Förberedning av material
Som överlåtare ansvarar du eller den organisation du företräder för att material som överlåts har behandlats, katalogiserats och beskrivits i enlighet med Riksarkivets kriterier. Ju bättre materialet som ska överlåtas har gallrats, iståndsatts, organiserats, katalogiserats och beskrivits, desto bättre bevaras det och finns till för intresserade att hitta och använda.
Behandlingsåtgärderna vid Riksarkivet, såsom konservering, organisering och digitalisering, är avgiftsbelagda och avtalas separat från fall till fall.
Gallring
Riksarkivet tar emot endast sådant material som bedöms utgöra en del av sådant privat dokumentärt kulturarv som ska arkiveras. Under materialbildningen samlas också rikligt med sådant material som inte har någon betydelse som en del av kulturarvet. Gallring innebär att material som ska arkiveras separeras från annat material på basis av värdebestämning.
Gallring innebär också ett beslut om hur det material som arkiveras ska förvaras. Riksarkivet tar i princip inte emot samma material i två olika förvaringsformer, det vill säga både digitalt och analogt (på papper).
Organisering, katalogisering och beskrivning
Organisering, katalogisering och beskrivning är förutsättningar för användningen och hanteringen av arkivmaterialet. Beskrivningsuppgifterna har en allt större betydelse i digitala verksamhetsmiljöer.
För överlåtare av digitala föreningsarkiv och andra motsvarande samfundsarkiv samt överlåtare av privatpersoners enskilda arkivmaterial finns separata anvisningar om hur man skapar en katalogstruktur för digitalt material (filer) och hur materialet katalogiseras och beskrivs:
- Organisering, katalogisering och beskrivning av en förenings digitala arkiv (pdf på finska)
- Organisering, katalogisering och beskrivning av en privatpersons digitala arkiv (pdf på finska)
Du kan se anvisningar om organisering, katalogisering och beskrivning av material på papper och andra analoga material i följande länkar:
- Anvisningar om behandling av samfundsarkiv för material som överlåts i pappersform
- Anvisningar om behandling av person- och släktarkiv för material som överlåts i pappersform
- Anvisningar om behandling av kartor och ritningar
- Anvisningar om behandling av fotografier
Fysisk och teknisk förberedelse
Den digitala överlämnade materialet måste vara i en tekniskt mottagbar form. Materialets mottagningsbarhet bedöms som en del av överlämningsprocessen.
Analogt material ska överlåtas skyddat. Du kan köpa arkivduglig skyddsutrustning såsom arkivhöljen t.ex. i nätbutiker. Material med mögelskador tas inte emot. Anvisningar om iståndsättning av olika typer av analoga material hittar du i ovannämnda anvisningar om behandling av analoga material.
Digitalisering
Digitalisering innebär att material i analog form omvandlas till digitalt material. Utgångspunkten är att digitaliseringen inte får försämra arkivmaterialets beviskraft, intakthet eller autenticitet. Man ska vara noga med kvaliteten på digitaliseringen så att de digitala uttrycken kan bevaras och användas. Vi tar i regel endast emot ett digitalt exemplar, inte både analogt och digitalt av samma material.
Den egentliga digitaliseringen föregås av en gallring av materialet och fysiska iståndsättningsåtgärder (se anvisningarna om hanteringen av analogt material i instruktionsbanken). Till exempel ska alla metallgem avlägsnas från materialet.
Riksarkivets specifikationer för digitaliseringen har utarbetats för myndigheters material som överförs till Riksarkivet. Vid digitalisering av privat arkivmaterial kan specifikationerna utnyttjas i tillämpliga delar.