Åtgärder till stöd för arkivering

Handlingarnas och informationsmaterialens arkiverbarhet bygger på informationens egenskaper och på åtgärder som stöder bevarandet under informationens livscykel.

Om inte då man planerar ett informationssystem eller produktionen av information ser till de behov som långtidsbevarande och arkivering ställer, ökar risken för förlust av information.

Fallgropar är bland annat:

Brister i användarhanteringen: Det finns ingen tillgång till systemet eller materialet. Det finns inte tillräckliga rättigheter att hantera materialet.
Bristande begriplighet: Metadata och beskrivningar beskriver inte informationsmaterialet på ett tillräckligt mångsidigt och detaljerat sätt.
Brister i dokumentationen: De begrepp, metadata eller koder som används kan inte förstås eftersom de inte är dokumenterade. Dokumenteringen har inte bevarats på ett sådant sätt att den kan kombineras med korrekt information och material.
Livscykelhanteringen har inte beaktats i informationssystemet. Det är inte möjligt att hantera förvaringstider. Uppgifter som ska förstöras kan inte förstöras och arkiverade kan inte åtskiljas från annan information.
Ofullständigt genomförd informationssäkerhet.

Nyckelordet är planering. Nedan följer ett förenklat förslag till åtgärder som under informationens livscykel stöder arkivering. Det praktiska genomförandet beror på strukturen hos det material som arkiveras och de tekniska egenskaperna hos källsystemen.