Uudistunut ohjepankki

Liitteenä olevassa dokumentissa kuvataan Kansallisarkiston yksityisten arkistoaineistojen hankintapolitiikan linjaa ja yksityisten arkistoaineistojen hankinnan periaatteita Kansallisarkistossa. 

• Kansallisarkiston määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (SÄHKE2, AL 9815/07.01.01.00/2008) on laaja koonti sähköistä asiakirjahallintaa ja arkistointia koskevista metatiedoista ja vaatimuksista sekä ohjeistus niiden sovittamiseksi yhteen.

• Vuonna 2009 voimaan tullut SÄHKE2-määräys on kumottu 31.12.2022, eikä sitä enää ylläpidetä.

• SÄHKE2:n sisältö on edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. Hyödyntämistä tukee Kansallisarkiston Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022), joka antaa SÄHKE2-metatietoihin ja metatietomalliin (SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020) liittyviä soveltamisohjeita. Suositus käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti tiedon arkistoinnin näkökulmasta sekä kommentoi SÄHKE2-metatietomallia lainsäädännön muutoksiin liittyvillä huomioilla.

• Tiedonhallintalain (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) myötä asianhallinnan ohjaaminen on ensisijaisesti Tiedonhallintalautakunnan tehtävä. Asiankäsittelyn metatiedot on määritelty Tiedonhallintalautakunnan suosituksessa asiankäsittelyn metatiedoista. 

• SÄHKE2-suosituksessa on huomioitu tiedonhallintalain 21, 25, 26 ja 27 §:n velvoitteet, jotka koskevat tietoaineistojen säilytystarpeen määrittelyä sekä rekisteröintiä ja asiarekisterin tietoja.

• SÄHKE2:n määritykset ovat tietojärjestelmäriippumattomia, eikä niissä oteta kantaa teknisiin ratkaisuihin tai järjestelmäarkkitehtuuriin. Hyödyntäjä määrittelee, miten se SÄHKE2:n sisältöä käyttää.

• SÄHKE2-mukaisuus on myös tuettu siirtorakenne Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudetaan voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista.

Suosituksen versio 2 (syyskuu 2024):
Suositukseen 2. versioon on lisätty Sähke2-siirtoskeemaan (XML, versio 1.9.2019) liittyviä huomioita. Muutokset ja lisäykset löytyvät suosituksen luvusta 5.

Sähköisen arkistoinnin palvelun palvelukuvaus, palvelussa käytettyjen käsitteiden selitteet sekä mitä käsitteet säilytys ja arkistointi tarkoittavat.

Kansallisarkiston siirtokäyttöliittymän liittyvät ohjeet 

Siirtojen suunnittelu ja sopiminen

• Metatietolomake (Excel)
  • Metatietojen kuvailulomakkeet, joka täytetään tarvittavilta osin ennen aineistojen siirtoa. Sovi Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa, mitkä kuvailutaulukot siirrossa tulee täyttää.
• SÄHKE2-siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  • Ohjeessa kuvataan, miten muodostetaan Kansallisarkistoon siirrettävä SÄHKE2-siirtopaketti siirtäjän tietojärjestelmän tietosisällöstä.
• Rakenteiset tietoaineistot – siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  • Siirtopaketin muodostaminen rakenteisista tietoaineistoista ja sähköisistä diaareista.
• Digitoidut kuva-aineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  • Ohjeistus viranomaisen itse digitoimien aineistojen siirtämiselle Kansallisarkistoon.
• Muut digitaaliset tietoaineistot – siirtopaketin muodostaminen (pdf)
• Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
  • Kansallisarkistoon vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset. Sisältää listauksen hyväksytyistä tiedostomuodoista. Lista on päivittyvä.
• Ohjevideot
  • Siirtopaketin lähettäminen- digitoitu kuva-aineisto
  • Siirtopaketin lähettäminen - rakenteiset tietoaineistot

Lisää siirtoihin liittyviä ohjeita löytyy Arkistoinnin osaaja- sivuilta ja Kansallisarkiston Conlfuencesta 

Oheessa määräyksiä ja suosituksia muiden aineistotyyppien siirroissa

• Kansallisarkiston määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (SÄHKE2, AL 9815/07.01.01.00/2008) on laaja koonti sähköistä asiakirjahallintaa ja arkistointia koskevista metatiedoista ja vaatimuksista sekä ohjeistus niiden sovittamiseksi yhteen.

• Vuonna 2009 voimaan tullut SÄHKE2-määräys on kumottu 31.12.2022, eikä sitä enää ylläpidetä.

Sähke2-siirtoskeemaan (XML, versio 1.9.2019) liittyviä huomioita. Muutokset ja lisäykset löytyvät suosituksen luvusta 5.

• Suositus pdf-tiedostona (KA/12266/07.01.01.00/2022)

• Liite 1: Suosituksen mukaiset vähimmäismetatiedot (pdf)

• Liite 1: Suosituksen mukaiset vähimmäismetatiedot (excel)

• Liite 2: SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020 (pdf)

Kun digitaalinen aineisto on onnistuneesti siirretty Kansallisarkistoon Sähköisen arkistoinnin palvelun kautta, se on haettavissa ASTIA-verkkopalvelusta. 

• Astia-kuvaus (pdf)
• Astian palvelun käyttöönotto Sähköisen arkistoinnin palvelun asiakkaille (pdf)
• Käyttöoikeusilmoituslomakkeen malli (excel)
• Käyttöoikeuslomake (excel)

Opas on tarkoitettu kaikille analogisia arkistoja järjestäville sekä perustietopaketiksi analogisten arkistojen käyttäjille ja muille aiheesta kiinnostuneille. Oppaan ensimmäisessä osiossa käydään läpi arkiston järjestäminen vaihe vaiheelta. Toisessa osiossa kerrotaan, miten turvataan analogisten arkistojen fyysinen säilyminen. Oppaan loppuun on koottu järjestäjän muistilista, jossa on tiivistetysti tärkeimmät arkiston järjestämisen vaiheet.
​​​​​​​
​​​​​​Oppaassa arkiston järjestäminen on esitetty lineaarisesti etenevinä toimenpiteinä. Käytännössä järjestämistyössä palataan välillä aiempiin vaiheisiin ja tehdään välillä eri vaiheita rinnakkain.

Arkistoinnin toimenpidepolku on kokonaiskuva arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista ja niiden suhteesta muuhun tiedonhallintaan.

Löydät oppaasta tietoa siitä, miten arkistoitavien tietoaineistojen elinkaari kannattaa suunnitella ja millaisilla elinkaaren vaiheen mukaisilla toimenpiteillä voit edistää niiden hallintaa, säilyvyyttä, käytettävyyttä ja ymmärrettävyyttä.

Opas perustuu Kansallisarkiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kriteeristöön. 

Vuoden 2024 alusta lähtien julkishallinnon toimijat arvioivat analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja arkistoitavan muodon itsenäisesti Kansallisarkiston yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) ja arviointikriteereitä noudattaen.

Suojamateriaalien laatu vaikuttaa analogisten asiakirjojen säilyvyyteen. Pysyvästi säilytettävän asiakirjallisen kulttuuriperinnön suojaamisessa pitää käyttää ohjeessa mainittujen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja.

Suojamateriaalit jaotellaan primääri- ja sekundäärisuojiin. Ohjeen liitteenä on luettelo Kansallisarkiston käyttämistä sekundäärisuojista.

Ohjaus­kokonaisuus on tarkoitettu sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen kanssa työskenteleville. Siinä käydään läpi analogisen arkiston järjestämistyön vaiheet ja annetaan niihin liittyviä käytännön vinkkejä. Ohjauskokonaisuus sisältää myös sosiaalihuollon analogisten aineistojen järjestämistyössä tarvittavia pohjatietoja ja ohjeita tietoaineistojen säilymisen turvaamiseksi. 

Parhaiten ohjauskokonaisuus soveltuu 1900-luvulla muodostuneiden sosiaalihuollon analogisten arkistojen järjestämiseen. Kokonaisuus antaa välineitä näiden aiemmin muodostuneiden arkistokokonaisuuksien ymmärtämiseen ja järjestämisen viimeistelyyn.

Määräyksessä määrätään Kansallisarkistoon siirrettävien arkistoitavien asiakirjojen muodosta ja siirtämisestä Kansallisarkistoon. Arkistoitavat asiakirjat siirretään Kansallisarkistoon sähköisessä muodossa, ellei Kansallisarkisto ole toisin määrännyt arkistolain nojalla. 

Pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen arkistotiloja koskevat määräykset ja ohjeet. Ohjeen kohderyhmä ovat arkistolain 1 §:ssä tarkoitetut arkistonmuodostajat sekä yksityiset arkistot, jotka saavat pysyväisluontoista valtionapua.

Kansallisarkisto on jatkanut 20.9.2018 normin voimassaoloaikaa toistaiseksi.

Määräyksessä määrätään arkistoitavien asiakirjojen muodosta. Asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, lukuun ottamatta niitä sähköiseen muotoon muutettuja analogisia asiakirjoja, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella. 1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon Kansallisarkiston ajantasaisten vaatimusten mukaisesti, jotta niiden säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa.

Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua. Kansallisarkisto määrää erikseen ennen 1.1.2022 muodostuneiden arkistoitavien asiakirjojen muodosta.

Opas sisältää Kansallisarkiston ohjeet home-epäiltyjen tai homeisten arkistoaineistojen käsittelystä. Ohjeiden tarkoituksena on auttaa homevaurioituneiden aineistojen säilyvyyden turvaamisessa sekä ennaltaehkäistä homeongelmien syntymistä arkistoaineistoissa. Ohjeistuksessa painotetaan henkilöturvallisuuden merkitystä käsiteltäessä home-epäiltyjä tai homeisia aineistoja.

Arkistoinnin tietopaketti on tarkoitettu arkisto- ja asiakirjahallinnan alalle suuntaaville tai siellä juuri aloittaneille sekä muiden alojen asiantuntijoille, jotka haluavat perehtyä perusasioihin.

Opit ymmärtämään, mitä arkistointi on, miksi sitä tehdään ja ketkä sitä tekevät. Osiot täydentävät toisiaan, joten parhaan kokonaiskuvan saat, kun tutustut koko tietopakettiin. Paketti keskittyy arkistointiin julkishallinnon näkökulmasta, mutta sitä voivat hyödyntää myös muut toimijat.

Massadigitoinnin siirtojen sopimuspohjat ja arkistoinnin käsitteet.

Massadigitoinnin pilotin loppuraportti ja Proof of Concept loppuraportti.

​​​​​​​

Astian palveluihin liittyvät tiedot ja lomakkeet linkkeinä.

Massadigitoinnin siirto-ohjeistus liitteineen.

Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset -sarja on Kuntaliiton 2000–2010-luvuilla julkaisema säilytysaikojen määrittelyä tukeva opassarja. Julkaisuissa on huomioitu myös Kansallisarkiston seulontapäätökset kuntien pysyvästi säilytettävistä (arkistoitavista) asiakirjoista. Oppaita voi edelleen käyttää säilytysaikojen määrittelyn ja käytännön seulontatyön tukena. Jatkossa säilytysaikojen määrittelyssä neuvoo, sekä säilytysaikasuosituksia valmistelee ja julkaisee tiedonhallintalautakunta.

Arkistolaitoksen suositus digitoinnin laatukriteereiksi 2008 (AL/11130/07.01.02.04.02/2008)

• Suositus pdf-tiedostona
• Korvattu ohjeella Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)

Arkistolaitoksen vaatimukset digitoidulle aineistolle 2016 (AL/11130/07.01.02.04.02/2008)

• Ohje pdf-tiedostona
• Korvattu ohjeella Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)

Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)

• Ohje pdf-tiedostona
  • Esimerkki 1 ohjeen sivulla 16 kuvatuista digitointiprosessissa muodostettavista siirtopaketeista (EsimerkkipakettiJPEG2020.tar)
    • Arvot esimerkissä (pdf)
    • Identifier (zip)
    • Md5 (txt)
  • Esimerkki 2 ohjeen sivulla 16 kuvatuista digitointiprosessissa muodostettavista siirtopaketeista (esimerkkipakettiTIF2020.tar)
    • Arvot esimerkissä (pdf)
    • Identifier (zip)
    • MD5 (txt)
• Korvattu ohjeella Arkistoitavien asiakirjojen digitointia ja koskevat vaatimukset ja ohjeet 2024 (KA/20919/30.01.00/2024)

Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin 2019 (KA/3357/07.01.02.04.02/2019)

• Vaatimukset pdf-tiedostona
  • Esimerkkipaketti TIF (zip)
  • Esimerkkipaketti JPEG (zip)
• Korvattu ohjeella Arkistoitavien asiakirjojen digitointia ja koskevat vaatimukset ja ohjeet 2024 (KA/20919/30.01.00/2024)

Arkistolaitoksen vuonna 2010 antama ohje asiakirjatietojen seulonnasta, arkistolaitokselle osoitettavan seulontaesityksen laatimisesta ja arkistolaitoksen seulontapäätöksen toteuttamisesta.