaan, miten turvataan analogisten arkistojen fyysinen säilyminen. Oppaan loppuun on koottu järjestäjän muistilista, jossa on tiivistetysti tärkeimmät arkiston järjestämisen vaiheet.
​​​​​​​
​​​​​​Oppaassa arkiston järjestäminen on esitetty lineaarisesti etenevinä toimenpiteinä. Käytännössä järjestämistyössä palataan välillä aiempiin vaiheisiin ja tehdään välillä eri vaiheita rinnakkain.

Arkistoinnin toimenpidepolku on kokonaiskuva arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista ja niiden suhteesta muuhun tiedonhallintaan.

Löydät oppaasta tietoa siitä, miten arkistoitavien tietoaineistojen elinkaari kannattaa suunnitella ja millaisilla elinkaaren vaiheen mukaisilla toimenpiteillä voit edistää niiden hallintaa, säilyvyyttä, käytettävyyttä ja ymmärrettävyyttä.

Opas perustuu Kansallisarkiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kriteeristöön. 

Vuoden 2024 alusta lähtien julkishallinnon toimijat arvioivat analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja arkistoitavan muodon itsenäisesti Kansallisarkiston yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) ja arviointikriteereitäTiedosto avautuu uudessa välilehdessä noudattaen.

Suojamateriaalien laatu vaikuttaa analogisten asiakirjojen säilyvyyteen. Pysyvästi säilytettävän asiakirjallisen kulttuuriperinnön suojaamisessa pitäisi käyttää ohjeessa mainittujen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja.

Suojamateriaalit jaotellaan primääri- ja sekundäärisuojiin. Ohjeen liitteenä on luettelo Kansallisarkiston käyttämistä sekundäärisuojista

Ohjaus­kokonaisuus on tarkoitettu sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen kanssa työskenteleville. Siinä käydään läpi analogisen arkiston järjestämistyön vaiheet ja annetaan niihin liittyviä käytännön vinkkejä. Ohjauskokonaisuus sisältää myös sosiaalihuollon analogisten aineistojen järjestämistyössä tarvittavia pohjatietoja ja ohjeita tietoaineistojen säilymisen turvaamiseksi. 

Parhaiten ohjauskokonaisuus soveltuu 1900-luvulla muodostuneiden sosiaalihuollon analogisten arkistojen järjestämiseen. Kokonaisuus antaa välineitä näiden aiemmin muodostuneiden arkistokokonaisuuksien ymmärtämiseen ja järjestämisen viimeistelyyn.

Määräyksessä määrätään Kansallisarkistoon siirrettävien arkistoitavien asiakirjojen muodosta ja siirtämisestä Kansallisarkistoon. Arkistoitavat asiakirjat siirretään Kansallisarkistoon sähköisessä muodossa, ellei Kansallisarkisto ole toisin määrännyt arkistolain nojalla. 

Pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen arkistotiloja koskevat määräykset ja ohjeet. Ohjeen kohderyhmä ovat arkistolain 1§:ssä tarkoitetut arkistonmuodostajat sekä yksityiset arkistot, jotka saavat pysyväisluontoista valtionapua.

Kansallisarkisto on jatkanut 20.9.2018 normin voimassaoloaikaa toistaiseksi.

Määräyksessä määrätään arkistoitavien asiakirjojen muodosta. Asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, lukuun ottamatta niitä sähköiseen muotoon muutettuja analogisia asiakirjoja, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella. 1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon Kansallisarkiston ajantasaisten vaatimusten mukaisesti, jotta niiden säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa.

Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua. Kansallisarkisto määrää erikseen ennen 1.1.2022 muodostuneiden arkistoitavien asiakirjojen muodosta.

Opas sisältää Kansallisarkiston ohjeet home-epäiltyjen tai homeisten arkistoaineistojen käsittelystä. Ohjeiden tarkoituksena on auttaa homevaurioituneiden aineistojen säilyvyyden turvaamisessa sekä ennaltaehkäistä homeongelmien syntymistä arkistoaineistoissa. Ohjeistuksessa painotetaan henkilöturvallisuuden merkitystä käsiteltäessä home-epäiltyjä tai homeisia aineistoja.

Arkistoinnin tietopaketti on tarkoitettu arkisto- ja asiakirjahallinnan alalle suuntaaville tai siellä juuri aloittaneille sekä muiden alojen asiantuntijoille, jotka haluavat perehtyä perusasioihin.

Opit ymmärtämään. mitä arkistointi on, miksi sitä tehdään ja ketkä sitä tekevät. Osiot täydentävät toisiaan, joten parhaan kokonaiskuvan saat, kun tutustut koko tietopakettiin. Paketti keskittyy arkistointiin julkishallinnon näkökulmasta, mutta sitä voivat hyödyntää myös muut toimijat.

Määräys valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon

Massadigitoinnin siirtojen sopimuspohjat ja arkistoinnin käsitteet.

Massadigitoinnin pilotin loppuraportti ja Proof of Concept loppuraportti.

​​​​​​​

Astian palveluihin liittyvät tiedot ja lomakkeet linkkeinä.

Massadigitoinnin siirto-ohjeistus liitteineen.

Analogiset siirrot - ohje

Tämän politiikka-asiakirjan tarkoitus on kuvata ne arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteet, menetelmät sekä kriteerit, joiden mukaisesti viranomaisten ja julkista tehtävää hoitavien yksityisten toimijoiden arkistoitavat tietoaineistot määräytyvät. Sen tavoite on myös varmistaa arvonmäärityksen ja seulonnan jatkuvuus ja johdonmukaisuus. Asiakirja ei koske määräajan säilytettävien asiakirjatietojen säilytysaikojen määrittelyä.

Ohjetta sovelletaan, kun tällä hetkellä muodostuvia analogisia arkistoitavia asiakirjoja muutetaan sähköiseen muotoon esimerkiksi asiankäsittelyn tai palvelujen tiedonhallinnan yhteydessä.
 
Aiemmin muodostuneiden analogisten arkistollisten kokonaisuuksien takautuvaan digitointiin sovelletaan edelleen Kansallisarkiston ohjetta ”Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet” (KA/20919/30.01.00/2024).
 
Takautuvan digitoinnin ja muodostuvien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisen väliset erot liittyvät toimintatapaan, todistusvoimaisuuden ja tietosisällön eheyden varmistamiseen sekä tietoaineistojen muodostamiseen.

Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet