Arkistointia tukevat toimenpiteet

Asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoitavuus rakentuu tiedon ominaisuuksista ja säilyvyyttä tukevista toimenpiteistä tiedon elinkaaren varrella.

Jos pitkäaikaisen säilyttämisen tai arkistoinnin tarpeita ei huomioida tietojärjestelmää ja tiedon tuottamista suunniteltaessa riski tiedon menettämisestä kasvaa.

Vaaran paikkoja ovat muun muassa:

• Käyttäjähallinnan puutteet: Järjestelmään tai aineistoon ei ole pääsyä. Aineiston käsittelyyn ei ole riittäviä oikeuksia.
• Ymmärrettävyyden puutteet: Metatiedot ja kuvaukset eivät kuvaa tietoaineistoja riittävän monipuolisesti ja yksityiskohtaisesti.
• Dokumentoinnin puutteet: Käytettyjä käsitteitä, metatietoja tai koodistoja ei voida ymmärtää, koska niitä ei ole dokumentoitu. Dokumentaatiota ei ole säilytetty niin, että se voidaan yhdistää oikeaan tietoon ja aineistoihin.
• Elinkaaren hallintaa ei ole huomioitu tietojärjestelmässä: Säilytysaikojen hallinta ei ole mahdollista. Hävitettäviä tietoja ei voida tuhota eikä arkistoitavia erottaa muusta tiedosta.
• Puutteellisesti toteutettu tietoturva. 

Avainsana on suunnittelu. Alla on yksinkertaistettu esitys toimenpiteistä, jotka tiedon elinkaaren aikana tukevat arkistoitavuutta. Käytännön toteutus riippuu arkistoitavan aineiston rakenteesta ja lähtöjärjestelmien teknisistä ominaisuuksista.

Lue lisää arkistoinnin edellytyksistä:

• Digitaaliset aineistot
• Analogiset aineistot
• Muistilista – 10 askelta arkistoon
• Sähköisen arkistoinnin palvelu: Rakenteiset tietoaineistot