Uudistunut ohjepankki
Kansallisarkisto ohjaa ja tukee viranomaisten asiakirjahallintoa ja arkistotointa laatimalla määräyksiä ja ohjeita sekä suosituksia ja oppaita. Ne löydät tältä sivulta.
Vasemman reunan työkalupalkin avulla voit suodattaa ohjeita aiheen, tilan, palvelun ja hallinnonalan mukaan.
- Kansallisarkistoon voi luovuttaa myös yksityisiä arkistoaineistoja. Näiden luovuttamista ja kunnostamista koskevia ohjeita löydät ohjepankin kohdasta Yksityisarkistot.
- Sivun loppuun on koottu muiden tahojen julkaisemia ohjeistuksia, kuten Kuntaliiton verkkojulkaisut kunnallisten asiakirjojen säilytysajoista.
- Keskeiset julkishallintoa, kuntia ja valtionhallintoa koskevat seulontapäätökset sekä kumotut määräykset ja ohjeet löytyvät omilta alasivuiltaan.
- Löydät arkistointia tukevia oppaita ja dokumentaatiota myös Arkistoinnin osaaja -tietopankista. Tietopankki on otettu käyttöön toukokuussa 2024. Sen sisältö päivittyy säännöllisesti.
Ohjeet
Opas analogisen arkiston järjestäjälle
Diaarinumero KA/15505/28.00/2025
Opas on tarkoitettu kaikille analogisia arkistoja järjestäville sekä perustietopaketiksi analogisten arkistojen käyttäjille ja muille aiheesta kiinnostuneille. Oppaan ensimmäisessä osiossa käydään läpi arkiston järjestäminen vaihe vaiheelta. Toisessa osiossa kerrotaan, miten turvataan analogisten arkistojen fyysinen säilyminen. Oppaan loppuun on koottu järjestäjän muistilista, jossa on tiivistetysti tärkeimmät arkiston järjestämisen vaiheet. On hyvä huomioida, että oppaassa arkiston järjestäminen on esitetty lineaarisesti etenevinä toimenpiteinä. Käytännössä järjestämistyössä palataan välillä aiempiin vaiheisiin ja tehdään välillä eri vaiheita rinnakkain.
Arkistoinnin toimenpidepolku
Diaarinumero KA/23568/28.00/2024
Arkistoinnin toimenpidepolku on kokonaiskuva arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista ja niiden suhteesta muuhun tiedonhallintaan. Löydät oppaasta tietoa siitä, miten arkistoitavien tietoaineistojen elinkaari kannattaa suunnitella ja millaisilla elinkaaren vaiheen mukaisilla toimenpiteillä voit edistää niiden hallintaa, säilyvyyttä, käytettävyyttä ja ymmärrettävyyttä.
Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi (2024)
Diaarinumero KA/11120/28.00/2024
Opas perustuu Kansallisarkiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kriteeristöön.
Vuoden 2024 alusta lähtien julkishallinnon toimijat arvioivat analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja arkistoitavan muodon itsenäisesti Kansallisarkiston yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) ja arviointikriteereitäTiedosto avautuu uudessa välilehdessä noudattaen.
Suojamateriaaliohje
Diaarinumero KA/13459/07.01.01.00/2018
Suojamateriaalien laatu vaikuttaa analogisten asiakirjojen säilyvyyteen. Pysyvästi säilytettävän asiakirjallisen kulttuuriperinnön suojaamisessa pitäisi käyttää ohjeessa mainittujen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja.
Suojamateriaalit jaotellaan primääri- ja sekundäärisuojiin. Ohjeen liitteenä on luettelo Kansallisarkiston käyttämistä sekundäärisuojista
Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus
Diaarinumero Puuttuu
Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus on tarkoitettu sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen kanssa työskenteleville. Ohjauskokonaisuudessa käydään läpi analogisen arkiston järjestämistyön vaiheet ja annetaan niihin liittyviä käytännön vinkkejä. Ohjauskokonaisuus sisältää myös sosiaalihuollon analogisten aineistojen järjestämistyössä tarvittavia pohjatietoja ja ohjeita tietoaineistojen säilymisen turvaamiseksi.
Parhaiten ohjauskokonaisuus soveltuu 1900-luvulla muodostuneiden sosiaalihuollon analogisten arkistojen järjestämiseen. Kokonaisuus antaa välineitä näiden aiemmin muodostuneiden arkistokokonaisuuksien ymmärtämiseen ja järjestämisen viimeistelyyn.
Määräys valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon
Diaarinumero KA/26492/03.99/2020
Määräyksessä määrätään Kansallisarkistoon siirrettävien arkistoitavien asiakirjojen muodosta ja siirtämisestä Kansallisarkistoon. Arkistoitavat asiakirjat siirretään Kansallisarkistoon sähköisessä muodossa, ellei Kansallisarkisto ole toisin määrännyt arkistolain nojalla.
- Määräys valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon KA/26492/03.99/2020 (PDF)
- Perustelumuistio KA/26492/03.99/2020 (PDF)
Määräys ja ohjeet arkistotiloista
Diaarinumero AL/19699/07.01.01.00/2012
Pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen arkistotiloja koskevat määräykset ja ohjeet. Ohjeen kohderyhmä ovat arkistolain 1§:ssä tarkoitetut arkistonmuodostajat sekä yksityiset arkistot, jotka saavat pysyväisluontoista valtionapua.
Kansallisarkisto on jatkanut 20.9.2018 normin voimassaoloaikaa toistaiseksi.
Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta
Diaarinumero KA/15906/07.01.01.00/2021
Määräyksessä määrätään arkistoitavien asiakirjojen muodosta. Asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, lukuun ottamatta niitä sähköiseen muotoon muutettuja analogisia asiakirjoja, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella. 1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon Kansallisarkiston ajantasaisten vaatimusten mukaisesti, jotta niiden säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa.
Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua. Kansallisarkisto määrää erikseen ennen 1.1.2022 muodostuneiden arkistoitavien asiakirjojen muodosta.
- Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta KA/15906/07.01.01.00/2021 (PDF)
- Määräyksen KA/15906/07.01.01.00/2021 perustelumuistio (PDF)
Home-epäillyn tai homeisen aineiston käsittely
Diaarinumero Puuttuu
Kansallisarkiston ohjeet home-epäiltyjen tai homeisten arkistoaineistojen käsittelystä. Ohjeiden tarkoituksena on auttaa homevaurioituneiden aineistojen säilyvyyden turvaamisessa sekä ennaltaehkäistä homeongelmien syntymistä arkistoaineistoissa. Ohjeistuksessa painotetaan henkilöturvallisuuden merkitystä käsiteltäessä home-epäiltyjä tai homeisia aineistoja.
Arkistoinnin tietopaketti aloittelijoille
Diaarinumero KA/15521/28.00/2025
Arkistoinnin tietopaketti on tarkoitettu arkisto- ja asiakirjahallinnan alalle suuntaaville tai siellä juuri aloittaneille sekä muiden alojen asiantuntijoille, jotka haluavat perehtyä perusasioihin.
Opit ymmärtämään. mitä arkistointi on, miksi sitä tehdään ja ketkä sitä tekevät. Osiot täydentävät toisiaan, joten parhaan kokonaiskuvan saat, kun tutustut koko tietopakettiin. Paketti keskittyy arkistointiin julkishallinnon näkökulmasta, mutta sitä voivat hyödyntää myös muut toimijat.
Arvonmääritys- ja seulontapolitiikka
Diaarinumero KA/12247/07.01.01.03.00/2019
Tämän politiikka-asiakirjan tarkoitus on kuvata ne arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteet, menetelmät sekä kriteerit, joiden mukaisesti viranomaisten ja julkista tehtävää hoitavien yksityisten toimijoiden arkistoitavat tietoaineistot määräytyvät. Sen tavoite on myös varmistaa arvonmäärityksen ja seulonnan jatkuvuus ja johdonmukaisuus. Asiakirja ei koske määräajan säilytettävien asiakirjatietojen säilytysaikojen määrittelyä.
- Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikka (pdf)
- Kulttuurihistoriallisen arvon ja säilytysmuodon arviointi- ja dokumentointilomake (word)
- Kansallisarkiston arvottamisen kategoriat ja kriteerit analogisten asiakirjojen säilytysmuodon arviointiin sekä arviointia dokumentoivat tiedot ja arvioinnin soveltamisohje (pdf)