I det här avsnittet i styrningshelheten behandlas ordnandet av analoga arkiv. Arkivet innebär att handlingar som hamnat i oordning återförs till sina rätta platser och till sina ursprungliga sammanhang.
Ordnandet hör till de traditionella arkivuppgifterna och det gäller oftast myndighetens gamla material som har tillkommit innan arkivbildningsplanen (ABP) togs i bruk. Arbetets omfattning är beroende av hur systematiskt materialet har hanterats. Sedan arkivbildningen hos myndigheterna blivit allt mer planmässig har betydelsen av att ordna arkiven förändrats. Numera är målet att arkivet får sin slutliga struktur i ett så tidigt skede som möjligt och att det material som uppstår endast fogas till det gamla slutarkivet. På så sätt slipper man ordna arkivet i efterhand.
I avsnittet Ordnande av analoga arkiv går vi igenom de olika skedena vid ordnandet av ett arkiv:
Det första skedet av ordningsarbetet är att kartlägga oordnade handlingar och att få en överblick av helheten.
I början av arbetet samlar man även in befintliga anvisningar, dvs. arkivscheman, arkivförteckningar, anvisningar om förvaringstider, gallringsbeslut och andra eventuella anvisningar om arkivering som gör det lättare att ordna arkivet. Dessutom är det bra att känna till arkivbildarens historia och ändringarna i arkivbildningen.
Varje tidsperiod har egna anvisningar om förvaringstider och om hur materialet ska ordnas. Gammalt material får inte förstöras med stöd av gällande anvisningar, om det inte tydligt nämns i anvisningarna att de tillämpas retroaktivt.
Under inventeringsfasen sammanställs alla de handlingar som ska ordnas och det upprättas en inventeringsförteckning.
I inventeringsfasen får den som ordnar materialet en bild av materialhelheten och eventuella luckor i den. Det är viktigt att beskriva inventeringsnivån särskilt om materialet i sin helhet är oordnat.
Lita inte på gamla anteckningar, utan kontrollera varje mapp och handling.
Med gallring av handlingar avses åtskiljande av handlingar som ska förvaras en viss tid från handlingar som ska arkiveras. Gallringen görs med stöd av lagstiftningen,
Riksarkivets gallringsbeslut och bestämmelser.
Handlingar som ska förvaras en viss tid ska förstöras på ett informationssäkert sätt när förvaringstiden gått ut.
En förteckning över förstörda handlingar ska göras upp enligt organisationens egna anvisningar.
Materialet får förstöras först efter att förteckningen över de handlingar som ska förstöras har godkänts.
Då man i ordningsarbetet behandlar enskilda analoga handlingar är det bra att komma ihåg följande lista. Detta gäller i synnerhet handlingar som ska arkiveras och för vilka Riksarkivets föreskrifter ska beaktas när de hanteras.
Kom ihåg grundreglerna för restaurering av analogt material!
Gör inget du inte kan.
Gör inga oåterkalleliga åtgärder var gäller handlingen.
Gör inga nya vikningar.
Använd inte lim, tejp eller sax. Tejp tas bort av en konservator.
Ta inte bort lösa bitar eller kanter från handlingar.
