Uudistunut ohjepankki
Kansallisarkisto ohjaa ja tukee viranomaisten asiakirjahallintoa ja arkistotointa laatimalla määräyksiä ja ohjeita sekä suosituksia ja oppaita. Ne löydät tältä sivulta.
Vasemman reunan työkalupalkin avulla voit suodattaa ohjeita aiheen, tilan, palvelun ja hallinnonalan mukaan.
- Kansallisarkistoon voi luovuttaa myös yksityisiä arkistoaineistoja. Näiden luovuttamista ja kunnostamista koskevia ohjeita löydät ohjepankin kohdasta Yksityisarkistot.
- Sivun loppuun on koottu muiden tahojen julkaisemia ohjeistuksia, kuten Kuntaliiton verkkojulkaisut kunnallisten asiakirjojen säilytysajoista.
- Keskeiset julkishallintoa, kuntia ja valtionhallintoa koskevat seulontapäätökset sekä kumotut määräykset ja ohjeet löytyvät omilta alasivuiltaan.
- Löydät arkistointia tukevia oppaita ja dokumentaatiota myös Arkistoinnin osaaja -tietopankista. Tietopankki on otettu käyttöön toukokuussa 2024. Sen sisältö päivittyy säännöllisesti.
Ohjeet
Määräys ja ohjeet arkistotiloista
Diaarinumero AL/19699/07.01.01.00/2012
Pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen arkistotiloja koskevat määräykset ja ohjeet. Ohjeen kohderyhmä ovat arkistolain 1§:ssä tarkoitetut arkistonmuodostajat sekä yksityiset arkistot, jotka saavat pysyväisluontoista valtionapua.
Kansallisarkisto on jatkanut 20.9.2018 normin voimassaoloaikaa toistaiseksi.
Suojamateriaaliohje
Diaarinumero KA/13459/07.01.01.00/2018
Suojamateriaalien laatu vaikuttaa analogisten asiakirjojen säilyvyyteen. Pysyvästi säilytettävän asiakirjallisen kulttuuriperinnön suojaamisessa pitäisi käyttää ohjeessa mainittujen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja.
Suojamateriaalit jaotellaan primääri- ja sekundäärisuojiin. Ohjeen liitteenä on luettelo Kansallisarkiston käyttämistä sekundäärisuojista
Arvonmääritys- ja seulontapolitiikka
Diaarinumero KA/12247/07.01.01.03.00/2019
Tämän politiikka-asiakirjan tarkoitus on kuvata ne arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteet, menetelmät sekä kriteerit, joiden mukaisesti viranomaisten ja julkista tehtävää hoitavien yksityisten toimijoiden arkistoitavat tietoaineistot määräytyvät. Sen tavoite on myös varmistaa arvonmäärityksen ja seulonnan jatkuvuus ja johdonmukaisuus. Asiakirja ei koske määräajan säilytettävien asiakirjatietojen säilytysaikojen määrittelyä.
- Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikka (pdf)
- Kulttuurihistoriallisen arvon ja säilytysmuodon arviointi- ja dokumentointilomake (word)
- Kansallisarkiston arvottamisen kategoriat ja kriteerit analogisten asiakirjojen säilytysmuodon arviointiin sekä arviointia dokumentoivat tiedot ja arvioinnin soveltamisohje (pdf)