Uudistunut ohjepankki

Ohjeen tarkoituksena on opastaa yksityishenkilön digitaalisen arkiston luovuttajaa aineistorakenteen laatimisessa sekä luetteloinnissa ja kuvailussa. Lisäksi ohjetta voidaan soveltuvin osin hyödyntää myös kokoelmaluonteisen aineiston järjestämisessä, luetteloinnissa ja kuvailussa.  

Ohje on yksityisarkistojen seulonnan suositusluonteinen apuneuvo ja työkalu, jonka ensisijaisena tarkoituksena on tukea Kansallisarkistoon yksityisarkistoaineistoa luovuttavaa tahoa, luovuttajaa, välttämättömien seulontatoimenpiteiden tekemisessä. Yksinkertaisuuden vuoksi ohjeessa käytetään termiä seulonta puhuttaessa niin seulontaa ohjaavasta arvonmäärityksestä kuin arvonmääritystä toteuttavista seulontatoimenpiteistä. 

Ohje koskee yhteisöarkistojen analogisessa muodossa luovutettavien aineistojen käsittelyä. Ohjetta voidaan soveltaa myös silloin, kun paperimuodossa olevaa aineistoa valmistellaan digitointia varten.  

Ohjeen tarkoituksena on opastaa digitaalisen yhdistysarkiston luovuttajaa aineistorakenteen laatimisessa sekä luetteloinnissa ja kuvailussa. Lisäksi ohjetta voi soveltuvin osin hyödyntää esimerkiksi projektiarkiston järjestämisessä, luetteloinnissa ja kuvailussa. 

Ohjeessa esitellään kriteereitä, jotka ovat hyödyllisiä valokuvien valinnassa ja seulonnassa. 

Ohje koskee analogisessa muodossa olevien valokuvien käsittelyä. Ohjetta voidaan soveltaa myös silloin, kun analogisessa muodossa olevaa aineistoa valmistellaan digitointia varten. 

Yksityisarkistojen vastaanottopalvelun kanssa luovutettavaksi sovittu digitaalinen aineisto lähetetään Kansallisarkistoon sähköisen arkistoinnin käyttöliittymässä. Ohjeessa kuvataan, miten tiedostot tulee pakata ja lähettää.  

Taulukkopohja on tarkoitettu Yksityisarkistojen vastaanottopalvelun analogisten aineistojen kuvailuun. 

Kuvailutaulukko on tarkoitettu Yksityisarkistojen vastaanottopalvelun digitaalisten aineistojen luettelointiin ja kuvailuun. Taulukkopohjaan merkitään alimman kuvailutason kuvailutiedot. Arkistoa tai sarjaa kokonaisuudessaan koskevat kuvailutiedot kerrotaan vapaamuotoisesti ja toimitetaan erikseen.  

Ohje koskee analogisessa muodossa olevien karttojen ja piirustusten käsittelyä. Ohjetta voidaan soveltaa myös silloin, kun analogisessa muodossa olevia aineistoja valmistellaan digitointia varten. 

Yksityisten arkistoaineistojen hankintaa ohjaa Kansallisarkiston hankintapolitiikka, jonka perusteella saapuneet aineistotarjoukset hyväksytään tai hylätään. Hankintapolitiikka perustuu tarjottujen yksityisten arkistoaineistojen arvonmääritykseen ja hankintakriteerien mukaiseen valintaan. 

Ohje koskee analogisessa muodossa luovutettavien henkilö- ja sukuarkistojen aineistojen käsittelyä. Ohjetta voidaan soveltaa myös silloin, kun paperimuodossa olevaa aineistoa valmistellaan digitointia varten. 

Valtionarkiston vuonna 1983 antama yleisohje koskee sekä määrättyä tehtävää varten asetettujen tilapäisten komiteoiden ja toimikuntien että neuvottelukuntien, neuvostojen, lautakuntien ja muiden vastaavien pysyväisluonteisten toimielinten arkistonhoitoa. 

Yleisohje on korvattu valtioneuvoston ja ministeriöiden asettamien hankkeiden osalta Arkistolaitoksen vuonna 2008 antamalla päätöksellä (KA/2181/431/2007) Valtioneuvoston hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen ja hankerekisterin arkistoraporttien pysyvästä säilytyksestä. 

Turvapostikäytänteet - ohje Kansallisarkiston palvelun asiakkaille 

Tiedonhallintalautakunta laatii ja ylläpitää tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia. 

• Kansallisarkiston määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (SÄHKE2, AL 9815/07.01.01.00/2008) on laaja koonti sähköistä asiakirjahallintaa ja arkistointia koskevista metatiedoista ja vaatimuksista sekä ohjeistus niiden sovittamiseksi yhteen.

• Vuonna 2009 voimaan tullut SÄHKE2-määräys on kumottu 31.12.2022, eikä sitä enää ylläpidetä.

• SÄHKE2:n sisältö on edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. Hyödyntämistä tukee Kansallisarkiston Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022), joka antaa SÄHKE2-metatietoihin ja metatietomalliin (SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020) liittyviä soveltamisohjeita. Suositus käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti tiedon arkistoinnin näkökulmasta sekä kommentoi SÄHKE2-metatietomallia lainsäädännön muutoksiin liittyvillä huomioilla.

• Tiedonhallintalain (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) myötä asianhallinnan ohjaaminen on ensisijaisesti Tiedonhallintalautakunnan tehtävä. Asiankäsittelyn metatiedot on määritelty Tiedonhallintalautakunnan suosituksessa asiankäsittelyn metatiedoista. 

• SÄHKE2-suosituksessa on huomioitu tiedonhallintalain 21, 25, 26 ja 27 §:n velvoitteet, jotka koskevat tietoaineistojen säilytystarpeen määrittelyä sekä rekisteröintiä ja asiarekisterin tietoja.

• SÄHKE2:n määritykset ovat tietojärjestelmäriippumattomia, eikä niissä oteta kantaa teknisiin ratkaisuihin tai järjestelmäarkkitehtuuriin. Hyödyntäjä määrittelee, miten se SÄHKE2:n sisältöä käyttää.

• SÄHKE2-mukaisuus on myös tuettu siirtorakenne Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudetaan voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista.

Suosituksen versio 2 (syyskuu 2024):
Suositukseen 2. versioon on lisätty Sähke2-siirtoskeemaan (XML, versio 1.9.2019) liittyviä huomioita. Muutokset ja lisäykset löytyvät suosituksen luvusta 5.

Sähköisen arkistoinnin palvelun palvelukuvaus, palvelussa käytettyjen käsitteiden selitteet sekä mitä käsitteet säilytys ja arkistointi tarkoittavat.

Kansallisarkiston siirtokäyttöliittymän liittyvät ohjeet 

Siirtojen suunnittelu ja sopiminen

• Metatietolomake (Excel)
  • Metatietojen kuvailulomakkeet, joka täytetään tarvittavilta osin ennen aineistojen siirtoa. Sovi Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa, mitkä kuvailutaulukot siirrossa tulee täyttää.
• SÄHKE2-siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  • Ohjeessa kuvataan, miten muodostetaan Kansallisarkistoon siirrettävä SÄHKE2-siirtopaketti siirtäjän tietojärjestelmän tietosisällöstä.
• Rakenteiset tietoaineistot – siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  • Siirtopaketin muodostaminen rakenteisista tietoaineistoista ja sähköisistä diaareista.
• Digitoidut kuva-aineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  • Ohjeistus viranomaisen itse digitoimien aineistojen siirtämiselle Kansallisarkistoon.
• Muut digitaaliset tietoaineistot – siirtopaketin muodostaminen (pdf)
• Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
  • Kansallisarkistoon vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset. Sisältää listauksen hyväksytyistä tiedostomuodoista. Lista on päivittyvä.
• Ohjevideot
  • Siirtopaketin lähettäminen- digitoitu kuva-aineisto
  • Siirtopaketin lähettäminen - rakenteiset tietoaineistot

Lisää siirtoihin liittyviä ohjeita löytyy Arkistoinnin osaaja- sivuilta ja Kansallisarkiston Conlfuencesta 

• Kansallisarkiston määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (SÄHKE2, AL 9815/07.01.01.00/2008) on laaja koonti sähköistä asiakirjahallintaa ja arkistointia koskevista metatiedoista ja vaatimuksista sekä ohjeistus niiden sovittamiseksi yhteen. 

• Vuonna 2009 voimaan tullut SÄHKE2-määräys on kumottu 31.12.2022, eikä sitä enää ylläpidetä.

Kun digitaalinen aineisto on onnistuneesti siirretty Kansallisarkistoon Sähköisen arkistoinnin palvelun kautta, se on haettavissa ASTIA-verkkopalvelusta. 

• Astia-kuvaus (pdf)
• Astian palvelun käyttöönotto Sähköisen arkistoinnin palvelun asiakkaille (pdf)
• Käyttöoikeusilmoituslomakkeen malli (excel)
• Käyttöoikeuslomake (excel)

Opas on tarkoitettu kaikille analogisia arkistoja järjestäville sekä perustietopaketiksi analogisten arkistojen käyttäjille ja muille aiheesta kiinnostuneille. Oppaan ensimmäisessä osiossa käydään läpi arkiston järjestäminen vaihe vaiheelta. Toisessa osiossa kerrotaan, miten turvataan analogisten arkistojen fyysinen säilyminen. Oppaan loppuun on koottu järjestäjän muistilista, jossa on tiivistetysti tärkeimmät arkiston järjestämisen vaiheet.

​​​​​​Oppaassa arkiston järjestäminen on esitetty lineaarisesti etenevinä toimenpiteinä. Käytännössä järjestämistyössä palataan välillä aiempiin vaiheisiin ja tehdään välillä eri vaiheita rinnakkain.

Arkistoinnin toimenpidepolku on kokonaiskuva arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista ja niiden suhteesta muuhun tiedonhallintaan.

Löydät oppaasta tietoa siitä, miten arkistoitavien tietoaineistojen elinkaari kannattaa suunnitella ja millaisilla elinkaaren vaiheen mukaisilla toimenpiteillä voit edistää niiden hallintaa, säilyvyyttä, käytettävyyttä ja ymmärrettävyyttä.

Opas perustuu Kansallisarkiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kriteeristöön. 

Vuoden 2024 alusta lähtien julkishallinnon toimijat arvioivat analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja arkistoitavan muodon itsenäisesti Kansallisarkiston yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) ja arviointikriteereitä noudattaen.